Linee guida AgID sui documenti informatici: cosa cambia

Il 17 ottobre 2019 sono state pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Gli effetti di questo documento coinvolgono tutti quei soggetti che ogni giorno operano con dati sensibili all’interno dei processi aziendali.

In questo articolo abbiamo deciso di approfondire questa importante novità, focalizzandoci su tre punti specifici:

• cosa sono le Linee guida AgID;
• il perché delle nuove Linee guida;
• cosa cambia con le Linee guida AgID.

Cosa sono le Linee guida Agid

Le Linee guida disposte dall’Agenzia per l’Italia Digitale sono un innovativo contenitore per tutte quelle regole tecniche che fino ad oggi si sono sommate in materia di gestione documentale senza mai assumere una forma univoca.

Il principale obiettivo è quindi quello di aggregare e aggiornare le prassi sulla base dell’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale (anche chiamato CAD), che si occupa di regolamentare la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti pubblici informatici.

Queste Linee guida introdotte dall’AgID dovranno essere applicate entro 180 giorni dalla loro entrata in vigore, che si prevede indicativamente nel mese di settembre 2020, a seguito della consultazione europea.

Saranno, quindi, definitivamente abrogate due norme attualmente in vigore:

• il DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, salvo il suo articolo 13 che resta valido fino a ulteriori direttive delle Linee guida (articolo 29 del Codice dell’amministrazione digitale, CAD);
• il DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”.

Il perché delle nuove Linee guida

Ad oggi manca una chiara unificazione delle regole che disciplinano il trattamento della documentazione digitale. È quindi imprescindibile partire proprio da questo punto per introdurre nuove modalità di trattamento delle informazioni e dei dati.

Nello specifico, questa rivoluzione riguarderà la gestione documentale in quanto processo, ponendo quindi l’attenzione su tutte le sue fasi, dalla formazione alla gestione, fino alla conservazione dei documenti ufficiali e privati.

È chiaro come questi meccanismi riguardino in primo luogo coloro che si interfacciano con l’azienda, dai fornitori ai clienti. La necessità di creare delle Linee guida unificate riguarda quindi anche la salvaguardia dei dati raccolti e gestiti, soprattutto in merito al loro trattamento con l’evoluzione digitale in corso.

Perché possano essere tanto efficienti quanto sicure, le nuove modalità di gestione dei documenti necessitano di iter formalizzati e sistemi informatici in grado di rispondere alle richieste pratiche dell’amministrazione e garantire il completo controllo dei documenti trattati. Anche nella conservazione digitale, inoltre, i processi devono essere ottimizzati e messi in sicurezza perché possano assicurare l’accessibilità, l’autenticità e la reperibilità di ogni documento informatizzato.

Cosa cambia con le Linee guida AgID

Le Linee guida di cui abbiamo finora parlato sono intrinsecamente rivoluzionarie, a partire dalle innovazioni introdotte con alcune scelte formali.

L’Agenzia per l’Italia Digitale ha scelto di formalizzare le sue regole in un modo tutto nuovo. Al posto dei classici tecnicismi compare un linguaggio più colloquiale: nessun comma, quindi, ma più comuni frasi che racchiudono al loro interno le prescrizioni da seguire.

Accanto a questa forma “destabilizzante” per gli amanti dei formalismi (ma più vicina alla facile comprensione), le Linee guida introducono anche note di riferimento normativo, per una lettura ancora più agevole senza pericolo di incomprensioni.

Passando a introduzioni più tecniche, si comincerà a parlare anche di sigillo elettronico qualificato e firma elettronica avanzata, per un maggior controllo sui documenti e sui processi di protocollazione. Proprio a questo proposito, gli standard vengono totalmente ristrutturati: ci saranno nuovi formati per la registrazione e segnatura dei protocolli, coinvolgendo anche le modalità di trasmissione e le informazioni obbligatorie.

La fase di gestione documentale, nello specifico, viene particolarmente analizzata nelle nuove Linee guida. Entra esplicitamente in gioco la necessità di un coordinamento preciso con le regole stabilite dal Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e dal regolamento europeo per la protezione dei dati personali (GDPR).

Sarà un lavoro di squadra, in cui tutti i gruppi di regolamentazione dialogano tra loro per eliminare ogni possibilità di interpretazione o discostamento.

Parlando invece di conservazione dei dati, le aziende potranno appoggiarsi a realtà specializzate esterne (conservazione digitale in outsourcing). L’unica condizione è che queste siano aziende accreditate AgID, perché i loro sistemi di archiviazione siano monitorabili e costantemente conformi alle regole di conservazione dei dati.

Per queste novità imminenti è importante informarsi e cominciare a prendere confidenza con i nuovi attori e le nuove prescrizioni: contatta oggi stesso i professionisti di Validata e scopri le soluzioni più efficaci per una gestione digitale efficace dei documenti e dei dati aziendali.