Gestione delle Note Spese dei tuoi Dipendenti

Validata distribuisce in Italia l’app Captio, per la gestione delle note spese dei dipendenti totalmente digitalizzata (sia tramite smartphone che tablet).

Captio offre ai trasfertisti e all’azienda un processo digitale molto più efficiente, controllato, trasparente ed economico rispetto al processo tradizionale cartaceo.

Inoltre abilita in un unico flusso digitale la programmazione, l’autorizzazione e la prenotazione del viaggio.

Non solo. Captio consente la totale digitalizzazione di rendicontazione, monitoraggio, riconciliazione e contabilizzazione delle spese e l’archiviazione delle note spese coi pertinenti giustificativi.

Perché la gestione digital delle note spese conviene?

Digitalizzare le note spese dei dipendenti è il miglior modo per gestire i flussi di rimborso e le trasferte dei dipendenti.

I principali vantaggi sono:

  • Risparmio di tempo

Gestire la nota spese significa occupare ogni mese ore ed ore di interi reparti amministrativi in attività di controllo, correzione, validazione, liquidazione, riconciliazione, contabilizzazione e conservazione.

Digitalizzando la gestione delle note spese, è possibile risparmiare fino all’80% del tempo generalmente dedicato a queste attività.

Infatti, sarà un software ad occuparsi del controllo di spese, giustificativi, rispetto delle policy e via dicendo. L’intero processo verrà completato in pochi clic.

  • Riduzione di errori e tentativi di frode

I dipendenti inseriscono i dati relativi alle loro spese nei campi predefiniti e il software identifica qualsiasi incongruenza sia tra quanto dichiarato e giustificativi sia incongruenze rispetto alle policy aziendali.

Inoltre i processi che generalmente danno maggior adito ad errori come il recupero dell’IVA e i rimborsi chilometrici sono totalmente automatizzati. 

  • Ottimizzare le policy di rimborso aziendali e ridurre gli sprechi

Con Captio e le integrazioni di Validata è possibile analizzare tutti i dati relativi alle spese dei dipendenti come le attività che producono i maggiori costi o quelle che comportano più spesso violazioni della policy.

Analizzando questi dati si possono apportare modifiche alle politiche aziendali in modo da ridurre gli sprechi e generare consistenti risparmi.

Qual è il valore aggiunto di Validata ai servizi di Captio?

Validata può adattare le funzionalità di Captio a qualsiasi sistema offrendo soluzioni totalmente personalizzate.

Inoltre, a differenza di molti competitors, le integrazioni di Validata sono pronte all’utilizzo in circa 3 settimane. Questo significa che potrai ridurre fin da subito il tempo dedicato alle note spese. 

In più con Validata avrai totale possibilità di personalizzazione, velocità ed efficienza ad un prezzo competitivo.

Di seguito la lista completa di tutti i vantaggi offerti da Validata:

  • Libertà dalla carta (nel rispetto del parere favorevole dell’Agenzia delle Entrate alla distruzione dei giustificativi cartacei di spesa – Interpello n. 954-479/2017).
  • Reporting per detrazione cumulativa dell’IVA dalle fatture.
  • Integrazione con un servizio di archiviazione elettronica che soddisfa gli obblighi di conservazione previsti per i documenti rilevanti ai fini tributari.
  • Integrazione certificata ISO/IEC 27001:2013 con i sistemi informativi dell’azienda o di terze parti.
  • Riconciliazione con i flussi delle carte di credito utilizzate.
  • Analisi e setup iniziale di categorizzazione delle spese e di applicazione delle policy aziendali.
  • Attivazione massiva dei trasfertisti.
  • Sessioni on-line di presentazione o formazione.
  • Admin-as-a-Service (amministrazione terziarizzata dell’applicazione).
  • Assistenza.