Ti occupi di Note Spese? Vuoi facilitarne la gestione?

INTEGRAZIONI PERSONALIZZATE PER UNA GESTIONE DIGITALE DELLE NOTE SPESE

Scontrini e Note spese

In meno di 1 mese Validata può integrare Captio su tutti i sistemi informativi personalizzando le funzioni in base alle tue esigenze.

Potrai risparmiare fino a 50.000 € l’anno rispettando tutte le policy aziendali e non solo:

  1. Semplifica l’acquisizione degli scontrini;
  2. Intercetta le frodi e il superamento di massimali;
  3. Elimina gli errori manuali e recupera l’IVA sulle spese;
  4. Applica automaticamente le policy aziendali.
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    Ho letto la tutela della privacy e acconsento al trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE n. 679/2016.

    i vantaggi

    Taglia fino all’80% del tempo

    Semplifica la registrazione di fatture e scontrini, eliminando la carta e riducendo il tempo dedicato alla gestione della Nota Spese. 

    Recupera l’IVA sulle spese

    Recupera l’IVA e automatizza il controllo degli scontrini, la conciliazione delle carte e la riconciliazione delle fatture elettroniche.

    Controlla i costi e rispetta le policy

    Elimina gli errori ed intercetta i tentativi di frode. Controlla ed analizza i costi rispettando vincoli e massimali della tua policy aziendale.

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    Quanto è difficile gestire lA notA spese?

    Gestire la nota spese significa occuparsi di una corposa e complessa attività di back office. Ogni mese, manager e risorse amministrative perdono decine e decine di ore svolgendo noiose attività di controllo, correzione, validazione, liquidazione, riconciliazione, contabilizzazione e conservazione.

    La classica gestione manuale, oltre ad essere estremamente costosa, comporta inevitabili errori umani come sviste, e non sempre è possibile avere il reale controllo dei costi. In tanti casi, risulta complicato intercettare in maniera semplice e veloce chi supera i massimali imposti dalle policy aziendali e di quanto li supera.

    Anche il recupero tradizionale dell’IVA è un processo amministrativo che costa parecchio tempo, e sono molte le aziende che non lo eseguono perchè il suo costo supera il massimo valore recuperabile pari al 7,21%.

    La soluzione è digitalizzare

    Grazie alla digitalizzazione della gestione della nota spese puoi risparmiare fino all’80% del tempo sulle attività sia dei trasfertisti che del back office, puoi evitare errori, capire immediatamente quando i vincoli aziendali vengono superati e recuperare automaticamente l’IVA, anche su importi contenuti. Senza contare che sarai finalmente libero dal maneggiare carta e dall’obbligo di conservarla!

    Questo significa che puoi risolvere gran parte dei problemi legati alla nota spese con una semplice APP.

    La cosa davvero interessante è che grazie alle nostre integrazioni e personalizzazioni dell’APP, puoi sfruttare Captio per ottenere incredibili vantaggi per il tuo lavoro!

    Come funziona l’APP?

    Commerciali e Trasfertisti

    Smetti di accumulare scontrini e fatture! Basta fotografarli: gli scatti hanno validità legale come da regolamento EU 910/2014 (eIDAS).

    Apri l’APP e scatta una foto allo scontrino, inserisci le spese e digitalizza la ricevuta.

    1

    L’OCR di Captio estrae dalla foto i dati necessari per realizzare il tuo rapporto spese. L’APP verifica che ciò che hai inserito sia conforme con la policy aziendale e segnala gli errori, blocca le doppie registrazioni e invia le ricevute corrette all’amministrazione.

    2

    HR, Responsabile Amministrativo, Ufficio Note Spese

    Tramite l’APP imposta limiti di spesa e le policy aziendali

    1

    L’APP predispone le spese per essere approvate, evidenzia i tentativi di frode, riduce i tempi di elaborazione delle note spese e semplifica la correzione degli errori.

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    Le spese vengono rimborsate in poco tempo ai dipendenti.

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    Tramite l’APP imposta limiti di spesa e le policy aziendali

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    Smetti di accumulare scontrini e fatture! Basta fotografarli: gli scatti hanno validità legale come da regolamento EU 910/2014 (eIDAS).

    Apri l’APP e scatta una foto allo scontrino, inserisci le spese e digitalizza la ricevuta.

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    L’OCR di Captio estrae dalla foto i dati necessari per realizzare il tuo rapporto spese. L’APP verifica che ciò che hai inserito sia conforme con la policy aziendale e segnala gli errori, blocca le doppie registrazioni e invia le ricevute corrette all’amministrazione.

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    L’APP predispone le spese per essere approvate, evidenzia i tentativi di frode, riduce i tempi di elaborazione delle note spese e semplifica la correzione degli errori.

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    Le spese vengono rimborsate in poco tempo ai dipendenti.

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    Perché sceglierE VALIDATA?

    Integriamo Captio su qualsiasi Sistema

    Costruiamo soluzioni personalizzate integrando Captio con qualsiasi sistema come Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Netlq, Qlikview, Cognos, Qlik, Windows Server etc.

    Con Validata sarai online in meno di 1 mese

    I nostri progetti sono pronti all’utilizzo in circa 3 settimane. Con la nostra soluzione potrai ridurre fin da subito il tempo dedicato alle Note Spesa risparmiando fino a 50.000 € l’anno.

    Soluzione sartoriale al Giusto Prezzo

    Dalla composizione dei file alla formazione del tuo personale: offriamo soluzioni su misura, riducendo il più possibile lo sforzo di adattamento a Captio, a un prezzo competitivo.

    Servizio su misura

    Personalizziamo Captio per soddisfare le esigenze dei nostri clienti, aiutandoli a:

    • Estrarre informazioni sui pranzi per definire quanti ticket lunch consegnare o meno al dipendente.
    • Calcolare la percorrenza delle auto aziendali / personali nel mese: in questo modo si può tener conto del chilometraggio delle auto per non superare quello contrattuale. Inoltre, integrando il sistema delle presenze, con Captio si può controllare se l’auto aziendale è utilizzata anche per motivi non lavorativi.
    • Importare i dati delle carte di credito: puoi riconciliare i pagamenti e integrarne la registrazione nel tuo sistema contabile.
    • Riaddebitare a terzi le spese generate per commesse o per specifiche trasferte.
    • Gestire differenti sedi e contabilità con valute, controlli, rimborso VAT e policy diverse.
    • Approvare le note spese da distinti sistemi: direttamente con Captio o con un altro sistema di Travel Management.

    Un ecosistema completo

    I nostri clienti

    faq

    Si, gli scatti hanno validità legale come da regolamento EU 910/2014 (eIDAS).
    I ticket non saranno più consegnati all’azienda ma, dopo avviso di avvenuta conservazione digitale, potranno essere distrutti dal trasfertista.

    Si, l’app acquisisce i dati basilari (fornitore, data, importo) presenti sul ticket. Nel caso in cui non riesca ad acquisire un dato, sarà chiesto all’utente di inserirlo manualmente. Ulteriori dati possono eventualmente essere acquisiti tramite le integrazioni.

    Il motore Captio di OCR/ICR è in grado di leggere documenti in 202 lingue, tra cui:

    armeno (orientale, occidentale, Grabar), baschiro, bulgaro, catalano, croato, ceco, danese, olandese (Paesi Bassi e Belgio), inglese, estone, finlandese, francese, tedesco (nuovo e vecchio), greco, ungherese, italiano, indonesiano, lettone, lituano, norvegese (Nynorsk e Bokmal), polacco, portoghese (Portogallo e Brasile), rumeno, russo, sloveno, spagnolo, svedese, tartaro, turco e ucraino, giapponese, coreano, cinese (RPC e Taiwan), thai, ebraico, arabo, latino, azerbaigiano (latino), russo (vecchia ortografia) e altre 136 lingue aggiuntive con caratteri latini, cirillici o greci.

    Si, utilizzando il supporto di Captio per il Single Sign-On (sia per il mobile che per la web-app) e gli appositi URL-Scheme per iOS e Android.

    La App gestisce spese sostenute in divisa estera. L’importo è proposto sia nella divisa originale che nella sua conversione in Euro, al cambio della data di spesa determinato dal servizio Openexchangerates.org.

    Per la riconciliazione sono importabili flussi di CCAC di qualsiasi tipo. Abbiamo già gestito AMEX, VISA, MASTERCARD, sia con flussi pervenuti dalle emittenti le Cards che da banche quali BPER, UNICREDIT e BNL. Abbiamo anche gestito flussi disuguali, pur se pervenuti da una stessa Card o banca.

    Il sistema ha tre livelli di confidenza: OCR + ICR + BPO. Il livello BPO abilita l’intervento umano ove i precedenti livelli non offrano un sufficiente livello di confidenza sul risultato richiesto al riconoscimento automatico; questo è molto importante per almeno 2 motivi:

    • sono sempre letti anche i giustificativi redatti a mano
    • il funzionamento del modulo anti-frode si basa in parte sul risultato di riconoscimento iniziale.


    Mentre normali OCR offrono risultati apprezzabili nel 70% – 80% dei casi, il sistema OCR + ICR + BPO di Captio supera il 99%.

    Assolutamente si. L’IVA è sempre recuperabile se esposta sul giustificativo di spesa.
    Anche della VAT per spese estere può essere ottenuto il rimborso, con le nostre integrazioni.

    Si, il recupero di diverse imposte fiscali è automatico con l’app Captio.

    Il rimborso può essere configurato in base all’alimentazione dell’auto (benzina, diesel, ibrida), per cilindrata, o anche in accordo alle tabelle ACI.

    Le immagini dei giustificativi non sono mai perse accidentalmente; restano sul dispositivo in attesa che una nuova connessione ne permetta l’upload automatico. Ciò consente di operare da rete wi-fi pubblica, consigliabile dove la connessione è costosa.

    Richiedi appuntamento per la consulenza gratuita, ti contatteremo il prima possibile per fissare una data!

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    10 consulenze disponibili al mese

    Vuoi conoscere Validata e scoprire come possiamo aiutarti realmente nelle tue attività di gestione delle note spese? Ti offriamo la consulenza gratuita di uno dei nostri esperti. Analizzeremo insieme il caso della tua azienda e potrai constatare personalmente quanto puoi risparmiare.

    MA ATTENZIONE!

    Durante la consulenza della durata di oltre 100 minuti, analizzeremo il tuo caso specifico rispondendo ad ogni tua domanda e valutando tutte le soluzioni possibili. Trattandosi di una consulenza unica e personalizzata sulla base alle caratteristiche aziendali del Cliente, abbiamo messo a disposizione solo 10 consulenze gratuite ogni mese.

    Nel calendario puoi trovare le disponibilità dei prossimi mesi:

    MARZO

    2

    Consulenze disponibili
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    APRILE

    4

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    MAGGIO

    7

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    GIUGNO

    9

    Consulenze disponibili
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    LUGLIO

    10

    Consulenze disponibili
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    AGOSTO

    10

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      Ho letto la tutela della privacy e acconsento al trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE n. 679/2016.

      chi è Validata?

      VALIDATA srl opera da anni nella gestione digitale delle note spese da trasferta, offrendo la soluzione Captio, una app mobile e web che s’è affermata per la capacità di adattarsi alle molteplici esigenze di back-office amministrativo delle aziende. Siamo stati i primi in Italia a ottenere parere favorevole su una istanza presentata all’Agenzia delle Entrate, ciò significa, che i documenti raccolti tramite Captio sono a norma di legge, con conformità fiscale.

      Dal 2004 assistiamo le imprese nella digitalizzazione dei processi di business e soddisfiamo le esigenze in materia di conservazione digitale e di fatturazione elettronica con la professionalità che ci è imposta dalla certificazione ISO/IEC 27001:2013.

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