Digitalizzazione delle note spese di Continuus Properzi

Nell’articolo di oggi vi mostriamo come la digitalizzazione delle note spese tramite l’app Captio e i servizi di integrazionedi Validata ha risolto il 98% dei problemi dell’azienda Continuus Properzi nella gestione delle spese aziendali.

Ogni mese tutte le aziende affrontano lunghe ed elaborate attività di back office per gestire le note spese dei propri dipendenti.

La classica gestione manuale di queste attività, infatti, richiede molto tempo e comporta diversi rischi di errore correlati alla complessità di controllo e verifica dei dati relativi alle spese di trasferta.

Questo tipo di gestione non permette un’affidabile applicazione della policy aziendale e rende difficile anche avere un reale controllo dei costi. Tutto ciò nel lungo periodo può causare significative perdite per l’azienda.

La digitalizzazione della gestione note spese offre una soluzione a tutti questi problemi. Scegliendo l’app Captio e le integrazioni di Validata, infatti, potresti ottenere anche per la tua azienda i vantaggi conseguiti da Continuus Properzi.

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Perché Continuus Properzi ha scelto Validata

Continuus Properzi è un’azienda leader mondiale nel settore metalmeccanico-ingegneristico che vanta più di 70 anni di storia.

L’azienda porta avanti attività di gestione delle spese di trasferta di circa 50 utenti tra commerciali e tecnici attivi in ogni parte del mondo (area Euro, UK, Brasile, USA, Middle East) per eventi promozionali, di formazione e per interventi tecnici di installazione e manutenzione.

Prima di passare alla soluzione digitale offerta da Validata, Continuus Properzi si trovava a dover affrontare lunghe e spesso onerose attività di back office per controllare le spese e gestire i rimborsi ai propri dipendenti.

Anche i trasfertisti, spesso impegnati in viaggi lunghi diverse settimane, se non mesi, dovevano accumulare scontrini e fatture cartacee (con il rischio di poter perdere documenti utili ai fini della rendicontazione delle spese effettuate) per poi inoltrarli alla sede centrale.

In certi casi per alcuni trasfertisti diventava problematico persino gestire un elevato tetto di spesa, quale quello richiesto nei viaggi di lunga durata, prima di ottenere i rimborsi da parte dell’amministrazione.

Tutto ciò con notevoli ricadute in termini di efficienza e funzionalità da parte dei trasfertisti. Questi infatti, oltre a dover accumulare i vari documenti, al termine dei viaggi di lavoro dovevano compilare complicati fogli excel per rendicontare le loro spese.

Senza considerare anche le problematicità da parte dei reparti amministrativi e di contabilità, che dovevano verificare la correttezza dei moduli di note spese, la loro corrispondenza con i giustificativi allegati oltre che la loro inerenza con i regolamenti aziendali. E per coloro i quali hanno a disposizione la carta di credito aziendale anche la necessità di riscontrare i movimenti dell’estratto conto!

Le esigenze di Continuus Properzi in termini di controllo e gestione delle note spese hanno trovato una soluzione efficiente nell’adozione dell’app Captio e dei servizi di integrazione diValidata.

Continuus Properzi: la digitalizzazione delle note spese

La digitalizzazione delle note spese di Continuus Properzi attraverso Captio e Validata ha permesso di de materializzare e snellire tutte quelle attività che, oltre a essere molto onerose, richiedevano un elevato dispendio di tempo sia in sede di amministrazione che da parte dei dipendenti.

Captio funziona sia tramite app (su iOS, Android ma anche su Windows Phone), sia dal web attraverso l’utilizzo di credenziali personalizzate.

Da qualunque parte del mondo si trovino, gli utenti di Continuus Properzi possono registrare le loro spese semplicemente fotografando gli scontrini e le ricevute attraverso l’app Captio e compilando i pochi campi necessari (modalità di pagamento, categoria della spesa e altre info richieste dall’azienda per contabilizzare la spesa).

Il tutto eliminando la conservazione di giustificativi cartacei ed evitando le possibilità di errore nella registrazione delle spese.

I trasfertisti possono mandare in approvazione le loro spese al termine del mese (o del periodo stabilito dalla policy aziendale) semplicemente con un clic, per poi monitorare in real time lo stato di approvazione e di liquidazione da parte dell’azienda.

Gli amministrativi possono inviare solleciti (tramite mail) per ottenere i giustificativi di spesa pagati con carta di credito, non ancora caricati dal sistema.

I servizi di integrazione di Validata offrono una gestione su misura anche per quanto riguarda la riconciliazione dei flussi di carte di credito. Validata, infatti, riesce garantire che le spese legate a diversi flussi di carta di credito siano raggruppate sui corrispettivi conti correnti e quindi riconciliate separatamente.

Oltre a facilitare i processi di riconciliazione bancaria, Validata offre altri servizi fondamentali come:

  • Recupero dell’IVA internazionale
  • Verifica e riscontro del Rimborso chilometrico
  • Controlli automatici dell’attribuzione delle spese ai giusti centri di costo e WBS

Se vuoi sapere di più sulle diverse soluzioni di integrazione e personalizzazione del servizio offerte da Validata leggi l’articolo Come integrare Captio nei tuoi sistemi.

Vantaggi della gestione digitale delle note spesa

Dopo un’analisi delle specificità dei rapporti spesa di Continuus Properzi, Validata ha costruito un servizio su misura, adattando Captio alle esigenze dell’azienda.

La digitalizzazione del sistema di controllo e tracciamento spese ha consentito di risparmiare tempo e di evitare, eliminando la carta, la possibilità di errori o truffe. Così Continuus Properzi ha risolto il 98% delle problematiche legate alla gestione cartacea delle note spese.

Ma non è tutto. Per i dipendenti è divenuto più facile rispettare le varie regole e limitazioni definite dalla policy aziendale. I massimali sono stati integrati direttamente nell’app Captio. Dunque ogni utente può verificare se la sua spesa andrà in out of policy o meno (con rettifiche in automatico in caso di sforamento).

In questo modo Continuus Properzi può definire in modo chiaro e preciso la propria politica aziendale,ottenendo un workflow molto più dinamico ed evitando fraintendimenti e malumori da parte dei dipendenti.

Inoltre, l’amministrazione può avere una panoramica delle spese in real time, in modo tale da ottenere con maggior facilità il quadro dei dati relativi ai costi delle spese professionali.

Questi vantaggi hanno notevoli ricadute anche in termini di miglioramento del clima di serenità aziendale.È aumentato il grado di soddisfazione dei dipendenti di Continuus Properzi, i quali hanno trovato le funzionalità di Captio più facili e comode le rispetto alla vecchia gestione cartacea delle note spese.

Se sei interessato a scoprire quali vantaggi la tua azienda potrebbe ottenere dalla digitalizzazione note spese offerta da Validata, puoi prenotare la tua consulenza gratuita QUI.

Software note spese: come risparmiare tempo e denaro grazie alla digitalizzazione

Scegliere un software note spese e digitalizzare tutti i flussi di rimborso è il modo più efficace per risparmiare soldi e tempo.

Se non si dispone di strumenti che aiutino a ordinare le informazioni e ad automatizzare i processi, la gestione delle spese aziendali può trasformarsi in un vero incubo.

Ma vediamo nel dettaglio tutti i motivi per cui un’azienda dovrebbe adottare una gestione digitale delle note spese.

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Perché scegliere un software note spese

Come abbiamo anticipato, scegliere un software per la gestione delle note spese e passare dall’analogico al digitale porta con sé numerosi vantaggi.

I principali sono senza dubbio:

  • Risparmio di tempo

Digitalizzando la gestione delle note spese, è possibile risparmiare fino all’80% del tempo generalmente dedicato a queste attività.

Infatti, sarà un software ad occuparsi del controllo di spese, giustificativi, rispetto delle policy e via dicendo.

Il risparmio di tempo coinvolge non solo gli amministrativi ma anche i trasfertisti ai quali basteranno pochi click per completare la loro nota spese e gli approvatori che potranno approvare le note spese anche in mobilità.

Errori di compilazione, dati mancanti, importi non corrispondenti ai giustificativi ma anche veri e propri tentativi di frode come i rimborsi multipli e le spese gonfiate: sono solo alcuni degli aspetti a cui deve prestare attenzione l’addetto al controllo delle note spese.

Quando le note spese mensili sono centinaia, qualcuno di questi errori, involontari o consapevoli che siano, sfugge inevitabilmente al controllo meramente “umano”.

Invece, un software per la gestione delle note spese come quello di Captio, è in grado di controllare ogni scontrino, ogni importo, ogni giustificativo, senza tralasciare nessuna informazione.

  • Rispettare più facilmente la policy aziendale

Ogni azienda ha una propria politica di rimborso delle spese dei dipendenti. Non sempre però è comunicata a dovere, oppure è così complessa che per i dipendenti è difficile tenere a mente tutte le regole. In questi casi la soluzione digitale previene errori e superamenti dei massimali.

Infatti, ogni dipendente dovrà caricare le sue note spese direttamente su un’app su cui saranno fissate già tutte le policy per il rimborso.

  • Possibilità di analizzare le spese

Utilizzare un software per la gestione delle note spese significa anche avere la possibilità di analizzare le spese sostenute da tutti i dipendenti.

Dati rilevanti e pattern frequenti, come eventuali stagionalità delle spese, o le voci che registrano più spesso i superamenti di massimali, sono tutte informazioni utili al miglioramento delle policy e della distribuzione del budget aziendale.

  • Risparmio di denaro

Come avrai intuito, tutti i vantaggi precedenti hanno come naturale conseguenza un notevole risparmio di denaro.

Ridurre il tempo impiegato nella gestione delle note spese, ridurre gli sprechi dovuti agli errori e alle frodi, evitare i superamenti di massimali e organizzare in maniera più razionale il budget significa dare all’azienda la possibilità di risparmiare migliaia di euro ogni anno.

Chi dovrebbe usare un software note spese

Qualsiasi PMI o grande azienda con trasfertisti e commerciali dovrebbe pensare seriamente di utilizzare un software per la gestione delle note spese.

Per darti un’idea concreta della tipologia di azienda che può riscontrare i maggiori benefici dalla digitalizzazione dei processi di rimborso, ti invitiamo a guardare questa recensione del nostro cliente RedBull che, grazie a Captio e alle integrazioni di Validata, è riuscito a raggiungere un risparmio di 30.000 euro all’anno.

Come funzionano Captio e le integrazioni di Validata

Ti abbiamo elencato tutti i motivi per cui per la gestione delle note spese della tua azienda dovresti passare dall’analogico al digitale, ma probabilmente ti starai ancora chiedendo come funziona l’app di Captio e qual è il suo valore aggiunto rispetto ad altre app simili.

Innanzitutto Captio funziona sia tramite app (su IOS, Android ma anche su Windows phone), che da web, tramite l’utilizzo delle stesse credenziali.

Basta che il dipendente fotografi con lo smartphone lo scontrino: il software analizzerà il documento, estraendo automaticamente le informazioni necessarie.

Captio chiederà solo di aggiungere informazioni come la modalità di pagamento, la categoria della spesa o info aggiuntive richieste dall’azienda (ad esempio indicare eventuali ospiti).

In ogni caso con pochi click il dipendente riuscirà a completare la nota spese.

Infine, le informazioni verranno trasmesse al dipartimento amministrativo, senza possibilità di imprecisioni, ritardi o errori.

Ciò che differenzia in maniera più evidente Captio rispetto ai suoi competitor è la possibilità di essere integrato con qualsiasi sistema gestionale.

Validata infatti è in grado di integrare Captio con i sistemi Hr, Payroll, Contabili e anche di Tesoreria. In generale è in grado di offrire alle aziende qualsiasi tipo di personalizzazione a seconda delle loro esigenze.

Avendo processato decine di migliaia di note spese, Validata è in grado di individuare la soluzione ideale e totalmente su misura in base alle tue necessità, garantendo sempre una maggiore efficienza, un miglioramento del processo e la massima resa dell’investimento.

 

Se sei curioso di scoprire tutti i tipi di integrazione che Validata può offrire ti suggeriamo di leggere l’articolo Come integrare Captio nei tuoi sistemi.

 

Gestione note spese: regole per essere a norma

Iniziamo col definire cosa si intende esattamente con “gestione note spese digitale”. Si tratta di un unico processo interamente digitale – cioè una serie di azioni tra loro correlate che risolvono in modo completo una stessa problematica di gestione – che origina con l’acquisizione del giustificativo di spesa e termina con la conservazione della nota delle spese.

La gestione digitale delle note spese apporta numerosi vantaggi sia all’azienda che ai trasfertisti, in termini economici ma anche di risparmio di tempo e spazio. Per non parlare poi dei benefici derivanti da una maggiore accessibilità e una migliore visione di insieme sulle note spese. Ci riferiamo, ad esempio, alla possibilità di analizzare più facilmente le spese e individuare dati rilevanti utili al miglioramento della distribuzione del budget aziendale.

Affinché la documentazione digitale possa sostituire quella cartacea con pieno valore legale e fiscale, questa deve essere formata secondo stringenti regole tecniche e deve avere una serie di caratteristiche di cui ti parleremo nei prossimi paragrafi.

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Regole previste dall’agenzia dell’entrate per la digitalizzazione

Innanzitutto è importante precisare che l’Agenzia delle Entrate ritiene valido il processo che stiamo per descrivere, a patto che la nota spesa riporti marca temporale e firma digitale.

Inoltre i documenti digitalizzati non devono essere unici. Un documento si definisce non unico quando ne esiste traccia in altre scritture o fonti, ossia nei libri contabili di parti terze.

Si tratta nella stragrande maggioranza di fatture, scontrini o ricevute emesse in Italia o in altri Paesi con i quali esista un accordo di reciproca collaborazione fiscale.

Per i pochi residuali documenti unici è possibile la digitalizzazione e l’inserimento in una nota spese digitale a condizione che si conservi anche l’originale cartaceo, posto che la sua digitalizzazione in presenza di Pubblico Ufficiale appare una soluzione alternativa sproporzionata e eccessivamente onerosa. Si tratta quindi, per la maggior parte delle aziende, di rare eccezioni.

Concluse le dovute premesse è finalmente arrivato il momento di illustrare le regole per il processo di digitalizzazione previste dall’Agenzia delle entrate.

  1. Formazione e acquisizione del giustificativo informatico. 

L’acquisizione può avvenire tramite smartphone (fotografia del documento o lettura ocr) o tramite pc (ad esempio attraverso la scansione).  In ogni caso il documento di spesa (come ad esempio uno scontrino, una ricevuta fiscale, un biglietto aereo, un documento di viaggio) deve essere leggibile e di buona qualità.

  1. Formazione, approvazione e controllo della nota spese.

Per dare vita al documento digitale, il trasfertista deve accedere ad una piattaforma ad hoc in cui deve limitarsi a  inserire i dati essenziali per la formazione della nota spese (modo di pagamento, tipo di spesa, identificativo della nota spese) e verificare i dati letti dalla piattaforma stessa (data e importo della spesa, fornitore). Con l’utilizzo dell’app Captio, il processo di acquisizione e formazione del documento è molto semplice e veloce, così come il processo di approvazione, in quanto è l’app stessa a verificare la congruità della spesa rispetto alle policy aziendali.

  1. Archiviazione dei giustificativi di spesa.

Dopo l’approvazione della nota spese, il file viene archiviato restando comunque sempre disponibile e facilmente consultabile. Inoltre con Captio e le integrazioni di Validata  è possibile organizzare le informazioni archiviate in modo tale da poter individuare dati e trend di spesa dell’azienda utili per riorganizzare o rivedere le politiche di rimborso e ottenere un consistente risparmio.

  1. Conservazione sostitutiva della nota spese.

Approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, la nota spese viene conservata presso il sistema di conservazione elettronica dell’azienda o reso disponibile da Validata.

  1. Distruzione dei giustificativi analogici.

A questo punto i documenti cartacei non unici che non pervengono più in azienda possono essere distrutti dai trasfertisti.

Conservazione note spese a norma

Secondo la normativa fiscale in vigore, qualunque documento analogico, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, deve possedere le caratteristiche di integrità, autenticità, inerenza, leggibilità e reperibilità.

Solo in presenza di queste caratteristiche è possibile produrre un documento digitale con valore probatorio e avere una gestione note spese a norma.

Nello specifico:

  • Integrità: conservazione non manipolata né contraffatta del documento.
  • Autenticità: è garantita in presenza di un riferimento univoco tra chi ha creato il file ed il documento medesimo, in modo che non possano esserci dubbi sulla provenienza dello stesso da parte dei terzi.
  • Inerenza: i documenti rappresentano rapporti reciprocamente definibili e fatti verificabili.
  • Leggibilità: il documento si presenta fruibile e comprensibile nel tempo.
  • Reperibilità: la nota spesa è accessibile e facilmente consultabile.

La legge stabilisce anche gli ambiti di applicazione, i ruoli e le tempistiche. Ad esempio, in merito a quest’ultimo punto, la legislazione prevede che vengano applicate alle note spese le stesse regole generali di conservazione dei documenti.

Dunque civilisticamente dovranno essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, mentre fiscalmente dovranno essere conservate fino a quando non saranno definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta.

Infine le regole tecniche di conservazione prevedono anche l’obbligo di tenere un manuale di conservazione ed elencano i formati digitali accettati per la formazione dei documenti conservati.

Dematerializzazione delle note spese dipendenti con Validata

Abbiamo già accennato ai vantaggi a cui possono portare Captio e le integrazioni di Validata, ma c’è un altro aspetto molto importante che non abbiamo ancora evidenziato. Stiamo parlando dell’assoluta compliance di Validata con le richieste dell’Agenzia delle entrate.

Validata, infatti, a seguito di un interpello con l’Agenzia delle entrate ha ottenuto parere favorevole all’utilizzo di un processo paperless realizzato con la piattaforma Captio.

Questo vuol dire che utilizzando la soluzione di Validata si ha la certezza assoluta di rispettare l’intero quadro legislativo e regolamentare relativo ai documenti informatici di rilevanza tributaria di cui abbiamo parlato nel corso di questo articolo.

Prima che Validata ottenesse parere favorevole dalla Agenzia delle Entrate sul proprio processo completo, le aziende potevano attuare un unico processo digitale solo parziale perché sfociava nella conservazione cartacea delle note spese.

Se sei interessato a capire meglio come funziona il servizio offerto da Validata, partendo dall’esperienza diretta di un’altra azienda, ti consigliamo di leggere anche il nostro articolo Digitalizzazione delle note spese RedBull .

Digitalizzazione delle note spese RedBull

Nell’articolo di oggi, attraverso un esempio concreto come quello della digitalizzazione delle note spese RedBull, vogliamo mostrarti tutti gli effettivi vantaggi che possono apportare al tuo business l’app di Captio e le integrazioni di Validata.

Che tu sia un HR, un amministrativo o un commerciale che si sposta tutti i giorni per lavoro, sai bene quanto la gestione del rimborso delle note spese possa essere intricata e onerosa sia per dipendenti che per azienda.

Enormi perdite di tempo, rischio di errori e frustranti attività di controllo, sono solo la punta dell’iceberg dei problemi  legati alla gestione delle note spese, che mensilmente molte aziende devono affrontare e che la digitalizzazione del processo può eliminare completamente.

Per capire esattamente di cosa stiamo parlando, partiamo dall’inizio e analizziamo tutti i passaggi della collaborazione tra Validata e RedBull.

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Tutti i motivi per cui RedBull ha scelto Validata

RedBull Italia ha 200-250 persone sul territorio che inviano circa 2500 note spese all’anno.

Dunque, prima della digitalizzazione del processo, ogni mese, l’ufficio amministrazione doveva controllare la completezza e la correttezza di centinaia di note spese, oltre che assicurarsi che i documenti cartacei ricevuti avessero attinenza reale con l’attività lavorativa e rispettassero le policy aziendali. Procedimento che ovviamente richiedeva intere giornate di lavoro.

D’altra parte, anche per i dipendenti l’invio delle note spese rappresentava un’attività onerosa, sia a livello di tempo che a livello economico. Oltre a completare il file dedicato alle note spese, dovevano anche inviare scontrini e documenti cartacei alla sede centrale.

Nel 2018 RedBull ha quindi deciso di cercare un modo per semplificare questo processo dispendioso e complicato, valutando diversi fornitori e alternative.

La scelta è ricaduta sull’app di Captio e sulle integrazioni di Validata per diversi motivi.

Innanzitutto il processo di dematerializzazione delle note spese realizzato da Validata con l’utilizzo di Captio è stato sottoposto al vaglio dell’Agenzia dell’Entrate e ha ottenuto un esito pienamente favorevole. Questo vuol dire che utilizzando la soluzione di Validata si ha la certezza di rispettare l’intero quadro legislativo e regolamentare relativo ai documenti informatici di rilevanza tributaria.

Un altro motivo che ha spinto RedBull a scegliere la nostra soluzione è stata la possibilità di personalizzazione offerta dalle integrazioni di Validata. Se sei curioso di scoprire tutte le integrazioni e le personalizzazioni che possiamo offrire ti consigliamo di leggere anche l’articolo Come integrare Captio nei tuoi sistemi.

Ciò ha permesso di adattare completamente la gestione delle note spese alle esigenze dell’azienda, oltre che consentire al cliente di mantenere il proprio provider di conservazione.

Come è avvenuta la digitalizzazione delle note spese RedBull

Proprio per soddisfare le richieste di personalizzazione di RedBull, abbiamo studiato attentamente il modus operandi dell’azienda e dei suoi dipendenti per capire come realizzare integrazioni che andassero a coprire al 100% le esigenze del nostro cliente.

Ad esempio, un aspetto che è stato evidente fin da subito, è che le note spese dei dipendenti non riguardavano  solo i pranzi, le cene o i pernottamenti. Dovevamo tener conto anche di tutta una serie di spese legate al mondo RedBull e ai suoi eventi. Spese che bisognava trovare il modo di attribuire a dei budget diversi e non alla singola nota spesa.

Inoltre il cliente aveva bisogno non solo di un’app efficace per il front office, ma anche di una soluzione valida per il back office, soprattutto per quel che riguardava la riconciliazione.

Dunque con continui miglioramenti e aggiornamenti siamo riusciti a fornire una soluzione in grado di riconciliare automaticamente il 90% delle fatture. Per quanto riguarda il restante 10% è coperto dal servizio di riconciliazione offerto proprio da noi.

Si tratta, nello specifico, del servizio Valimatch as a service. In poche parole ci occupiamo direttamente della riconciliazione per i casi che il nostro motore di ricerca non riesce a gestire in maniera automatica. Garantiamo la riconciliazione di tutto quello che viene caricato e ci assicuriamo che il nostro cliente abbia un flusso completo e corretto di fatture.

Recensione del cliente dopo oltre due anni di collaborazione

Dal 2018 ad oggi la collaborazione con Validata ha portato a RedBull un risparmio di circa 30mila euro all’anno.

Oltretutto lo strumento di Captio e il supporto di Validata hanno portato a risparmiare una risorsa che è stata utilizzata per altre attività organizzative molto più gratificanti.

Guarda tutta la recensione completa qui:

Se sei interessato a scoprire quali vantaggi potrebbe portare alla tua azienda la digitalizzazione delle note spese tramite Validata, puoi prenotare una consulenza gratuita QUI.

Indennità di trasferta e diaria

In azienda, spesso, i termini indennità di trasferta e diaria vengono utilizzati come sinonimi. In realtà però ci sono delle differenze importanti tra le due che rendono completamente sbagliato usare un termine al posto dell’altro.

Cerchiamo dunque di chiarire cosa le differenzia e in che modo gestirle al meglio.

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Tipologie di rimborso spese per la trasferta di lavoro

Per evitare confusioni tra indennità di trasferta e diaria, partiamo da una definizione precisa di cosa si intende per trasferta di lavoro.

“La trasferta consiste in uno spostamento provvisorio del lavoratore dalla normale sede di lavoro ad altro luogo di lavoro.

La trasferta differisce dal trasferimento per la temporaneità dello spostamento, legato ad un’esigenza del datore di lavoro circoscritta nel tempo.

In assenza di una disciplina legale, della trasferta si occupano solamente i contratti collettivi, regolandone, in particolare, i risvolti di carattere economico” 

È proprio sull’ultimo punto che vogliamo concentrarci e spiegare quali tipi di rimborso può avere un lavoratore che deve spostarsi per lavoro.

  • Rimborso analitico.

Al dipendente vengono risarciti solo i costi effettivi della trasferta. In questo caso il lavoratore è tenuto a conservare tutti gli scontrini e li deve esporre in modo dettagliato nelle note spese.

  • Rimborso misto.

 Oltre al rimborso spese, l’azienda paga al dipendente un’indennità di trasferta, ossia una cifra aggiuntiva allo stipendio, volta a ristorare il disagio connesso al lavoro fuori sede. 

  • Rimborso forfettario.

Il datore di lavoro eroga una cifra fissa, detta diaria, in base alla tipologia di note spese dichiarate dal dipendente. In questo caso il lavoratore non deve produrre alcun documento giustificativo per certificare l’ammontare delle spese sostenute durante la trasferta.

Già da queste prime definizioni appare chiaro che l’indennità di trasferta rappresenta un pagamento con carattere retributivo, mentre la diaria ha una natura risarcitoria. Andiamo però ad analizzare più nello specifico come funzionano.

Indennità di trasferta

Come abbiamo detto, l’indennità di trasferta rappresenta una somma aggiuntiva concessa al lavoratore come compenso per il fatto che sia chiamato ad esercitare le sue mansioni al di fuori della sede lavorativa. Inoltre può essere accompagnata in maniera parziale o totale dal rimborso analitico (o a piè di lista).

La cifra esatta di indennità di trasferta viene stabilita dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro, dunque ogni settore può prevedere un compenso diverso. 

Essendo un compenso aggiuntivo rispetto alle note spese, l’indennità di trasferta costituisce reddito e, dunque, è soggetta a tassazione.

Diaria

Dal momento che si tratta di una cifra fissa erogata dal datore di lavoro al dipendente, anche in questo caso per determinarne l’ammontare è necessario fare riferimento al CCNL.

Nel caso della diaria, il lavoratore non deve produrre alcun documento giustificativo per certificare l’ammontare delle spese sostenute durante la trasferta. Deve solo indicare la tipologia delle spese compilando la nota spese, per permettere all’azienda di calcolare l’importo che deve pagare.

Dal momento che questo importo rappresenta un rimborso, non costituisce reddito e non viene tassato ma solo se non supera determinati limiti. 

Andando più nello specifico, la diaria non viene tassata se non supera: 

– 46,48 Euro al giorno per le trasferte fuori dal territorio comunale ma effettuate in Italia;

– 77,46 Euro al giorno per le trasferte all’estero.

Qualunque sia la durata della trasferta, al lavoratore viene sempre riconosciuta un’indennità forfettaria fino ad 46,48 € o 77,46 € sia che la mansione sia durata qualche ore o un’intera giornata. 

Conclusione

Tramite l’app di gestione delle note spese Captio, è possibile digitalizzare sia la compilazione delle note spese in caso di rimborso forfettario, sia nel caso del rimborso analitico.

Soprattutto nel secondo caso, l’app sarà particolarmente utile poiché, semplicemente fotografando lo scontrino, renderà possibile creare le proprie note spese automaticamente. 

Questo non solo permetterà al dipendente di risparmiare tempo e ridurre la possibilità di errore nella compilazione delle note spese, ma comporterà un grosso vantaggio anche per l’azienda che ne potrà trarre significativi benefici a livello economico.  Se sei interessato a scoprire tutti i vantaggi di Captio clicca QUI

Inoltre, grazie alle integrazioni di Validata sarà possibile integrare Captio con qualsiasi sistema in uso nella tua azienda.  In questo modo tutte le attività di “routine” legate alla gestione delle note spese saranno rese automatiche e potrai concentrarti solamente sulle eccezioni come gli sforamenti rispetto alle policy aziendali.

Come calcolare il rimborso chilometrico

Prima di addentrarci nell’argomento di questo articolo e analizzare come calcolare il rimborso chilometrico, è utile fare un passo indietro e definire innanzitutto a cosa ci riferiamo quando parliamo di rimborso chilometrico.

Si tratta di un’indennità concessa dal datore di lavoro a un dipendente che utilizza il proprio veicolo per effettuare una trasferta lavorativa all’interno del territorio comunale in cui si trova l’azienda o fuori da quest’ultimo.

Un dettaglio imprescindibile alla base del rimborso chilometrico è, quindi, la proprietà del mezzo di trasporto da parte del lavoratore.

Questo tipo di rimborso è molto più complicato rispetto al rimborso di una trasferta effettuata tramite mezzi pubblici o rispetto al rimborso forfettario che spetta al dipendente nel caso della concessione in uso promiscuo dell’auto aziendale.

Infatti il rimborso chilometrico prevede molte più clausole e deve tener conto di molti più fattori.

Vediamo insieme quali.

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Come calcolare il rimborso chilometrico

Innanzitutto prima di effettuare il calcolo chilometrico devi sapere che sono due le tipologie di spesa che possono essere incluse nel rimborso chilometrico:

  • Le spese proporzionali, ossia quelle che aumentano con l’aumentare del tempo di utilizzo del mezzo di trasporto (come la benzina o il gasolio).
  • Le spese non proporzionali, cioè quelle non direttamente riconducibili al trasporto in sé. Come i ticket dei parcheggi, i pedaggi autostradali e tutti quei costi sostenuti sporadicamente e che hanno tariffe fisse.

Inoltre è utile capire se il rimborso chilometrico è soggetto a tassazione o meno. Per farlo bisogna tener conto del luogo della trasferta.

In sintesi, se la trasferta avviene all’interno dello stesso comune in cui si trova l’azienda il rimborso chilometrico concorre a formare il reddito del lavoratore. In questo caso è soggetto a tassazione.

Se invece la Trasferta avviene al di fuori del comune nel quale si trova l’azienda, allora l’importo del rimborso chilometrico è deducibile ed esente da tassazione. A meno che la distanza tra la meta della trasferta raggiunta dal lavoratore partendo dalla sua abitazione sia minore rispetto a quella tra meta e sede di lavoro.

Passando poi al vero e proprio calcolo del rimborso chilometrico bisogna tenere in considerazione diversi fattori come il tipo di carburante usato, i km percorsi, la tipologia del veicolo e fare riferimento alle Tabelle ACI.

Tabelle ACI dove trovarle e come utilizzarle

Le tabelle ACI sono dei prospetti tramite i quali è possibile calcolare il rimborso che spetta ad un dipendente che effettua una trasferta di lavoro con il proprio mezzo di trasporto.

I valori proposti da queste tabelle sono aggiornati due volte l’anno e sono calcolati dall’ACI tenendo conto delle tariffe del carburante comunicate dal Ministero dello Sviluppo Economico e delle diverse tipologie di veicoli.

Le tabelle ACI possono essere consultate direttamente sul sito Aci. Registrandoti al sito potrai usare il calcolatore automatico e facilitare il calcolo, altrimenti puoi tranquillamente fare il calcolo manualmente.

Tramite questo servizio potrai trovare:

  • Il valore del costo chilometrico relativo ai singoli modelli di autovettura, motociclo, ciclomotore, fuoristrada, furgone.
  • Il valore del costo chilometrico relativo ai singoli modelli di auto.
  • Il prezzo dei carburanti.
  • Limiti di deducibilità fiscale dal reddito d’impresa delle spese di trasferta.

Come semplificare il rimborso chilometrico

È chiaro che quella del rimborso chilometrico può diventare un’attività abbastanza difficile da gestire. Sia per i dipendenti che devono tenere traccia di numerosi fattori per poter fare richiesta del proprio rimborso, sia per il reparto amministrativo che deve costantemente controllare che queste richieste siano corrette.

Un modo per facilitare questo processo  lo fornisce Captio.

Attraverso la sezione “chilometraggio” infatti, il dipendente può creare una nota spese personalizzata andando a segnare data, tipologia di auto utilizzata e tragitto di percorrenza. L’app calcolerà automaticamente la nota spese in base alle tariffe dell’azienda.

Oppure il trasfertista può segnare il suo percorso direttamente attraverso Google Maps.  In questo caso va a selezionare il punto di partenza e quello di arrivo e  Google Maps calcolerà automaticamente il percorso più breve da cui Captio estrarrà l’importo totale da mettere in nota spese in base alla tariffa chilometrica della tua azienda.

Un’altra automatizzazione consentita da Captio è quella del percorso predefinito. Nel caso in cui le trasferte del dipendente prevedano sempre gli stessi percorsi, è possibile impostarli sull’app di Captio e andarli direttamente a selezionare all’occorrenza.

Inoltre grazie a Validata, non solo puoi integrare l’app di Captio in tutti i tuoi sistemi (per maggiori informazioni sulle integrazioni fornite da Validata ti suggeriamo di leggere l’articolo Come integrare Captio nei tuoi sistemi), ma puoi anche implementare numerose altre funzioni in base alle tue esigenze.

Ad esempio tramite le implementazioni di Validata puoi fare in modo che le tue tariffe di rimborso aziendali si aggiornino automaticamente in base all’aggiornamento delle tabelle ACI. Oppure puoi controllare quali dipendenti utilizzano l’auto personale anche quando è disponibile l’auto aziendale o, ancora, puoi verificare chi segue percorsi più lunghi rispetto a quelli suggeriti da Google Maps.

Conclusione

In generale con Validata cerchiamo di sviluppare qualsiasi integrazione necessaria al cliente per rendere ancora più veloce ed efficiente  la gestione delle sue spese di viaggio e chilometraggio.

Se sei interessato ad approfondire tutte le potenzialità di Captio e Validata puoi prenotare una consulenza gratuita QUI.

Come integrare Captio nei tuoi sistemi

Qualche settimana fa abbiamo tenuto un Webinar in cui abbiamo illustrato come integrare Captio nei tuoi sistemi e quali vantaggi l’integrazione può apportare al tuo business.

Per chi se lo fosse perso, ripercorreremo in questo articolo tutti i punti salienti del webinar per dare un’idea precisa delle potenzialità di Captio e del valore aggiunto derivante dalle integrazioni di Validata.

Iniziamo subito!

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Vantaggi di Captio

Captio è un sistema  automatizzato che permette la digitalizzazione della gestione delle note spese dei dipendenti. Funziona sia tramite app (su IOS, Android ma anche su Windows phone), che da web, tramite l’utilizzo delle stesse credenziali.

Semplicemente fotografando lo scontrino è possibile creare le proprie note spese automaticamente.  Captio chiederà solo di aggiungere informazioni come la modalità di pagamento, la categoria della spesa o info aggiuntive richieste dall’azienda (ad esempio indicare eventuali ospiti).

In ogni caso con pochi clic riuscirai a completare la tua nota spese.

Al termine del periodo concordato con l’azienda, come alla fine del mese o alla fine di una trasferta, puoi selezionare tutte le note spese e mandarle in approvazione con un solo clic e tenere monitorato il loro stato di approvazione.

Ovviamente l’utilizzo di Captio semplifica notevolmente il processo di gestione delle note spese sia per i dipendenti che per gli approvatori.

Ma perché utilizzare Captio senza integrarlo ai tuoi sistemi significa non sfruttare a pieno le sue potenzialità? Te lo spieghiamo subito.

Valore aggiunto di Validata

Siamo in grado di integrare Captio con qualsiasi sistema in uso nell’azienda.  In questo modo tutte le attività di “routine” legate alla gestione delle note spese saranno rese automatiche e potrai concentrarti solamente sulle eccezioni come gli sforamenti rispetto alle policy aziendali.

Avendo processato decine di migliaia di note spese, siamo in grado di individuare la soluzione ideale per garantirti la resa migliore del tuo investimento.

Le integrazioni di Validata garantiscono un consistente risparmio di tempo e, di conseguenza, di denaro, grazie a due aspetti fondamentali:

  • Maggiore efficienza per “trasfertisti”, che non perderanno più troppo tempo nel compilare le note spese, e “autorizzatori” , che saranno coinvolti solo nella gestione delle eccezioni o delle anomalie.
  • Miglioramento del processo, dovuto all’eliminazione della carta, al controllo automatico di errori e informazioni, al recupero automatico dell’IVA.

Grazie all’esperienza maturata negli anni possiamo prevedere con esattezza in quanto tempo questi miglioramenti ti permetteranno di recuperare l’investimento effettuato. Puoi calcolarlo tramite questo link: https://www.validata.info/calcolatore-roi

Tipologie di integrazione

Come abbiamo detto, possiamo garantire qualsiasi tipo di integrazione ma, per darti un’idea più precisa, vediamo i principali tipi di integrazione che siamo in grado di fornire.

Integrazione con sistemi HR & Payroll

Allineamento utenze.

  • Inserimento, aggiornamento e disattivazione utenza Captio.
  • Cancellazione (solo dopo che tutte le note spesa sono state conservate) utenza Captio.
  • Integrazione con Active Directory (Single SignOn).
  • Inserimento, aggiornamento e disattivazione liste colleghi (secondo specifiche).

Allineamento workflow approvativi.

  • Inserimento, aggiornamento e cancellazione workflow approvativo.

Sollecito dipendenti con note spese da chiudere, approvatori con note spese da controllare.

Rimborso dipendenti.

  • Generazione flussi (secondo specifica del cliente) per il rimborso in cedolino.
  • Generazione flussi (secondo specifica del cliente) per il rimborso tramite bonifico.

Flusso utenze con dati fondamentali ed eventuali custom fields da inserire in Captio (codice utente, matricola, codice fiscale, reparto, centro di costo, ecc.).

Flusso approvatori (anche più livelli) da implementare in Captio.

Formati INPUT/OUTPUT gestiti (definiti dal cliente) CSV.

  • Excel
  • TXT
  • A dimensione fissa o con separatore
  • XML
  • Formati proprietari

Frequenza / Schedulazione secondo indicazioni del cliente.

Integrazione con i sistemi contabili

Registrazione/Contabilizzazione note spese.

  • Estrazione dati relativi alle note spese.
  • Possibilità di accorpamenti per nota spese, dipendente, reparto, gruppo dipendenti, categoria di spesa, conto contabile.
  • Possibilità di ripartizione della singola spesa su più centri di costo, legati al dipendente o alla trasferta.

Riconciliazione fatture elettroniche.

  • Riconciliazione tra giustificativo di spesa e fattura elettronica (XML messo a disposizione dal cliente).
  • ValiMatch/ ValiMatch as a service.

Integrazione con la tesoreria

Riconciliazione flussi carte di credito.

  • Caricamento flussi delle carte di credito aziendali al fine di sfruttare il processo di riconciliazione automatica messo a disposizione da Captio.
  • Estrazione informazioni inerenti movimenti non riconciliati.
  • Sollecito dipendenti.
  • Workflow approvativo con blocco selettivo delle note spesa che si riferiscono a periodi nei quali sono state sostenute spese con carte di credito e per le quali non è stato caricato alcun giustificativo.

Accantonamento fondi per rimborso delle note spese.

  • Estrazione dati note spese in bozza e/o in approvazione per calcolare i fondi necessari al rimborso delle note spese del periodo.

Formati INPUT/OUTPUT gestiti (definiti dal cliente) CSV.

  • Excel
  • TXT
  • A dimensione fissa o con separatore
  • XML
  • Formati proprietari

Frequenza / Schedulazione secondo indicazioni del cliente.

Business Intelligence

Analisi costi relativi a note spese.

  • Caricamento dati relativi alle singole spese, incrociandoli se possibile o richiesto con altre. informazioni relative alle trasferte (Telepass, Fuel Card, prenotazioni alberghiere, ecc.) in Qlik Sense.
  • Esportazione dati relativi alle singole spese in sistema BI del cliente.
  • ValiSense.

Altre integrazioni

Trasferte & Buoni Pasto.

  • Generazione elenchi pranzi indicati in note spese (anche come ospiti) per poter generare lista buoni pasto da consegnare ai dipendenti che ne hanno diritto.

Riaddebito costi delle trasferte a clienti.

  • Estrazione dati trasferta (eventualmente filtrati) per generazione fatturazione a clienti.
  • Generazione report di trasferta con costi ricavati da note spese effettuate per lo stesso cliente (matricola, impianto, codice, ordine).

Integrazione con flussi operativi.

  • Caricamento matricole, ordini, progetti, centri di costo per i quali il dipendente è coinvolto e per i quali sostiene spese in trasferta.

Integrazione con agenzie di viaggio.

  • Generazione flussi o report con richieste di prenotazioni per voli, alberghi, ecc.

 

In generale cerchiamo di sviluppare qualsiasi integrazione necessaria al cliente per massimizzare la resa del sistema.

Se sei interessato a scoprire le soluzioni migliori per il tuo business offerte da Captio e Validata, puoi prenotare la tua consulenza gratuita QUI

Come ridurre i costi delle trasferte

Una delle domande che si pongono più spesso i travel manager o i reparti amministrativi delle aziende è come ridurre i costi delle trasferte dei dipendenti.

Molti pensano, in maniera alquanto semplicistica, che l’unico modo per risparmiare sulle trasferte sia ridurle. Per quanto però, soprattutto nell’ultimo anno, sia diventato più comune sostituire incontri di lavoro con videocall, eliminare del tutto i viaggi significa perdere delle opportunità e alla fine isolare la propria azienda.

Fortunatamente le spese di trasferta possono essere previste e contenute, senza dover ridurre il numero di viaggi, dipende tutto dalla bravura di chi li organizza.

Per questo nell’articolo di oggi vogliamo darti 5 consigli utili per gestire al meglio le spese di viaggio e risparmiare.

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Pianifica in anticipo

La regola d’oro quando si organizzano viaggi di lavoro è pianificare con un certo anticipo. Infatti il mercato attuale è caratterizzato da fluttuazioni di prezzo. Queste dipendono dal momento in cui si prenota e dal sito o all’agenzia a cui ci si rivolge.

Prenotare all’ultimo momento può far lievitare i prezzi di aerei, treni, hotel e non ti dà il tempo di confrontare i vari prezzi per uno stesso servizio.

La mancanza di tempo infatti incide anche sul modo in cui viene organizzato il viaggio. Di certo sarà tutto fatto in maniera più frettolosa e meno pensata.

Avere abbastanza tempo, invece, consente anche di prevedere esattamente tutte le esigenze che avrà il dipendente in viaggio. Ciò permette anche di preventivare un tetto massimo di spesa e ti consentirà di valutare se stipulare o meno assicurazioni di viaggio e via dicendo.

Sii flessibile

Come dicevamo, il prezzo per una camera di albergo o per un mezzo di trasporto, non è sempre uguale, ma può variare in maniera consistente in base al giorno in cui lo si sceglie.

Dunque riuscire ad essere flessibili nelle date di viaggio può apportare un considerevole risparmio da non sottovalutare.

Stipula convenzioni o abbonamenti

Se nella tua azienda i viaggi d’affari sono frequenti, è importante cercare di stipulare accordi che potrebbero incidere sensibilmente sulle spese di viaggio.

Convenzioni con alberghi, catene di ristorazione o abbonamenti con i mezzi di trasporto più utilizzati, ti aiuterebbero a risparmiare e, in molti casi, anche a sottrarti a quelle fluttuazioni di prezzo di cui parlavamo poco fa.

Pensa ad esempio alle tariffe degli alberghi che variano in base alla stagionalità. Una convenzione con le catene di alberghi più utilizzate nei pernottamenti dei tuoi dipendenti potrebbe evitare di pagare enormi differenze di prezzo in periodi diversi dell’anno.

Una convenzione con un ristorante potrebbe fornire sconti speciali, così come una tessera fedeltà o un abbonamento ai mezzi di trasporto.

Definisci la travel policy

Ne avevamo già parlato nell’articolo Migliorare la gestione note spese aziendali ma è sempre bene ribadirlo: avere una policy aziendale ben definita e ben comunicata è essenziale per non ritrovarsi con spese impreviste che sforano i massimali.

Ogni azienda deve avere una politica di rimborsi di viaggio chiara che definisca regole e limiti. L’azienda deve essere però anche in grado di comunicarla. Tutti i dipendenti, cioè, devono sapere esattamente quali comfort sono previsti durante i loro viaggi e quali invece sono i tetti da non sforare e le attività non rimborsabili.

Ottimizza i costi indiretti

Quando parliamo di costi diretti di una trasferta lavorativa, ci riferiamo a tutte quelle spese che abbiamo trattato fin ora come il costo di una camera di hotel, di un volo aereo, dei pasti, dei taxi ecc.

I costi indiretti, invece, sono quelli legati proprio all’organizzazione del viaggio e al rimborso spese dopo il viaggio.

Pensa infatti a quanto tempo impieghi nel prenotare i viaggi, confrontando tutte le soluzioni migliori o, ancora peggio, le ore che impieghi ogni mese a controllare spese e giustificativi o a recuperare l’IVA internazionale dei viaggi all’estero.

Il tempo tuo e di eventuali collaboratori, occupato in queste attività, si traduce ovviamente in un costo che potresti investire in modo migliore, svolgendo attività più profittevoli per l’azienda.

Il modo più efficace per ridurre questi costi indiretti è dotandoti di strumenti di gestione automatizzata come quella offerta da Captio.

Quest’app infatti ti permette di gestire in maniera più veloce le note spesa dei dipendenti, automatizzare i recuperi dell’IVA, applicare automaticamente le policy aziendali e molto altro.

Grazie alle integrazioni di Validata, poi, è possibile anche personalizzare tutti questi servizi in base alle specifiche esigenze di ogni azienda.

Se vuoi scoprire gli altri vantaggi che Captio e Validata possono apportare alla tua azienda ti invitiamo a leggere l’articolo Digitalizzare le note spese.

 

Come migliorare la gestione note spese aziendali

Molti manager e membri del personale amministrativo ogni mese si ritrovano a porsi la stessa domanda: come fare a migliorare la gestione note spese aziendali?

Questo processo di gestione e controllo, infatti, è uno di quelli che richiede più tempo da parte dell’amministrazione del personale o della segreteria amministrativa.

Inoltre è una di quelle attività che, se ottimizzata, può portare notevoli risparmi all’azienda non solo temporali, ma anche economici. È possibile, infatti, evitare sprechi, errori e addirittura potenziali truffe.

Come?

Te lo spieghiamo subito.

 

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Definisci e diffondi la policy aziendale

Ogni azienda dovrebbe avere una politica di rimborso delle spese dei dipendenti precisa e ben delineata. Ci devono essere regole e limitazioni chiare che non lascino spazio ad interpretazioni.

Oltre ad essere ben definita, però, la policy deve essere anche ben comunicata.

Se la policy è fumosa o non è comunicata a dovere, per i dipendenti sarà difficile tenere a mente tutte le regole. Perciò capiterà sicuramente che qualcuno sfori i tetti di rimborso o che includa nei suoi resoconti mensili anche spese non rimborsabili.

Assicurarsi che i dipendenti conoscano bene la policy aziendale ti aiuterà a far risparmiare all’azienda spese non previste o a risparmiare malumori ai dipendenti che si vedono negati alcuni rimborsi.

Evitare questi errori ed inconvenienti significa  ovviamente anche un’enorme semplificazione di gestione nel processo di rimborso.

Programma i viaggi in anticipo

Le spese dei dipendenti in trasferta possono rivelarsi parecchio dispendiose e difficili da gestire, soprattutto se i viaggi non vengono organizzati in maniera strategica.

Innanzitutto i viaggi vanno programmati con un certo anticipo in modo da poter scegliere tra diverse tariffe e disponibilità e optare per la più conveniente.

Inoltre pianificare nei dettagli il viaggio significa anche poter prevedere un budget totale di spesa, in modo che non ci siano grossi imprevisti.

Automatizza il processo

Ogni mese il reparto amministrativo deve controllare la completezza e la correttezza dei dati nei moduli delle note spese e la corrispondenza con i giustificativi allegati. Deve verificare la veridicità dei documenti cartacei ricevuti, l’inerenza con l’attività lavorativa e la coerenza con le policy aziendali.

Queste attività portano via tantissimo tempo e, sebbene pochi contabili lo ammetterebbero, la verità è che non sempre i controlli sono approfonditi quanto dovrebbero.

Attraverso una digitalizzazione della gestione delle note spese questi problemi sono eliminati.

Come abbiamo raccontato nell’articolo 5 Buoni motivi per cui digitalizzare le note spese dei dipendenti, passare dall’analogico al digitale significa non solo risparmio di tempo ma anche maggior rispetto della politica di rimborso aziendale.

Nei casi in cui la comunicazione precisa della tua policy non prevenga del tutto gli errori e i superamenti dei massimali, la soluzione digitale evita una volta per tutte queste situazioni.

Infatti ogni dipendente dovrà scrivere le sue note spese direttamente su un’app su cui saranno fissate già tutte le tue regole di rimborso.

Oltre a questo, un’app come Captio, unita alle integrazioni di Validata, può:

Aiutarti a ridurre i tentativi di frode.

Per un’azienda, le frodi interne, possono avere un grosso costo in termini monetari se non ci si accorge della truffa in atto e se più di un dipendente assume questo atteggiamento scorretto.

L’app di Captio,  può controllare ogni scontrino, ogni importo, ogni giustificativo, e informarti se qualcuno non rispetta le regole. Inoltre, grazie all’accesso ai dati storici, potrai vedere anche se la stessa situazione si è verificata più di una volta.

Analizzare le spese.

Digitalizzando le note spese è possibile analizzare le spese di un’azienda e individuare quali sono le attività più costose o in che periodo ci sono i maggiori flussi di cassa.

Tutti questi dati possono fornire insight interessanti sulle possibili modifiche alla politica di rimborso dell’azienda (in modo da ottenere un significativo risparmio).

– Recuperare facilmente l’IVA 

Il rimborso dell’IVA può essere un ottimo modo per ottimizzare le risorse economiche di un’azienda. Essendo però un processo lungo e noioso, molti rinunciano a farlo, soprattutto quando si tratta di piccole cifre.

Attraverso una gestione automatica delle fatture, invece, sarà molto più facile affrontare questo processo, grazie alle automazioni di Captio.

Webinar

Se sei interessato a capire meglio come funziona Captio e tutte le potenzialità che possono essere sviluppate tramite integrazioni personalizzate, registrati al webinar gratuito che si terrà Venerdì 18 luglio.

Esploreremo insieme tutte le modalità di digitalizzazione della gestione delle note spese e gli enormi vantaggi che questo tipo di innovazione può portare alla tua azienda in termini economici, di tempo, di qualità lavorativa del personale e rapporto tra i dipendenti.

Registrati QUI.

Evitare errori e frodi nelle note spese

Evitare errori e frodi nelle note spese è un fattore fondamentale per ogni azienda.

La gestione delle note spese infatti, può rivelarsi un grosso onere per le aziende, anche da un punto di vista monetario.

Per questo, essere in possesso di tutte le armi per evitare sprechi e ottimizzare i costi di gestione, dovrebbe essere una priorità per qualsiasi manager e reparto amministrativo.

La digitalizzazione del processo di gestione è senza dubbio il tuo alleato principale in questo processo di ottimizzazione ed efficientamento. Ma come fare a passare al digitale?

Prima di addentrarci nel discorso sulle soluzioni migliori per evitare spese inutili, facciamo un passo indietro e iniziamo definendo le tipologie di errori e frodi più comuni.

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Gli errori più frequenti nella compilazione delle note spese

La maggior parte dei dipendenti compila il documento con le proprie note spese durante i classici “5 minuti liberi” o in pausa pranzo o a fine giornata. Insomma in tutti quei momenti in cui la soglia dell’attenzione non è particolarmente elevata e l’errore è sempre dietro l’angolo.

D’altra parte, per gli amministrativi, il lavoro di controllo delle note spese è lungo e ripetitivo (soprattutto nelle grandi aziende può richiedere interi giorni). Per cui è possibile che in molti casi anche a loro sfuggano gli errori di compilazione.

Questi errori possono portare, nel lungo periodo, a degli sprechi tanto inutili quanto consistenti.

Gli errori più comuni sono:

Errori di compilazione

Sbagliare una cifra, duplicare una voce, omettere una virgola, sono semplici errori di distrazione che possono procurare all’amministrazione una certa mole di lavoro extra.

Dati mancanti

A volte il problema nelle note spese non sono gli errori ma la mancanza di dati fondamentali. Oltre a nome, cognome, spese sostenute e rispettivi importi (già in questi dati basilari possono esserci delle lacune), alcune aziende chiedono ulteriori dati. Ovviamente più la nota spese si fa complicata, più aumenta il rischio di saltare informazioni, costringendo chi si occupa del controllo a dover contattare il diretto interessato per il completamento dei dati mancanti.

Superamento dei limiti imposti dalla policy aziendale

Ogni azienda ha la propria policy riguardo le spese dei dipendenti. Ci possono essere dei limiti di spesa giornaliera o limiti rispetto a particolari acquisti. Il dipendente è tenuto a conoscere la politica della propria azienda, ma una distrazione o una dimenticanza possono portare a non rispettare le regole.

Importi non corrispondenti ai giustificativi

Un altro errore frequente è quello di trascrizione dell’importo presente nel giustificativo. Scontrini stampati male, rovinati, fatture estere poco chiare, o una semplice svista possono rallentare tutta la procedura e imporre diverse rettifiche.

Tutte le tipologie di frodi interne

Fino ad ora abbiamo analizzato gli errori fatti in buona fede, quelli dovuti soprattutto a distrazione o dimenticanza. Alcuni errori però non sono involontari, ma sono fatti in maniera consapevole. Parliamo di veri e propri tentativi di frode o abuso.

Si tratta di attività che mirano a gonfiare la nota spese in modo da guadagnare qualche euro in più sottraendolo in maniera illecita all’azienda.

La frode interna può costare, al lavoratore, un licenziamento in tronco (cioè senza il rispetto del periodo di preavviso).

Per l’azienda, le frodi interne, possono avere un grosso costo in termini monetari se non ci si accorge della truffa in atto e se più di un dipendente assume questo atteggiamento scorretto.

In generale minore è il controllo dell’amministrazione sulle note spese, maggiore è la possibilità di subire tentativi di frode.

Prima di capire come intensificare il controllo, però, capiamo quali sono le tipologie di frode che potrebbero essere attuate, per poterle distinguere dagli errori involontari.

I tentativi di abuso più frequenti sono:

Rimborso spese personali.

In questo caso il dipendente cerca di far rientrare come spesa legata al lavoro o ad una trasferta delle spese personali (come una cena in famiglia o il pieno di benzina per andare a fare una gita fuoriporta).

Rimborsi multipli e Spese gonfiate.

In questi casi la situazione può diventare spinosa poiché è difficile provare o avere la certezza che si tratti di un tentativo di frode e non di un errore involontario. Infatti nel caso di richiesta di rimborsi multipli il lavoratore inserisce più di una volta nella stessa nota spese la stessa voce. Nel secondo caso il dipendente, in corrispondenza di una voce di spesa, inserisce una cifra più alta rispetto a quella reale. È evidente come errori del genere possano essere dovuti anche a distrazioni. Probabilmente l’unico fattore che potrebbe darti una prova della malafede del dipendente è un atteggiamento reiterato nel tempo. Ossia se questo tipo di “errore” diventa un’abitudine nelle sue note spese, mese per mese.

Come evitare errori e frodi nelle note spese

Come abbiamo anticipato all’inizio di questo articolo, il modo migliore e il più efficace per ridurre drasticamente errori e frodi è attraverso la digitalizzazione del processo di gestione delle note spese.

L’app di Captio, ad esempio, può controllare ogni scontrino, ogni importo, ogni giustificativo, senza tralasciare nessuna informazione.

Grazie alle integrazioni di Validata, poi, si possono implementare soluzioni personalizzate come il controllo del rispetto dei massimali imposti dalla politica aziendale o anche l’automatizzazione di procedure come il recupero dell’IVA o la riconciliazione bancaria.

Tutti i benefici della digitalizzazione

Oltre a ridurre drasticamente il rischio di errori e frodi, la digitalizzazione della gestione delle note spese, può apportare numerosi altri vantaggi alla tua azienda.

Primo tra tutti è il risparmio di tempo. Le risorse del settore amministrativo non dovranno più essere bloccate ogni mese, per giorni, in un’attività indispensabile ma che non porta nessun valore aggiunto. Potranno dedicarsi a mansioni diverse, poiché tutto il processo di raccolta dati e controllo sarà totalmente automatizzato.

Inoltre, è ben risaputo come un risparmio di tempo per un’azienda significhi anche risparmio di risorse economiche.

Ma i vantaggi della digitalizzazione non finiscono qui. Se sei curioso di scoprire tutti i buoni motivi per cui dematerializzare il processo di rimborso è diventato un passo fondamentale per ogni azienda, ti invitiamo a leggere il nostro articolo 5 buoni motivi per cui digitalizzare le note spese dei dipendenti.