Fatturazione elettronica per le aziende nel 2022: i vantaggi del servizio di Validata

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A partire dal 2019 è divenuta obbligatoria la fatturazione elettronica per qualsiasi tipo di azienda. Da qui la necessità per ogni impresa di garantirsi sistemi di fatturazione veloci, sicuri ed efficienti.

Su un asset fondamentale come la fatturazione, infatti, non ci si può permettere di restare bloccati o avere problemi.

Spesso, infatti, capita che blocchi o interruzioni dei sistemi digitali impediscano di emettere fatture per giorni o settimane. E ciò comporta inevitabili ricadute dal punto di vista economico, in quanto i ritardi nella fatturazione influiscono negativamente sui flussi di cassa facendo slittare la registrazione degli incassi al mese successivo.

Validata garantisce una soluzione efficiente e flessibile, capace di venire incontro (anche in corso d’opera) alle necessità della tua azienda. Il nostro punto di forza è costituito dalle integrazioni personalizzate del sistema di fatturazione: un servizio Taylor Made, costruito in base alle specificità della tua impresa.

Nell’articolo di oggi vedremo quali sono gli aspetti rilevanti della fatturazione elettronica, e cercheremo di capire perché per le aziende è importante avere un provider unico come Validata.

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Fatturazione elettronica per le aziende

L’obbligo di fatturazione elettronica comporta una serie di attività correlate come l’archiviazione e la conservazione digitale.

Inoltre, tutte le fatture emesse devono essere inviate al Sistema di Interscambio (SdI), che si occupa di verificarne la correttezza e la completezza dei dati. Solo in seguito verranno mandate al destinatario (Pubblica Amministrazione o privati).

Pertanto, nella scelta del sistema di fatturazione è importante assicurarsi di optare per un fornitore (come Validata) che abbia un canale accreditato con lo SdI.

Ma le maggiori difficoltà riguardano soprattutto le filiali italiane delle multinazionali, a cui i provider delle case madri spesso non garantiscono la possibilità di produrre fatture conformi alle norme vigenti in Italia. Le filiali devono dunque rivolgersi a fornitori esterni che mettano a disposizione dei servizi di fatturazione ad hoc per il sistema Italiano.

Tuttavia, anche per le imprese del nostro Paese, si impongono problemi riguardanti i costi troppo elevati e i sistemi poco flessibili o non rispondenti a tutte le necessità.

Come accennato, per risolvere un problema tecnico occorre spesso avere lunghi tempi d’attesa, con l’impossibilità di emettere fatture e inevitabili ricadute sui flussi di cassa. 

Convertire fatture dal formato PDF a XML

In linea con quanto specificato nell’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 (versione 1.1), tutte le fatture devono essere in formato XML.

XML(eXtensible Markup Language) è un metalinguaggio di marcatura che permette di descrivere e rappresentare elementi contenuti in documenti e testi. Tutte le fatture devono essere emesse, archiviate e conservate in tale formato.

Questo significa che anche le varie fatture passive estere, ricevute spesso in formato PDF, devono essere processate e convertite in apposito XML da inviare allo SdI.

Il consiglio è quello di rivolgerti a un fornitore unico (come Validata), che in caso di difficoltà o problemi sia in grado di garantire maggiore affidabilità. Ad esempio, i servizi forniti da alcune piattaforme, offrono sistemi che generano l’XML ma senza la nomenclatura adatta al Sistema di Interscambio (SdI).

Il rischio è ancora una volta quello di riscontrare difficoltà o avere interruzioni nell’attività di fatturazione che incidono negativamente sui flussi di cassa.

Il servizio di fatturazione elettronica di Validata

Validata è provider di servizi per la fatturazione elettronica delle aziende. Grazie ai suoi servizi di integrazione garantisce una soluzione flessibile e personalizzata in base alle necessità della tua azienda. Questo è il punto di forza che rappresenta la filosofia di Validata, e che rende il suo servizio ancora più efficiente e competitivo.

Le integrazioni personalizzate, infatti, permettono di fornire un supporto rapido e in grado di risolvere gli eventuali problemi tecnici evitando lunghi tempi d’attesa.

Validata offre una soluzione vantaggiosa soprattutto per le imprese che hanno sistemi strutturati o eterogenei.

Come abbiamo anticipato, questo è spesso il caso delle filiali italiane di aziende estere, che hanno sistemi eterogenei e che necessitano di un supporto tecnico che li aiuti nei passaggi da un sistema all’altro.

Inoltre, Validata offre anche Captio, il software per la gestione digitale delle note spese. Avere un servizio che integri la fatturazione elettronica con la gestione intelligente delle note spese consente di ottimizzare e snellire ancor più i processi aziendali.

I due sistemi integrati permettono ad esempio di riconciliare le fatture elettroniche in maniera più rapida (man mano che i giustificativi vengono prodotti). Senza contare che avere un fornitore unico per diversi servizi agevola le aziende anche dal punto di vista economico.

Per saperne di più su Captio e la gestione intelligente delle note spese leggi anche il nostro articolo Digitalizzare le note spese.

Conclusioni

Come abbiamo visto, la fatturazione elettronica rappresenta un passaggio fondamentale per l’efficienza dei processi aziendali.

L’emissione, l’archiviazione e la conservazione delle fatture devono avvenire in formato XML e in maniera idonea per essere recepita dal Sistema di Interscambio (SdI).

I maggiori rischi che si impongono alle imprese derivano da blocchi o altri problemi tecnici che spesso coinvolgono i sistemi digitali di fatturazione. E la mancanza di un fornitore unico impedisce di risolvere le varie problematiche in maniera veloce e tempestiva.

Proprio per questi motivi, il servizio offerto da Validata rappresenta una soluzione efficace e innovativa. La capacità di integrare i sistemi in maniera personalizzata e di fornire un supporto costante per ogni necessità consente di ottimizzare i processi di fatturazione evitando perdite in termini di tempo e risorse.

Nel corso dell’articolo ci siamo soffermati anche sul caso delle filiali italiane delle multinazionali, per cui le caratteristiche del servizio di Validata si rivelano particolarmente adatte ed efficaci.

Infine, abbiamo accennato ai vantaggi che si possono ottenere implementando la fatturazione elettronica con Captio, il software per la gestione delle note spese digitali.

Se anche per la tua azienda desideri avere un servizio di fatturazione elettronica efficiente, flessibile e dotato di servizi di integrazione personalizzati come quelli di Validata, prenota la tua consulenza gratuita cliccando QUI.

 

Le nuove sfide dei CFO per i prossimi anni di transizione digitale

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Nell’ambito dell’attuale transizione digitale, un tema importante è quello dei benefici di cui può giovare l’organizzazione aziendale dalle nuove sfide dei CFO (Chief Financial Officer).

Il CFO è la figura che si occupa della direzione finanziaria di un’impresa. Si tratta del ruolo con le competenze maggiormente soggette ad essere innovate nei prossimi anni. I cambiamenti imposti dalla pandemia, infatti, hanno fatto da slancio per l’innovazione tecnologica in area business.

Il ruolo del cloud per la gestione interna dei processi aziendali e la diffusione di pratiche come lo smartworking aprono infatti a nuovi scenari in tema di amministrazione finanziaria delle imprese.

Per assicurare competitività alle aziende, il CFO è chiamato ad allineare le proprie competenze con le nuove soluzioni in tema di gestione smart dei reparti di contabilità e delle operazioni di investimento. Questi aspetti richiedono di ottimizzare collaborazione strategica con il team dell’area finance e le altre figure amministrative.

Per raggiungere tali obiettivi è necessario coniugare l’acquisizione delle competenze digitali con la capacità di sfruttare tali nuove risorse in ottica competitiva.

Pertanto, è fondamentale che i CFO siano in grado di gestire al meglio i processi di trasformazione in atto. Il rischio è di rimanere indietro mentre il mercato cambia e il lavoro di management si evolve.

Sono molte le aziende ancora ignare delle grandi possibilità aperte dall’implementazione di strumenti digitali per l’operatività degli amministratori finanziari.

Nell’articolo di oggi ti proponiamo un focus sul ruolo del CFO e sulle nuove sfide a cui questa figura va incontro. Ci soffermeremo inoltre sul tema della gestione delle note spese digitale, per vedere infine come la soluzione offerta da Captio e le integrazioni di Validata possano migliorare i processi di gestione finanziaria di un’impresa.

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Il ruolo del CFO

Come abbiamo anticipato, il CFO è colui che all’interno dell’organico di un’azienda ricopre il ruolo di direttore finanziario. Tradizionalmente svolge mansioni connesse con la governance, il controllo degli investimenti, e la gestione del quadro fiscale d’impresa.

A questi compiti se ne aggiungono altri, come le attività di business planning, la stesura della policy contabile, e la revisione dei report finanziari. Naturalmente ognuno di questi incarichi può variare a seconda del tipo di azienda e di quanto è strutturato il suo organico. 

Le decisioni prese in ambito finanziario rivestono un’importanza fondamentale per la vita di un’azienda. Per questo le mansioni del CFO richiedono flessibilità e visione d’insieme. Ma è importante soprattutto la capacità di lavorare in sinergia con le altre figure manageriali dell’area amministrativa.

I nuovi cambiamenti hanno coinvolto gran parte delle aree di competenza del CFO, conferendo così a questa figura un potenziale di crescita decisivo per aumentare la competitività aziendale.

Le nuove sfide dei CFO

Le nuove sfide dei CFO riguardano in primo luogo l’ampliamento delle proprie aree di competenza attraverso le possibilità offerte dalle recenti innovazioni digitali.

Il mercato in continua evoluzione richiede al dirigente finanziario di avere una maggiore rapidità nel controllo e nella gestione dei dati.

Automatizzare le attività di monitoraggio dati consente di avere una panoramica in real time dell’andamento finanziario dell’azienda. Un passaggio chiave, questo, per rendere più svelti ed efficaci i processi decisionali.

In questo contesto, l’adozione di soluzioni cloud è un aspetto cruciale al fine di ottimizzare l’operatività dell’amministratore finanziario.

Inoltre, implementare le comunicazioni tramite i canali digitali permette di aumentare la produttività dei team di lavoro, e consente al CFO di avere più controllo sull’operato dei dipendenti in smartworking (dove presenti).

Questi aspetti si rivelano utili anche per un’altra delle prossime sfide che devono affrontare i CFO. Vale a dire il tema della collaborazione con i CEO e con le altre figure dell’organico aziendale (come i CIO).

Le statistiche rivelano infatti che l’attività dei CEO necessita di maggior supporto da parte dei CFO. La risposta a questa esigenza è rappresentata ancora una volta dall’acquisizione delle nuove competenze digitali, che facilitano lo svolgimento dei compiti e favoriscono il lavoro di squadra.

La necessità di migliorare il clima di benessere lavorativo è un altro obiettivo che ormai coinvolge tutti i reparti amministrativi di un’impresa, inclusa l’area finance.

Un clima positivo all’interno dei team di lavoro, infatti, crea l’ambiente adatto per l’implementazione dei nuovi mezzi tecnologici (intelligenza artificiale, big data, ecc.) e per concentrarsi al meglio sulle recenti acquisizioni della finanza digitale.

Ma al di là dei singoli aspetti tecnici, l’elemento propulsore delle nuove sfide dei CFO deve consistere nella capacità di agire sempre in ottica competitiva e aperta alle innovazioni.

Ciò significa essere in grado di cogliere gli aspetti più utili dalle nuove soluzioni digitali, in modo da poter elaborare nuovi insight che permettano all’azienda di stare al passo con le evoluzioni del mercato.

I vantaggi della gestione spese digitale con Captio e Validata

Tra i nuovi strumenti in grado di ottimizzare l’operatività dei reparti finanziari guidati dai CFO, ci sono sicuramente i sistemi per la gestione spese digitale. Uno di questi è quello fornito da Captio e i servizi di integrazione di Validata.

Captio è uno tra i più avanzati software per la gestione intelligente delle spese aziendali. Funziona sia tramite app (su iOS, Android, Windows Phone) che sul web attraverso l’utilizzo di credenziali personalizzate.

Le integrazioni personalizzate di Validata sono in grado di fornire un servizio su misura in base alle specifiche necessità di ogni azienda.

Rispetto alla vecchia gestione cartacea si potrà avere un notevole risparmio in termini di tempo e risorse.

La soluzione digitale consente di ottimizzare alcuni servizi come il recupero dell’IVA, i rimborsi chilometrici, e la riconciliazione bancaria. Uno dei vantaggi consiste inoltre nell’applicazione più chiara e trasparente della policy aziendale.

Dipendenti, commerciali e trasfertisti possono registrare in qualunque momento le loro spese semplicemente fotografando con lo smartphone le ricevute e inserendole nell’app. Non ci sarà più bisogno di conservare i giustificativi e compilare manualmente la nota spesa.

In sede di back office verranno agevolate le operazioni di contabilità, riducendo il rischio di errori grazie ai sistemi automatizzati.

Inoltre, Captio garantisce ai CFO la possibilità di avere report sempre aggiornati sui flussi di spesa, così da consentire più facilmente il recupero e l’analisi dei dati.

Validata anche è provider di servizi per la fatturazione elettronica, per l’archiviazione e la registrazione digitale.

Se vuoi usufruire dei nostri servizi per ottimizzare il lavoro del CFO della tua azienda, prenota la tua consulenza gratuita cliccando QUI.

Rimborsi spese collaboratori occasionali: digitalizzare la gestione spese con Emburse Card

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Il lavoro autonomo occasionale rappresenta una modalità lavorativa sempre più diffusa al giorno d’oggi, al punto che ormai molte aziende si trovano a dover fare i conti con i rimborsi spese dei collaboratori occasionali.

Il lavoro dei collaboratori occasionali si qualifica per la temporaneità e la mancanza di continuità con cui avviene.

In azienda, i collaboratori occasionali possono essere impegnati in trasferte di lavoro o in altre tipologie di mansioni che normalmente coinvolgono gli altri dipendenti.

Pertanto, per l’azienda che ha a che fare con questa tipologia di lavoratori è utile sapere come si caratterizza il loro lavoro e quali sono le norme che lo disciplinano dal punto di vista giuridico.

Nell’articolo di oggi vedremo dunque cosa si intende per collaboratore occasionale. Parleremo della gestione delle loro trasferte e rimborsi spese, e scopriremo la soluzione innovativa offerta da Emburse Card.

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Cosa si intende per collaboratori occasionali

Con l’espressione collaboratore occasionale si indica colui che offre una prestazione lavorativa temporanea e senza alcun carattere di continuità o vincolo di subordinazione a un dato committente.

La temporaneità e il carattere non abituale della prestazione lavorativa qualificano dunque il lavoro dei collaboratori occasionali delle aziende.

Dal punto di vista normativo, il lavoro dei collaboratori occasionali si configura come un’attività di carattere professionale.

Questo la differenzia da altre tipologie di lavoro (come l’attività di vendita su eBay) che, seppur esercitate in forma occasionale, non si pongono sullo stesso piano. Queste infatti rientrano fra le attività carattere commerciale.

Regolamentazione rimborsi spese collaboratori occasionali

Le prestazioni di lavoro autonomo occasionale sono disciplinate dall’articolo 2222 del codice civile (che regola i contratti di prestazione d’opera).

Di norma l’attività lavorativa dei collaboratori occasionali non prevede l’apertura di partita IVA (anche se ciò vale entro determinati limiti e condizioni).

Al termine del lavoro è previsto il rilascio di una ricevuta (con eventuale ritenuta d’acconto) da parte del collaboratore occasionale. Di norma la ritenuta d’acconto è del 20%.

Come avviene per i normali dipendenti aziendali, anche le trasferte e le spese sostenute dai collaboratori occasionali hanno diritto a rimborso.

Le spese da rimborsare andranno documentate e addebitate all’azienda nella ricevuta emessa dal collaboratore.

Va tenuto presente che se l’importo da corrispondere al collaboratore consiste solo nelle spese di rimborso, allora non sarà soggetto a ritenuta d’acconto. E dunque diviene esente da tassazione.

I problemi della gestione spese cartacea

La normale gestione cartacea delle spese di trasferta e dei rimborsi ai collaboratori occasionali è di solito un’attività lenta e laboriosa.

Se anche la tua azienda deve fare i conti con questo tipo di gestione spese e rimborsi, allora sai sicuramente di cosa stiamo parlando.

Ogni volta infatti gli uffici devono controllare tutta la documentazione (le ricevute e i giustificativi delle spese) ed espletare tutte le pratiche necessarie per effettuare i rimborsi.

Da parte loro, anche i collaboratori occasionali devono affrontare una serie di incombenze che possono gravare sulla loro efficienza durante il lavoro.

Prima di tutto devono raccogliere i vari giustificativi delle spese sostenute durante la trasferta. E poi devono conservarli lungo tutta la durata del viaggio facendo attenzione a non perdere nulla.

Senza contare che nella maggior parte dei casi devono anticipare di tasca propria le spese aziendali. Per cui prima del rimborso devono attendere la fine del viaggio e l’approvazione da parte dell’azienda.

Gestire spese e trasferte dei collaboratori occasionali con Emburse Card

La soluzione a tutti i problemi della gestione di spese e rimborsi è offerta da Emburse Card.

Emburse è la più grande azienda globale che si occupa di automatizzazione e digitalizzazione dei dipartimenti finanziari.

Con Emburse Card puoi emettere carte di spesa fisiche o virtuali per dipendenti e collaboratori aziendali. In tal modo potrai avere un controllo intelligente, veloce e sicuro sulle spese di viaggio e d’ufficio.

Con Captio by Emburse Card, infatti, le regole le decidi tu. Il servizio ti permette di impostare il budget (mensile, settimanale o monouso) che l’azienda mette a disposizione del dipendente. E in aggiunta puoi:

  • Controllare il saldo residuo del budget
  • Modificare all’occorrenza l’indirizzo di fatturazione
  • Assegnare la carta a un altro profilo
  • Stabilire un limite di spesa giornaliero
  • Stabilire un importo massimo di acquisto
  • Selezionare o limitare i fornitori presso i quali è possibile fare acquisti

Il vantaggio di Emburse Card è che in pochi secondi puoi emettere carte da utilizzare immediatamente in modo efficiente e sicuro. Non dovrai aspettare le solite 2 settimane prima che la carta venga consegnata e approvata dall’utente.

Le carte di spesa hanno circuiti sicuri e vengono emesse con la massima garanzia e sicurezza. E inoltre offrono numerose funzionalità, tra cui:

  • Attivare e disattivare la carta con un solo clic
  • Pagamento istantaneo con cellulare (nel caso delle carte virtuali)
  • Registrazione della spesa e conciliazione istantanea
  • Autenticazione del titolare della carta per effettuare acquisti in sicurezza (Emburse è compatibile con 3DS/3DS2)

Un’ulteriore possibilità (soprattutto per le trasferte di lavoro) è quella di avere un’integrazione con le agenzie di viaggio.

In tal modo le richieste di viaggio avverranno mediante un sistema digitale all’interno della politica di spesa, ed entreranno tra i flussi di approvazione allo stesso modo delle altre spese.

Grazie ai suoi numerosi benefici, la gestione digitale e automatizzata farà risparmiare tempo e denaro alla tua azienda. Emburse Card by Captio permetterà infatti di snellire il lento e frustrante lavoro portato avanti dagli uffici di contabilità.

E anche i dipendenti saranno più soddisfatti. Non dovranno più preoccuparsi di conservare e presentare tutta la documentazione necessaria ai rimborsi, e potranno concentrarsi sulle loro attività principali.

Nel momento della spesa, infatti, al dipendente basterà solo fare una foto e acquisire automaticamente dal suo smartphone e lo scontrino.

La possibilità di emettere carte di spesa si rivela particolarmente efficace anche per i collaboratori occasionali. I quali grazie a questa soluzione non dovranno più anticipare le spese di tasca propria e poi attendere del tempo prima di essere rimborsati.

Inoltre, con la gestione delle spese tramite Emburse Card sarà possibile applicare in modo chiaro e netto la propria policy aziendale.

E non dovrai più preoccuparti del dipendente che sfora i massimali o del collaboratore occasionale che va in out of policy. Il risultato sarà una migliore protezione contro le frodi interne.

I canali digitali permettono anche di avere una panoramica delle spese in real time, per un controllo ancora più efficace sulle spese di viaggio e d’ufficio.

Il monitoraggio continuo delle spese garantisce infatti una maggiore possibilità di pianificare il budget per ogni trimestre (in base all’analisi di quello precedente).

Il risultato è una più efficace gestione del bilancio aziendale a tutti i livelli.

 

Se vuoi digitalizzare la gestione dei rimborsi spese dei collaboratori occasionali della tua azienda scopri di più sul servizio di Emburse Card prenotando la tua consulenza gratuita direttamente QUI.

Perché il ruolo del Responsabile della Conservazione (RdC) è obbligatorio per le aziende private

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E’ opinione di alcuni che il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici sia facoltativo per le aziende private, mentre tutti concordano che é d’obbligo per le pubbliche amministrazioni.

A seguire esponiamo le motivazioni che, a nostro avviso, fanno ritenere che il ruolo del RdC sia certamente obbligatorio anche per le aziende private.

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Il CAD e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 9-9-2020

Prima di tutto è importante fare una premessa: le disposizioni del CAD, e delle Linee guida, “…si applicano anche ai privati…”, come previsto all’art. 2, comma 3 del codice.
Al comma 1-bis dell’art. 44, il CAD recita: “Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni è gestito da un responsabile….”.Il comma 1-ter dello stesso art. 44 prevede che il sistema di conservazione dei documenti informatici assicuri determinate caratteristiche, secondo le modalità indicate dalle Linee guida e in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati.

In base alle Linee guida, capitolo 4.5: “Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.”
Da quanto sopra deriva che un sistema di gestione dei documenti informatici, di cui il sistema di conservazione ne è parte (così come anche un sistema documentale sicuro, per la memorizzazione di documenti di conservazione non obbligatoria), debba essere gestito da un responsabile e che questa obbligazione sia anche a carico di soggetti privati.

L’obbligo di conservazione determinato dall’art. 2220 del codice civile vale per tutte le scritture contabili delle aziende che ne attestino i movimenti economici-finanziari, ma anche per le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. L’art. 2220 non distingue tra pubblica amministrazione e soggetti privati e vale dunque erga omnes in presenza di documenti informatici (e non) di obbligatoria conservazione.

Di fatto tutte le aziende, pubbliche o private che siano, gestiscono oggi documenti informatici prodotti da sistemi propri o di terzi. Tra questi sappiamo che le fatture sono documenti informatici da conservarsi in un sistema di conservazione dunque ,almeno per quanto riguarda le fatture, è richiesto un responsabile.

Ma tutti i documenti informatici “nativi” o “non nativi” (copie e duplicati, se creati a norma) devono essere “governati” da un RdC, poiché sono oggetto di conservazione digitale, unico modo in cui è possibile assicurare con assoluta certezza la loro autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Sul punto è molto chiaro il CAD ove all’art. 20, comma 5-bis, riporta testualmente che “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle Linee guida”.

Il regime fiscale e sanzionatorio

La circolare 36/E/2006 dell’Agenzia delle Entrate stabilisce che, qualora i documenti fiscali, quali ad esempio le fatture elettroniche, non siano conservati oppure siano conservati non correttamente, “in linea di principio detti documenti non sono più validamente opponibili all’Amministrazione finanziaria”; per cui l’eventuale attività di accertamento e verifica dovrà essere orientata diversamente, compreso anche l’accertamento induttivo ex art. 39, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 600 del 1973.

Ma se è vero che il Responsabile della Conservazione (Linee guida, 4.5., lettera k) “assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza”; come potrebbe assolvere a questo suo compito se l’RdC non è figura obbligatoria per le aziende private?

La conservazione digitale è forse l’aspetto più delicato dell’intero ciclo di vita del documento informatico e in caso di mancata conservazione di scritture contabili, registri IVA o documenti fiscali, a norma del primo comma dell’art. 9 del decreto legislativo del 18 dicembre 1997 n. 471, è applicabile una sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000. E’ dunque prevista anche una sanzione nel caso di un documento informatico di rilevanza contabile che non sia conservato o lo sia in modo incorretto, materia di competenza del RdC che ne ha la gestione.

A questo proposito c’è da riflettere se la decisione di gestire, o meno, in conservazione un determinato oggetto del Titolare, spetti al RdC o al Titolare. Posto che le Linee guida non la prevedono espressamente a carico del Responsabile della Conservazione, si ritiene che il manuale di conservazione dovrebbe riportare menzione e motivazione dell’assenza nel sistema di conservazione di un determinato oggetto “nativo” digitale, specie quando attenga alla natura dell’attività del Titolare o quando sia di rilevanza contabile.

Conclusione

Alla luce di quanto esposto è difficile sostenere che tra i soggetti privati richiamati dal CAD non siano comprese le aziende privata. Sostenere che non sussista un obbligo di nomina, ma solo eventuale facoltà, del Responsabile della Conservazione per le imprese private in caso di gestione di determinate tipologie di documenti “nativi” digitali sarebbe quanto meno impreciso. 

In caso di mancata nomina del RdC, tutte le responsabilità che dovrebbero essere a carico di questa figura professionale, devono essere assunte dal legale rappresentate dell’azienda privata assieme a tutte le conseguenze del caso. Le operatività sono elencate nelle Linee guida al capitolo 4.5 

Va infine notato che il legislatore non si è posto il quesito se le micro o piccole aziende possano o meno, sopportare l’onere di un RdC qualificato; per questo è certamente d’aiuto rivolgersi a un Responsabile della Conservazione esterno, strutturato per assolvere all’esigenza con costi contenuti. Per maggiori informazioni riguardo al nostro servizio di RcD-as-a-service puoi contattarci per e-mail info@validata.info oppure ai numeri +39 0362 505692 e +39 340 7758313.

Gestione delle note spese di Berlin Packaging Italy: la soluzione digitale di Captio e Validata

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In questo articolo ti racconteremo l’esperienza di digitalizzazione dei processi di gestione delle note spese di cui Berlin Packaging Italy ha beneficiato grazie a Captio e ai servizi di integrazione di Validata.

Berlin Packaging Italy fa parte della divisione EMEA di Berlin Packaging, il più grande Hybrid Packaging Supplier al mondo. Il gruppo è specializzato nella fornitura di contenitori e chiusure in vetro, plastica e metallo (e altri servizi di imballaggio ibrido).

Prima di scegliere Captio, Berlin Packaging non disponeva di una soluzione unica per la gestione delle note spese. Validata si è proposta come partner unico in grado di offrire un servizio completo ed efficiente a 360 gradi.

Il servizio ha reso possibile automatizzare al 99% l’intero processo di gestione delle spese di Berlin Packaging Italy.

I diversi ostacoli connessi con la gestione cartacea delle spese sono stati eliminati. Tutte le operazioni di controllo, verifica e archiviazione delle note spese aziendali sono state snellite e ottimizzate. Ciò ha portato numerosi benefici in termini di tempo, risorse ed efficienza dei dipendenti.

Nel corso dell’articolo vedremo come si è svolto il processo di digitalizzazione della gestione delle note spese. E spiegheremo anche i motivi che hanno portato Berlin Packaging Italy a optare per il servizio offerto da Validata rispetto a quello di altri competitors.

Infine, faremo un bilancio dei vantaggi e del grado di soddisfazione registrato dal nostro cliente dopo il primo anno di partnership con Validata.

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Perché Berlin Packaging ha scelto Captio e le integrazioni di Validata

Come anticipato, Berlin Packaging Italy fa parte della divisione EMEA di Berlin Packaging, il più grande Hybrid Packging Supplier al mondo. Il gruppo offre le migliori soluzioni di packaging e chiusure in vetro, plastica e metallo per diversi settori come Food&Beverage, Personal Care, settore farmaceutico, industriale, e molti altri.

Prima di scegliere Captio e i servizi di integrazione di Validata, Berlin Packaging Italy aveva in atto diversi sistemi per la gestione delle note spese.

Questi ultimi, però, presentavano diversi limiti e non si rivelavano in grado di soddisfare appieno le esigenze aziendali.

Uno dei principali ostacoli era la necessità di dover gestire diversi fornitori per risolvere i problemi connessi con la gestione delle note spese.

Da questo punto di vista, Validata ha rappresentato la soluzione migliore in quanto si è proposta come partner unico in grado di garantire un’offerta completa e funzionale da ogni punto di vista. Avere un fornitore unico ha consentito di risolvere molti problemi in breve tempo (senza dover ricorrere a più fornitori).

Inoltre, la vecchia gestione cartacea delle note spese comportava altre problematiche, sia dal punto di vista del back office che del front office.

In fase di contabilità bisognava fare i conti con il lungo ed estenuante lavoro di controllo e verifica di tutta la documentazione. Un processo lento e faticoso, che spesso è fonte di sviste o errori.

Dal canto loro, i dipendenti dovevano sempre raccogliere manualmente i giustificativi (facendo attenzione a non perderli) e compilare manualmente la nota spese.

Tutto ciò aveva delle ricadute negative sia da parte degli uffici di contabilità, sia in termini di efficienza e soddisfazione dei dipendenti.

La soluzione digitale garantita da Validata ha permesso di eliminare tutte queste difficoltà e ottimizzare la gestione delle spese di Berlin Packaging Italy.

La digitalizzazione delle note spese di Berlin Packaging

Captio è il software per la gestione intelligente delle note spese aziendali. Funziona sia tramite app (disponibile su iOS, Android, Windows Phone) che dal web attraverso apposite credenziali.

Per Berlin Packaging Italy, Validata ha messo a punto un servizio su misura, capace di soddisfare specifiche necessità che prima richiedevano la collaborazione di più fornitori.

In fase di start up Validata è stata in grado di risolvere i quesiti e venire incontro alle esigenze del cliente, soprattutto per quanto riguarda l’integrazione dei sistemi (sia della contabilità che delle carte di credito).

I dubbi iniziali del cliente riguardavano la possibilità di passare dal vecchio sistema a Captio senza subire blocchi o interruzioni del servizio.

Ma Validata, forte della sua esperienza sul campo, è riuscita a effettuare il passaggio in maniera molto fluida, senza ostacoli o interruzioni.

Un ulteriore beneficio è stato quello di poter usufruire del servizio di amministrazione dell’ambiente gestito da Validata. Ciò ha concesso a Berlin Packaging la possibilità di rimanere focalizzata sul proprio core business, senza doversi preoccupare della gestione a livello amministrativo.

La soluzione digitale si è rivelata sicura ed efficiente anche dal punto di vista fiscale. Captio e le integrazioni di Validata assicurano infatti un servizio di conservazione digitale certificata dall’Agenzia delle Entrate.

Un grande limite del vecchio sistema consisteva anche nel non avere la possibilità di agganciare le carte di credito.

I servizi di integrazione di Validata hanno consentito di implementare Captio anche da questo punto di vista. Una volta ottenuto il flusso dei movimenti delle carte, Validata si è occupata della registrazioni del flusso sulla piattaforma Captio garantendo un grande beneficio anche per quanto riguarda l’attività di monitoraggio e sollecito delle transazioni in sospeso.

Validata, dunque, è stata in grado di gestire come partner unico diversi servizi che il vecchio sistema non era in grado di soddisfare (o che richiedevano il contributo di più fornitori).

I vantaggi della gestione digitale delle note spese con Validata

A questo punto, vediamo di riassumere meglio i vantaggi ottenuti da Berlin Packaging Italy grazie a Captio e ai servizi di integrazione di Validata.

Di certo, il più grande beneficio è derivato dall’ottimizzazione dei tempi e delle risorse necessari alla gestione delle note spese. Eliminare il cartaceo (soprattutto grazie alla conservazione digitale certificata) ha reso il processo di gestione automatico al 99%.

L’utilizzo di Captio ha consentito di ottimizzare e snellire i processi di archiviazione dei documenti. Da questo punto di vista, la soluzione digitale è stata utile anche in termini di risparmio dello spazio fisico destinato alla conservazione dei documenti all’interno degli uffici.

A beneficiare del nuovo sistema digitale sono stati anche gli utenti perché, grazie all’introduzione della lettura ottica delle ricevute, è stato possibile risparmiare diverso tempo in termini di compilazione della nota di spesa.

Tutto ciò ha aumentato l’efficienza e il grado di soddisfazione dei dipendenti, in quanto, questi ultimi possono registrare tutte le loro spese, in qualunque momento, scattando una semplice fotografia alle ricevute e caricandole nell’app di Captio.

Così facendo, per i dipendenti è diventato più facile focalizzarsi sulle loro principali mansioni, senza dover perdere tempo nella compilazione manuale delle note di spesa.

Per approfondire questi e altri vantaggi che Captio e le integrazioni di Validata possono garantire alla tua azienda leggi anche il nostro articolo 5 buoni motivi per cui digitalizzare le note spese dei dipendenti.

Grazie alla partnership con Validata, dunque, la customer experience di Berlin Packaging Italy è notevolmente migliorata rispetto a quella riscontrata con i precedenti fornitori.

Avendo concluso con soddisfazione l’implementazione di Captio nella filiale italiana, Berlin Packaging ha valutato di estendere il progetto anche ad altre sedi della divisione EMEA. L’app Captio e le integrazioni di Validata sono in fase di configurazione nelle sedi di Francia e Spagna, dov esaranno pienamente operative nel corso del 2022.

Se vuoi digitalizzare la gestione delle note spese della tua azienda e desideri sapere di più sul servizio offerto da Captio e dalle integrazioni di Validata, prenota la tua consulenza gratuita cliccando QUI.

Perché nominare un responsabile della conservazione (RdC) esterno nelle aziende private?

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Le Linee Guida AdID del 9 settembre 2020 (modificate nel maggio 2021) in tema di formazione, gestione e conservazione dei documenti informativi, hanno introdotto la facoltà di esternalizzare il più importante ruolo del processo di conservazione: il RdC – Responsabile della Conservazione. Questa novità introduce ad alcune riflessioni utili che è importante fare per arrivare ad una scelta consapevole tra una figura interna all’organizzazione aziendale o, appunto, ad una esterna.

In questo articolo vedremo in cosa consiste e perché è importante il ruolo del Responsabile della Conservazione e per quale motivo è consigliabile scegliere di esternalizzare questa figura professionale.  

La figura designata

Quello del Responsabile della Conservazione è un ruolo previsto dall’organigramma aziendale. 

Si tratta di una figura professionale che deve avere un livello di preparazione elevato su una materia estremamente normata e, allo stesso tempo, in continua evoluzione. Il candidato ideale sarà quindi una figurata altamente preparata e in continua formazione in tema giuridico, informatico e archivistico. Le mansioni restano invariate a prescindere che si scelta una figura interna o esterna all’azienda. 

L’assetto organizzativo aziendale

È dovere di qualsiasi imprenditore, secondo quanto disposto dall’art. 2086 c.c., di “[..] istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa [..]” e il collegio sindacale vigila su tale adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto.

Un assetto organizzativo si definisce “adeguato” quando:

  • è basato sulla separazione e contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni (l’assetto organizzativo appare del tutto adeguato quando l’RdC e il conservatore sono figure esterne all’azienda e non coincidenti);
  • definisce chiaramente le deleghe e i poteri di ciascuna funzione;
  • garantisce lo svolgimento delle funzioni aziendali;
  • presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, alla modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, alla rilevazione tempestiva della crisi aziendale.

Quindi la a presenza di un Responsabile della Conservazione, dotato di competenze adeguate alla conservazione dei documenti dell’azienda, è certamente indicativa di un assetto organizzativo adeguato.

Designare un Responsabile della Conservazione esterno o interno? 

Scegliendo di designare una figura interna all’azienda, la responsabilità permane in primis in capo al legale rappresentante dell’azienda, al quale potrebbe essere imputata culpa in eligendo per una designazione inadeguata e in vigilando per mancata sorveglianza dell’operato del designato.

Assegnando invece il ruolo di Responsabile della Conservazione ad una figura esterna alla realtà aziendale si sgrava il legale rappresentante dell’azienda da tutte le responsabilità che vengono trasferite sul professionista selezionato a mezzo delle clausole contrattuali e delle linee guida (pur se non correttamente definite).

In presenza di un RdC esterno, anche in caso di azione di responsabilità conseguente al default aziendale, il legale rappresentate è sgravato dalle responsabilità. Il Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza richiama l’art. 2086 del Codice Civile e precisa che l’imprenditore non deve pregiudicare l’interesse dei creditori e deve gestire il patrimonio o l’impresa nell’interesse prioritario dei creditori. 

Pertanto, la predisposizione di adeguati assetti organizzativi, tra cui la conservazione, oltre ad essere necessaria ai fini di una corretta gestione, è anche essenziale per preservare l’interesse dei terzi creditori. Specialmente in presenza di crisi aziendale, l’indipendenza d’un RdC esterno è sicuramente di maggior garanzia per i creditori rispetto a un soggetto interno che può subire dei condizionamenti interni.

Va tenuto anche in considerazione che in realtà di dimensioni minori può risultare difficile identificare internamente una figura adeguata alla copertura del ruolo di RdC; in tal caso, un RdC esterno risulterebbe meno oneroso e maggiormente compatibile con la dimensione aziendale.

Inoltre, poiché le linee guida già citate prevedono che l’RdC sia la interfaccia con gli organismi competenti (Guardia di Finanza, Ag. Entrate, ecc.) per assicurare loro l’espletamento delle attività di verifica e vigilanza, appare opportuno che l’RdC sia un terzo esterno, piuttosto che un interno.

Posto che tocca al RdC definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia, è evidente che il processo risulta meglio garantito e garantista con un RdC esterno, con responsabilità contrattualmente e normativamente perimetrate. Questo delicato aspetto di garanzia assume maggior criticità nel caso in cui il sistema di conservazione sia interno all’azienda, cioè quando il conservatore è la stessa azienda.

Un RdC interno opera solo per la propria azienda, mentre un esterno lo fa per svariate aziende; questa sola considerazione porta a ritenere che un esterno abbia più pratica, migliore organizzazione e conoscenze più accurate.

Il ruolo di RdC prevede la delega di alcune mansioni, verso il conservatore (nella persona del responsabile del sistema di conservazione), e verso altre figure interne all’azienda. Un RdC esterno ha certo maggiore autonomia e autorità nel verificare l’esecuzione delle mansioni delegate se ha a che fare con dipendenti dell’azienda sua cliente, anziché con colleghi rispetto ai quali un interno potrebbe anche essere un sottoposto. I rapporti tra funzioni aziendali interne potrebbero costituire un limite all’autonomia e all’autorità del RdC interno superabile solo con la designazione di un soggetto interno apicale (es. CFO, CIO) con conseguente aggravio di costi, specie qualora tale soggetto dovesse farsi affiancare da un consulente con competenze specifiche.

Inoltre, un RdC esterno ha maggior interesse rispetto a uno interno nell’accrescere e verificare la formazione dei soggetti delegati, in modo che le mansioni loro affidate siano svolte correttamente limitando suo costante intervento.

La copertura effettiva del ruolo è un altro importante fattore di scelta. Un RdC interno difficilmente ha un sostituto e dovrebbe lasciare scoperto il ruolo in caso di prolungata assenza (es. per malattia, maternità/paternità, ferie); per contro, un RdC esterno inserito in un’organizzazione, può delegare a un collega adeguato le proprie attività in caso di urgenza.

Oltre a quanto sopra evidenziato circa l’opportunità di avvalersi di un soggetto esterno per il ruolo di RdC, risulta opportuno considerare anche il fattore costo.

Di primo acchito si potrebbe ritenere che designare un RdC interno, già retribuito per altra funzione, non comporti alcun costo aggiuntivo per l’azienda. Ma quali responsabilità potrebbero essere attribuite a un soggetto interno non retribuito per un ruolo tanto delicato e indicativo d’un assetto aziendale adeguato come previsto dal Codice civile? E come potrebbe l’imprenditore sostenere di aver dotato l’azienda di un assetto adeguato se il ruolo cardine della corretta tenuta della documentazione aziendale è affidato a una figura non adeguatamente retribuita, fermo restando le competenze che lo stesso deve possedere?

In base alle disposizioni di legge, sappiamo che per la PA l’RdC deve essere di livello dirigenziale; quindi, di simile livello dovrebbe essere anche nell’azienda privata; ne consegue che il suo costo aziendale è certamente rilevante, e deve aggiungersi anche il costo per la formazione e l’aggiornamento continuo.

Anche il fattore costo orienta, quindi, la scelta verso un soggetto esterno, che proprio perché opera per più aziende può adottare un modello organizzativo e operativo rispondente a criteri di economicità e di uniformità (anche se sempre personalizzato); inoltre, il suo costo di formazione continua è sostenuto per più clienti.

Il rapporto col Conservatore

L’art. 44 comma 1-quater del CAD, prevede che l’RdC possa affidare la conservazione ad altri soggetti che offrono idonee garanzie, ma per fare ciò deve poter prima valutare, e poi verificare, le garanzie offerte da un conservatore; ne consegue che l’RdC ha un potere autonomo di valutazione e, al limite, di scelta del conservatore. Per questo il rapporto con l’esecutore del processo di conservazione è il più delicato per un RdC.

Agli albori dei processi di conservazione, quasi 20 anni fa, si riteneva erroneamente che l’RdC fosse il conservatore; questa interpretazione venne poi corretta, ma solo oggi si è arrivati a normare che il RdC, se esterno, deve anche essere terzo rispetto al conservatore. Il principio di terzietà è del tutto logico in quanto l’esecutore esterno della conservazione non può anche essere il controllore di sé stesso.

L’azienda, l’RdC e il conservatore sono parti che hanno interesse comune nell’operare correttamente e in modo agile, anche in quanto sono componenti d’una filiera più ampia che comprende anche il DPO, i responsabili della sicurezza e dei sistemi informativi, e l’RTD (Responsabile della Transizione al Digitale) ove presente. Il conservatore esterno, per mera agilità operativa e ove opportuno, avrebbe interesse a sensibilizzare le aziende proprie clienti all’importanza d’interloquire con un RdC esterno (o, meglio, un’organizzazione tra RdC) con cui abbia consolidato un’interazione fattiva.

Validata offre un servizio di RdC-as-a-Service, per saperne di più ti consigliamo di leggere questo articolo oppure contattaci a info@validata.info.

Responsabile della Conservazione esterno: tutti i vantaggi del RdC-as-a-Service offerto da Validata

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Per legge il Responsabile della Conservazione (RdC) è un ruolo che poteva essere affidato solamente a un soggetto interno alla struttura organizzativa aziendale.

Tuttavia le cose sono cambiate dal 1° gennaio 2022, con l’entrata in vigore delle nuove Linee Guida dell’AgID in tema di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

La novità è che, da ora in avanti, sarà possibile affidare il rilevante ruolo del Responsabile della Conservazione ad un soggetto esterno all’organico aziendale (e obbligatoriamente terzo rispetto al Conservatore).

Questa novità apre a nuovi scenari in tema di conservazione di documenti informatici aziendali, quali ad esempio le scritture contabili, le fatture, la corrispondenza.

Le aziende potranno dunque richiedere la collaborazione di professionisti esterni per svolgere tutte le importanti mansioni riguardanti la Conservazione.

Validata, in partnership con organizzazioni di professionisti in possesso di tutte le idonee competenze, offre as-a-Service la figura del Responsabile della Conservazione alle aziende che non intendono dotarsene internamente.

In questo articolo vedremo in cosa consiste e perché è importante il ruolo del Responsabile della Conservazione. Scopriremo anche quali sono le principali mansioni di cui si fa carico questa figura e vedremo tutti i vantaggi derivanti RdC-as-a-Service, come il notevole risparmio e una migliore organizzazione.

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Chi è il Responsabile della Conservazione

Come si legge nel portale dell’AgID, la Conservazione è “l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. Si tratta di un’obbligazione che spetta sia agli enti di pubblica amministrazione, sia alle aziende private.

Anche nel caso del settore privato, dunque, ogni azienda deve avere un soggetto cui è affidata la responsabilità del processo di Conservazione documentale.

Prima dell’emanazione delle nuove linee guida dell’AgID, le aziende erano vincolate a strutturare questa figura all’interno del proprio organico aziendale.

Il Responsabile di norma agisce nel quadro di un modello organizzativo definito. Questo modello è composto da vari ruoli (che si occupano a diverso titolo della Conservazione). In particolare, abbiamo:

  • Titolare dell’oggetto della conservazione: è il rappresentante legale dell’azienda.
  • Produttore dei pacchetti di versamento (PdV): è il responsabile della conservazione, che normalmente delega al responsabile del servizio di conservazione.
  • Utente abilitato: ha lecitamente i diritti di accesso agli oggetti nel sistema di conservazione.
  • Responsabile della Conservazione: è un soggetto nominato dall’azienda, interno (o esterno) alla stessa.
  • Conservatore: si occupa di gestire il sistema di conservazione e nominare il responsabile del servizio di conservazione.

Come precisato nelle linee guida dell’AgID, questo modello organizzativo può permanere invariato anche dopo il 31 dicembre 2021. Quello che cambia è che da ora in avanti le aziende hanno facoltà di traslare all’esterno della propria struttura organizzativa il ruolo del RdC.

Con l’esternalizzazione del ruolo a un soggetto terzo, la responsabilità giuridica generale della Conservazione non è più interamente in capo al legale rappresentante, bensì ricade parzialmente sul Responsabile della Conservazione.

Che ruoli ha il Responsabile della Conservazione

Prima di vedere i vantaggi che Validata offre alle aziende grazie a RdC-as-a-Service, soffermiamoci più da vicino sui principali ruoli del Responsabile della Conservazione.

Per attendere ai suoi compiti, l’RdC deve possedere specifiche competenze in ambito giuridico, archivistico e informatico.

Ecco nel dettaglio i principali incarichi del RdC:

  • Definire e attuare le politiche del sistema di Conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia.
  • Gestire il processo di conservazione e garantirne la conformità alla normativa.
  • Generare e sottoscrivere il rapporto di versamento e il pacchetto di distribuzione.
  • Monitorare la corretta funzionalità del sistema di Conservazione.
  • Verificare periodicamente l’integrità e la leggibilità dei documenti e delle aggregazioni documentarie degli archivi.
  • Adottare misure finalizzate a garantire la conservazione e l’accesso ai documenti.
  • Duplicare (o copiare) i documenti in relazione all’evolversi del contesto tecnologico.
  • Predisporre le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione.
  • Fornire assistenza e risorse necessarie ai pubblici ufficiali in caso di controllo e garantire agli organismi competenti la possibilità di espletare attività di verifica e vigilanza.
  • Predisporre e mantenere aggiornato il manuale di conservazione (attività non delegabile).

Tutti i vantaggi del RdC-as-a-Service

Validata, in quanto provider di servizi di conservazione e di fatturazione, è consapevole di quanto possa sconcertare la fitta normativa che governa la gestione digitale dei documenti aziendali.

E d’altra parte, per molte aziende, strutturare correttamente un RdC all’interno del proprio organico costituisce un impegno economico e organizzativo non giustificato.

Per questi motivi, abbiamo ideato il servizio denominato “RdC-as-a-Service”.

L’esternalizzazione del ruolo di RdC offerta da Validata, rappresenta un’opportunità per molte aziende. Sia per quelle che non dispongono di risorse interne con adeguate conoscenze, sia per quelle che scelgono di non strutturare un ruolo funzionalmente distante dal proprio core business.

RdC-as-a-Service è in grado di offrire il servizio di un professionista qualificato e in possesso di tutti i requisiti necessari per adempiere agli incarichi della Conservazione dei documenti digitali.

L’RdC esterno, ingaggiato tramite Validata, è a tutti gli effetti un soggetto di livello manageriale che opera a tutela dell’interesse dell’azienda a seguito di un accordo direttamente contrattualizzato.

Il Responsabile esterno conosce il modello organizzativo adottato per la Conservazione, ed è in possesso di tutte le idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche necessarie al proprio ruolo.

Inoltre, interagisce con il Responsabile del servizio di Conservazione e opera d’intesa con i responsabili di:

  • Trattamento dei dati personali (DPO)
  • Sicurezza
  • Sistemi informativi
  • Transizione al Digitale (ove presente)

L’RdC esterno può affidare parte delle proprie attività al Responsabile del servizio di Conservazione, (pur mantenendone la verifica e il controllo) e può delegare lo svolgimento delle proprie attività a uno o più soggetti delegati.

Ma i vantaggi che Validata e il suo RdC-as-a-Service possono garantire alla tua azienda non finiscono qui.

L’RdC esterno, in virtù del fatto che opera per più aziende, ha una più vasta pratica e conoscenza del proprio ambito. E la sua maggiore esperienza sarà un valore aggiunto per la tua azienda.

Ma il grande vantaggio si ha sul piano del risparmio perché l’RdC esterno ha un costo fisso contrattualmente prestabilito e inferiore a quello di un RdC interno, e ciò perché:

  • Sostiene in proprio i costi di aggiornamento e formazione continua
  • I suoi modelli organizzativi e operativi di base derivano dall’operare per più aziende, pur essendo personalizzati.

Infine, la figura del RdC messa a disposizione da Validata garantisce anche una costante copertura del ruolo, perché grazie all’organizzazione a cui appartiene è sempre operativo. E in caso di temporanea indisponibilità può delegare il suo incarico un altro RdC della propria organizzazione.

Se vuoi dotare la tua azienda di un RdC esterno altamente qualificato e desideri scoprire di più sul servizio RdC-as-a-Service offerto da Validata, contattaci a info@validata.info.

Come gestire le trasferte: la soluzione digitale

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Che tu sia un amministrativo, un HR o un Travel Manager, conoscerai di certo i problemi che si affrontano per gestire le trasferte dei dipendenti.

La gestione delle trasferte di lavoro richiede tempo e comporta una serie di costi per l’azienda.

Infatti, bisogna pensare a tutti gli aspetti relativi agli spostamenti dei dipendenti e inoltre valutare l’andamento delle spese, occuparsi dei preventivi e gestire i rimborsi (e ricorda che le modalità di calcolo dei rimborsi sono diverse a seconda del tipo trasferte).

Se non si agisce per tempo e con gli strumenti migliori, le trasferte possono diventare causa di rischi e perdite (a volte anche significative) per l’azienda.

In questo articolo ti mostriamo alcune soluzioni utili per gestire le trasferte nel modo migliore per la tua azienda.

Alcuni aspetti che tratteremo riguardano le policy aziendali, la pianificazione anticipata e le richieste pre-trasferta. Si tratta di consigli validi per ogni tipo di figura professionale che si occupa di questa particolare attività amministrativa.

In particolare, ci soffermeremo sui vantaggi offerti dalla gestione automatizzata delle trasferte grazie a Captio e alle integrazioni di Validata.

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Come gestire le trasferte

Le trasferte di lavoro necessitano di una gestione efficace e capillare. Questo vale in primis per le trasferte vere e proprie, che sono di natura occasionale. Ma vale anche nel caso dei trasfertisti, le cui prestazioni lavorative sono periodiche e regolari.

Per avere una buona gestione delle trasferte, è necessario dotarsi di strategie e strumenti efficaci.

L’amministrativo, il travel manager o l’HR deve saper organizzare e ottimizzare le risorse a disposizione. Il che significa evitare disagi al dipendente durante il viaggio, ma soprattutto evitare sprechi o perdite.

Da parte dell’azienda, le spese da sostenere avvengono sia sul fronte dei costi diretti, che su quello dei costi indiretti.

I costi diretti riguardano le spese avvenute durante il viaggio, principalmente quelle di vitto e alloggio (come la camera di un hotel, i pasti, ma anche taxi, aereo ecc.).

Parliamo invece di costi indiretti quando ci riferiamo alle spese riguardanti alcuni aspetti “a margine” del viaggio, come l’organizzazione o i rimborsi ai dipendenti.

Se non si controllano i flussi di queste spese, si rischia che i costi siano maggiori rispetto alle entrate. Ecco perché le spese di trasferta hanno bisogno di una gestione pianificata e automatizzata.

Pianificare in anticipo

Può sembrare un consiglio banale, ma la prima regola a cui ogni buon amministratore deve attenersi è quella di panificare sempre in anticipo. Questo vale a maggior ragione quando bisogna gestire le trasferte.

Tutti gli aspetti organizzativi dei viaggi (ad esempio le prenotazioni di hotel e dei mezzi di trasporto) vanno gestiti per tempo. Il mercato, infatti, è soggetto a fluttuazioni di prezzo. Pertanto, rimandare all’ultimo momento può significare far lievitare i prezzi (costringendo l’azienda a spese talvolta molto onerose).

In mancanza di tempo, la gestione delle trasferte sarà affrettata e quindi carente. Sia per i dipendenti (che potranno avere disagi durante il viaggio), sia per le casse dell’azienda.

Invece, pianificare in anticipo consente di confrontare i prezzi, valutare le opzioni migliori e prevedere con anticipo l’impatto delle trasferte sul bilancio aziendale (in modo tale da preventivare le spese e gestirle al meglio).

Fissare in maniera precisa la policy aziendale

Un punto chiave nella gestione delle spese di trasferta è quello della policy aziendale.

La politica aziendale deve essere sempre fissata in maniera chiara e precisa, così da non provocare fraintendimenti. Bisogna rendere chiari soprattutto quei punti del regolamento che riguardano le spese di trasferta e definire bene in quali casi il dipendente ha diritto al rimborso.

Spesso, infatti, i dipendenti in trasferta possono trovarsi in situazioni di dubbio. Ad esempio, non sanno se una loro determinata spesa verrà rimborsata o meno da parte dell’azienda. Nella fretta della trasferta non hanno il tempo di valutare correttamente. E allora capita spesso di sforare i massimali o di andare out of policy.

Bene, per evitare questo o altri problemi bisogna definire attentamente il proprio regolamento aziendale. Si tratta di comunicarlo in modo chiaro e trasparente, dando risalto ai punti che possono suscitare dubbi o equivoci.

Ricorrere ai sistemi di gestione automatizzata delle spese aiuta anche da questo punto di vista. Infatti, registrando le spese attraverso l’interfaccia digitale, i dipendenti possono vedere subito e in modo chiaro quali sono le soglie e i massimali stabiliti dall’azienda.

Raccogliere le richieste pre-trasferta

Un aspetto fondamentale nell’attività di ogni HR o Travel Manager è la gestione delle richieste pre-trasferta.

Le richieste pre-trasferta sono moduli compilati dai dipendenti al fine di ricevere l’autorizzazione formale da parte dell’azienda alla trasferta di lavoro.

Nella richiesta andranno inseriti dati relativi alle spese di viaggio in rapporto alla durata, alla distanza e al tipo di missione richiesta al dipendente.

Si tratta di una prassi utile per valutare in anticipo l’impatto economico delle spese di trasferta e in questo modo decidere se e con che cadenza autorizzarle.

Specie per le aziende di medie o grandi dimensioni, è sempre bene raccogliere tutte le richieste pre-trasferta e procedere con una valutazione d’insieme del loro impatto sul bilancio aziendale.

Ciò significa che nell’analisi non andranno considerate solo le trasferte prossime o imminenti, ma anche quelle stimate o già programmate nell’arco dell’anno.

Automatizzare la gestione delle trasferte

Fin qui abbiamo visto quali sono alcuni importanti aspetti per la gestione delle trasferte di lavoro.

Ti sarai sicuramente accorto che alcune mansioni (come la pianificazione anticipata o la raccolta delle richieste pre-trasferta) richiedono molto tempo e risorse.

La gestione manuale o cartacea di tutte le attività di gestione delle trasferte, oltre a essere lenta e complicata, può generare errori e provocare problemi ai dipendenti durante il viaggio.

La soluzione a tutti questi problemi è passare alla gestione automatizzata delle trasferte fornita da Captio e dai sistemi di integrazione di Validata.

Captio è uno tra i più avanzati software di gestione delle note spese aziendali. Funziona sia tramite app (su iOS, Android e Windows phone), sia dal web attraverso l’uso di credenziali personalizzate.

Inoltre, i servizi di integrazione di Validata offrono la possibilità di personalizzare il sistema adattandolo alle necessità della tua azienda.

Dimentica tutte le ore passate a raccogliere le richieste pre-viaggio, oppure a controllare e ricontrollare moduli di rimborso.

Con Captio tutte queste attività saranno più semplici e veloci. Grazie al digitale è possibile infatti snellire e dematerializzare la gestione delle trasferte dei dipendenti.

La gestione automatizzata dei flussi di approvazione delle spese permette ai dipendenti di inserire nell’app le ricevute delle loro spese. Queste ultime potranno essere registrate e approvate istantaneamente da parte dell’azienda.

Inoltre, dal punto di vista amministrativo sarà più facile monitorare in real time l’andamento delle spese. E sarà più efficace anche l’applicazione della policy aziendale. Questo perché i dipendenti potranno verificare direttamente dall’app se stanno superando le soglie e i massimali imposti dall’azienda.

 

Se vuoi gestire le trasferte dei tuoi dipendenti tramite la soluzione digitale offerta da Captio e dalle integrazioni di Validata, clicca qui per prenotare la tua consulenza gratuita.

Cos’è la riconciliazione bancaria e come renderla più efficiente: i nostri 5 consigli

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La riconciliazione bancaria è una tra le più importanti e delicate operazioni di contabilità in ambito aziendale.

Si tratta di un’attività molto complessa, che va eseguita con scrupolo e con la massima attenzione. È infatti decisiva per migliorare il controllo finanziario, il bilancio annuale e perciò anche la gestione delle risorse aziendali.

Proprio per l’importanza che la riconciliazione bancaria riveste in ambito aziendale, è fondamentale saperla attuare con competenza e ricorrendo alle migliori strategie.

In questo articolo vedremo 5 consigli per rendere più efficiente la riconciliazione bancaria della tua azienda.

Inoltre, scopriremo tutti i vantaggi della gestione automatizzata offerta da Captio e dai servizi di integrazione di Validata.

INDICE

Cos’è la riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria è un processo di verifica e allineamento tra il saldo di registrazione contabile e quello dell’estratto conto bancario.

L’obiettivo è quello di verificare la corretta corrispondenza tra i registri contabili e gli effettivi movimenti bancari (sia in entrata che in uscita), e correggere (cioè “riconciliare”) gli eventuali errori o discrepanze.

Si tratta di un’attività utile a rilevare i più comuni errori di registrazione contabile. Ad esempio, il mancato inserimento di una determinata spesa, la presenza di date di pagamento errate o eventuali ritardi di accredito o addebito.

Un’efficiente riconciliazione bancaria aiuta l’azienda a delineare il suo quadro finanziario e gestire meglio le proprie risorse.

Come si esegue la riconciliazione bancaria

In generale, possiamo dire che la riconciliazione bancaria va eseguita con cadenza mensile, semestrale o annuale a seconda delle specificità di ogni azienda.

La cadenza andrà stabilita sulla base di alcuni parametri (tra cui la presenza di più conti correnti o la quantità di transazioni che l’azienda periodicamente effettua).

Quanto ai documenti necessari perseguire la riconciliazione bancaria, quelli di cui è necessario disporre sono:

  • L’estratto conto bancario
  • Una copia del registro contabile (il cosiddetto “mastrino”)
  • Una scheda di riepilogo della riconciliazione

5 consigli per rendere più efficiente la riconciliazione bancaria

Come abbiamo anticipato, la riconciliazione bancaria può risultare un’operazione molto complessa che richiede attenzione e precisione da parte di chi se ne occupa.

Per questo, ti suggeriamo 5 consigli per rendere questo procedimento più svelto ed efficiente.

  1. Munisciti di tutti i documenti utili

Per eseguire un lavoro efficace e senza perdite di tempo, è fondamentale procurarsi per tempo tutti i documenti utili.

Non solo l’estratto conto e il mastrino, quindi, ma anche le fatture e le varie note spese aziendali (come ad esempio quelle relative alle trasferte di lavoro).

Come abbiamo anticipato, infatti, durante l’attività di controllo sarà possibile imbattersi in mancanze o errori.

Ad esempio, capita spesso che le differenze tra registro contabile ed estratto siano causate dal fatto che i movimenti bancari vengono registrati in tempi diversi rispetto a quelli dell’effettiva esecuzione delle operazioni.

In tal caso, avere già tutti i documenti pronti sarà utile per colmare gli errori e non perdere ulteriore tempo in fase di data entry.

  1. Controlla i saldi e i movimenti

Una volta procurati tutti documenti, per fare un lavoro efficace è sempre utile procedere con metodo.

Il primo passo è quello di controllare i valori dei saldi per verificare se coincidono tra loro e segnare le eventuali differenze.

Ricorda, infatti, che il saldo del registro contabile e quello dell’estratto conto devono corrispondere al centesimo.

Una volta verificati i valori complessivi, passa dunque ad un controllo analitico di ciascuna voce di entrambi i saldi.

  1. Procedi per sezioni

Abbiamo accennato al fatto che spesso la registrazione di un movimento può avvenire in un periodo diverso rispetto alla sua effettiva esecuzione.

Bene, per evitare questo o altri errori ti consigliamo di portare avanti la riconciliazione bancaria procedendo per sezioni.

Spesso, infatti, è utile partire da uno o più mesi precedenti per verificare a quale periodo si riferiscono le eventuali voci discordanti.

  1. Attenzione agli errori più comuni

Solitamente, le differenze e le discrepanze tra i due saldi sono dovute a una serie di errori comuni in fase di contabilità.

Tra gli errori a cui fare attenzione, molti sono quelli dovuti a duplicazioni accidentali di una determinata annotazione. Oppure semplicemente alla mancata annotazione di un movimento.

Raccomandiamo anche di prestare particolare attenzione agli errori di battitura durante la revisione degli importi. Spesso, infatti, capita di riscontrare cifre casualmente invertite oppure di trovare virgola al posto sbagliato.

Inoltre, se non riesci a dar conto di alcune incongruenze, tieni presente che (sebbene non capiti spesso) è possibile che alcuni errori vengano commessi anche da parte delle banche.

Questo può capitare soprattutto se l’azienda ha più conti correnti presso uno stesso istituto bancario. In questi casi, dunque, non esitare a contattare la banca e segnalare gli eventuali errori.

  1. Automatizza la riconciliazione bancaria con Captio e i servizi di Validata

I consigli precedenti sono molto utili per rendere più efficiente e meno gravosa l’operazione di riconciliazione bancaria.

Ma in aggiunta a questi espedienti, la soluzione più efficace è passare alla riconciliazione bancaria automatizzata offerta da Captio e dai servizi di integrazione di Validata.

Captio è uno dei software più avanzati in tema gestione spese e riconciliazione bancaria. Funziona sia tramite app (disponibile su iOS, Android o Windows phone) che dal web (con l’uso di credenziali personalizzate).

Inoltre, le integrazioni di Validata offrono la possibilità di personalizzare il servizio adattandolo alle necessità della tua azienda.

La gestione automatizzata offerta da Captio e dai servizi di Validata permette di avere a disposizione in anticipo tutti i documenti utili alla riconciliazione (estratto conto, registro contabile, giustificativi delle spese, schede di carburante, spese di trasferta, fatture).

Avere immediatamente a disposizione tutta la documentazione, infatti, aiuta ad agevolare e snellire il confronto tra scritture contabili ed estratto conto.

Ma il vero vantaggio consiste nel fatto che la riconciliazione verrà eseguita automaticamente e in tempo reale, evidenziando le possibili discrepanze o mancanze nella documentazione.

Questo permetterà di prevenire e minimizzare la possibilità di errori. Di conseguenza l’individuazione dei problemi sarà più facile, e la revisione meticolosa della riconciliazione non sarà più necessaria.

Il risultato? Minore spreco di tempo, maggiore efficacia nel controllo finanziario e nella gestione delle risorse aziendali.

 

Se vuoi scoprire i vantaggi di Captio e dei servizi di Validataper la riconciliazione bancaria relativa alla tua azienda clicca qui per prenotare subito la tua consulenza gratuita.

 

 

Rimborso spese amministratori: aspetti e tipologie

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Sempre più aziende devono fare i conti con le difficoltà che derivano dal rimborso spese amministratori, a causa delle specificità connesse con le diverse tipologie di rimborso.

Quest’ultime, infatti, variano in base alla tipologia contrattuale che lega l’amministratore alla sua azienda e al tipo di spesa sostenuta durante la prestazione lavorativa.

Questi aspetti possono complicare le attività di gestione delle note spese e di calcolo degli importi di rimborso.

Scopriamo insieme quali sono le specificità dei rimborsi delle spese sostenute dagli amministratori e come è possibile semplificarne la gestione grazie a Captio e i servizi di integrazione di Validata.

INDICE

Rimborso spese amministratori: aspetti generali

Spesso gli amministratori di un’azienda devono svolgere incarichi che richiedono loro di sostenere delle spese specifiche.

Si tratta per lo più di incarichi riguardanti la loro attività di lavoro, le prestazioni aggiuntive e temporanee come le trasferte di lavoro, oppure le collaborazioni occasionali.

Similmente ai dipendenti di un’azienda, quindi, anche gli amministratori percepiscono un rimborso per le spese sostenute in queste circostanze.

Le tipologie dei rimborsi e i relativi trattamenti fiscali variano in base al tipo di spesa e al luogo in cui questa viene effettuata da parte dell’amministratore (se in Italia o all’estero).

Un caso a parte è quello del rimborso che riguarda le spese di trasporto, che vedremo più avanti parlando del rimborso chilometrico.

Come funziona il rimborso spese amministratori

I rimborsi spese funzionano diversamente a seconda della natura del rapporto contrattuale che l’amministratore intrattiene con l’azienda.

Solitamente gli amministratori sono inseriti nell’organico aziendale al pari degli altri dipendenti. In altri casi invece lavorano in qualità di liberi professionisti con partita IVA.

Ma vediamo meglio come avviene il rimborso spese sia per gli amministratori dipendenti, sia per gli amministratori liberi professionisti.

Amministratore dipendente

Se l’amministratore, dal punto di vista contrattuale, è inquadrato nell’organico aziendale al pari degli altri dipendenti, allora le tipologie di rimborso rimangono sostanzialmente invariate.

Nel caso delle trasferte di lavoro, come avviene per i normali dipendenti, queste sono regolate dai Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro (CCNL).

Dal punto di vista fiscale, la normativa di riferimento è quella all’art. 51, co. 5 e 6 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).

Amministratore libero professionista

La situazione cambia nel caso degli amministratori aziendali che svolgono il proprio ruolo a titolo di liberi professionisti con partiva IVA.

Per i liberi professionisti, infatti, il trattamento fiscale relativo ai rimborsi coincide con quello previsto per i lavoratori autonomi.

In particolare, se le spese sono prepagate dall’azienda, l’amministratore non deve produrre fatture, dal momento che queste sono intestate direttamente all’azienda stessa.

Quando le spese vengono compiute dall’amministratore e a lui stesso fatturate (ma si riferiscono ad anticipazioni effettuate per conto dell’azienda) queste andranno scaricate sulla società ma i relativi importi non costituiranno reddito da lavoro autonomo.

Infine, se le spese sostenute dall’amministratore sono anticipate da quest’ultimo, allora contribuiranno alla formazione del suo reddito.

Tipologie di rimborso

Come abbiamo detto all’inizio, a complicare la gestione dei rimborsi delle spese sostenute dagli amministratori, oltre alle differenti condizioni contrattuali ci sono anche le diverse tipologie di rimborso.

Esistono tre principali tipologie di rimborso, vediamole insieme nel dettaglio.

  • Rimborso analitico (o a piè di lista): è calcolato in base al dettaglio di tutte le spese sostenute dall’amministratore. Per documentare le spese è necessario presentare tutti i giustificativi cartacei e le ricevute di pagamento.
  • Rimborso forfettario: consiste nell’erogazione di una cifra fissa per ogni giorno di lavoro (detta anche diaria o indennità giornaliera). Le spese non devono essere giustificate da alcun documento in quanto la cifra dell’indennità è già prestabilita in base alle norme previste dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL). L’indennità non viene tassata se supera i 46,48 Euro al giorno per le prestazioni lavorative avvenute in Italia, e i 77,46 Euro per quelle all’estero.
  • Rimborso misto: è costituito dall’insieme del rimborso analitico delle spese sostenute, più una cifra aggiuntiva allo stipendio dell’amministratore (detta indennità di trasferta).

Nel caso delle trasferte di lavoro, però, l’indennità di trasferta può essere ridotta di uno o due terzi a seconda che il rimborso analitico preveda o meno le spese di vitto e alloggio.

Se le spese da rimborsare sono comprensive di vitto e alloggio, l’indennità viene ridotta di un terzo ed è esente da tassazione se non supera i 30,99 Euro per le trasferte in Italia e i 51,65 Euro per quelle all’estero.

Quando invece i rimborsi non prevedono vitto e alloggio, l’indennità, ridotta di due terzi, non viene tassata se non supera i 15,49Euro in Italia e i 25,82 Euro all’estero.

Come detrarre il rimborso spese amministratori

Gli importi di rimborso spese degli amministratori si possono detrarre sulla base di alcuni specifici parametri.

In particolare, se le spese vengono effettuate all’interno del comune in cui ha sede l’azienda, allorasono deducibili entro il 75% dell’importo.

Se invece le spese sono sostenute fuori dal territorio comunale, le quote di rimborso sono deducibili fino a 180,76 Euro se l’amministratore le effettua in Italia, fino a 258,23 Euro se le compie all’estero.

Questi parametri fanno riferimento soprattutto alle spese sostenute durante le trasferte di lavoro (in particolare vitto e alloggio).

Rimborso chilometrico amministratore

Quanto detto finora cambia nel caso dei rimborsi riferiti alle spese di trasporto.

In particolare, se l’amministratore effettua uno spostamento con il proprio automezzo, allora il ristoro delle spese avverrà secondo le modalità del rimborso chilometrico.

Un requisito fondamentale per questo tipo di rimborso è la proprietà del veicolo da parte dell’amministratore che ne fa uso ai fini della sua attività lavorativa (non deve trattarsi, ad esempio, di un’auto aziendale).

Il rimborso chilometrico, dunque, consiste in un’indennità riconosciuta all’amministratore che per necessità lavorative utilizza il proprio veicolo per spostarsi all’interno territorio comunale in cui ha sede l’azienda o al di fuori di esso.

Che lo spostamento avvenga all’interno o all’esterno del comune in cui ha sede l’azienda è un fatto importante ai fini della tassazione relativa al rimborso chilometrico.

Infatti, se l’amministratore utilizza il proprio mezzo per spostarsi all’interno del comune nel quale ha sede la società, allora il rimborso chilometrico contribuisce a formare reddito ed è soggetto a tassazione.

Diverso è il caso in cui lo spostamento avviene in un altro comune. Il rimborso chilometrico in questa circostanza non costituisce reddito e perciò è del tutto esentasse.

Per il calcolo del rimborso chilometrico si fa riferimento alla tabella ACI.

Come semplificare il rimborso spese amministratori

A questo punto risulterà chiaro che il rimborso spese degli amministratori può costituire per le aziende un’attività complessa e difficile da gestire.

La gestione dei rimborsi richiede spesso un notevole dispendio di tempo e risorse in sede di back office.

Le attività di verifica delle note spese rallentano il lavoro da parte degli uffici di contabilità. Richiedono infatti molta attenzione, con il rischio di commettere errori nel calcolo dei rimborsi e quindi anche nella detrazione fiscale degli importi. Tutto ciò può causare significative perdite a livello economico.

Ecco perché Captio e i servizi di integrazione di Validata rappresentano la soluzione a tutti questi problemi.

Captio è un sistema automatizzato che permette la digitalizzazione della gestione delle note spese aziendali. Funziona sia tramite app (su iOS, Android ma anche Windows Phone) sia dal web (con l’utilizzo di credenziali personalizzate).

Digitalizzare la gestione delle note spese significa dematerializzare e semplificare le attività di controllo e verifica degli importi di spesa in base a cui calcolare i rimborsi agli amministratori.

Inoltre, i servizi di integrazione di Validata permettono di integrare Captio con qualsiasi sistema in uso nella tua azienda.

In questo modo le attività di gestione delle note spese e dei rimborsi diverranno automatiche, e sarà più facile concentrarsi solo sulle eccezioni come gli sforamenti rispetto alle policy aziendali.

Inoltre, migliorerà l’efficienza anche da parte degli stessi amministratori. Questi potranno registrare le proprie spese semplicemente fotografando le ricevute di pagamento e inserendole nell’app Captio.

Non sarà più necessario preoccuparsi di raccogliere i giustificativi cartacei e compilare manualmente le note relative alle spese sostenute.

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