Gestione delle note spese di Berlin Packaging Italy: la soluzione digitale di Captio e Validata
In questo articolo ti racconteremo l’esperienza di digitalizzazione dei processi di gestione delle note spese di cui Berlin Packaging Italy ha beneficiato grazie a Captio e ai servizi di integrazione di Validata.
Berlin Packaging Italy fa parte della divisione EMEA di Berlin Packaging, il più grande Hybrid Packaging Supplier al mondo. Il gruppo è specializzato nella fornitura di contenitori e chiusure in vetro, plastica e metallo (e altri servizi di imballaggio ibrido).
Prima di scegliere Captio, Berlin Packaging non disponeva di una soluzione unica per la gestione delle note spese. Validata si è proposta come partner unico in grado di offrire un servizio completo ed efficiente a 360 gradi.
Il servizio ha reso possibile automatizzare al 99% l’intero processo di gestione delle spese di Berlin Packaging Italy.
I diversi ostacoli connessi con la gestione cartacea delle spese sono stati eliminati. Tutte le operazioni di controllo, verifica e archiviazione delle note spese aziendali sono state snellite e ottimizzate. Ciò ha portato numerosi benefici in termini di tempo, risorse ed efficienza dei dipendenti.
Nel corso dell’articolo vedremo come si è svolto il processo di digitalizzazione della gestione delle note spese. E spiegheremo anche i motivi che hanno portato Berlin Packaging Italy a optare per il servizio offerto da Validata rispetto a quello di altri competitors.
Infine, faremo un bilancio dei vantaggi e del grado di soddisfazione registrato dal nostro cliente dopo il primo anno di partnership con Validata.
INDICE:
- Perché Berlin Packaging ha scelto Captio e le integrazioni di Validata
- La digitalizzazione delle note spese di Berlin Packaging
- I vantaggi della gestione digitale delle note spese
Perché Berlin Packaging ha scelto Captio e le integrazioni di Validata
Come anticipato, Berlin Packaging Italy fa parte della divisione EMEA di Berlin Packaging, il più grande Hybrid Packging Supplier al mondo. Il gruppo offre le migliori soluzioni di packaging e chiusure in vetro, plastica e metallo per diversi settori come Food&Beverage, Personal Care, settore farmaceutico, industriale, e molti altri.
Prima di scegliere Captio e i servizi di integrazione di Validata, Berlin Packaging Italy aveva in atto diversi sistemi per la gestione delle note spese.
Questi ultimi, però, presentavano diversi limiti e non si rivelavano in grado di soddisfare appieno le esigenze aziendali.
Uno dei principali ostacoli era la necessità di dover gestire diversi fornitori per risolvere i problemi connessi con la gestione delle note spese.
Da questo punto di vista, Validata ha rappresentato la soluzione migliore in quanto si è proposta come partner unico in grado di garantire un’offerta completa e funzionale da ogni punto di vista. Avere un fornitore unico ha consentito di risolvere molti problemi in breve tempo (senza dover ricorrere a più fornitori).
Inoltre, la vecchia gestione cartacea delle note spese comportava altre problematiche, sia dal punto di vista del back office che del front office.
In fase di contabilità bisognava fare i conti con il lungo ed estenuante lavoro di controllo e verifica di tutta la documentazione. Un processo lento e faticoso, che spesso è fonte di sviste o errori.
Dal canto loro, i dipendenti dovevano sempre raccogliere manualmente i giustificativi (facendo attenzione a non perderli) e compilare manualmente la nota spese.
Tutto ciò aveva delle ricadute negative sia da parte degli uffici di contabilità, sia in termini di efficienza e soddisfazione dei dipendenti.
La soluzione digitale garantita da Validata ha permesso di eliminare tutte queste difficoltà e ottimizzare la gestione delle spese di Berlin Packaging Italy.
La digitalizzazione delle note spese di Berlin Packaging
Captio è il software per la gestione intelligente delle note spese aziendali. Funziona sia tramite app (disponibile su iOS, Android, Windows Phone) che dal web attraverso apposite credenziali.
Per Berlin Packaging Italy, Validata ha messo a punto un servizio su misura, capace di soddisfare specifiche necessità che prima richiedevano la collaborazione di più fornitori.
In fase di start up Validata è stata in grado di risolvere i quesiti e venire incontro alle esigenze del cliente, soprattutto per quanto riguarda l’integrazione dei sistemi (sia della contabilità che delle carte di credito).
I dubbi iniziali del cliente riguardavano la possibilità di passare dal vecchio sistema a Captio senza subire blocchi o interruzioni del servizio.
Ma Validata, forte della sua esperienza sul campo, è riuscita a effettuare il passaggio in maniera molto fluida, senza ostacoli o interruzioni.
Un ulteriore beneficio è stato quello di poter usufruire del servizio di amministrazione dell’ambiente gestito da Validata. Ciò ha concesso a Berlin Packaging la possibilità di rimanere focalizzata sul proprio core business, senza doversi preoccupare della gestione a livello amministrativo.
La soluzione digitale si è rivelata sicura ed efficiente anche dal punto di vista fiscale. Captio e le integrazioni di Validata assicurano infatti un servizio di conservazione digitale certificata dall’Agenzia delle Entrate.
Un grande limite del vecchio sistema consisteva anche nel non avere la possibilità di agganciare le carte di credito.
I servizi di integrazione di Validata hanno consentito di implementare Captio anche da questo punto di vista. Una volta ottenuto il flusso dei movimenti delle carte, Validata si è occupata della registrazioni del flusso sulla piattaforma Captio garantendo un grande beneficio anche per quanto riguarda l’attività di monitoraggio e sollecito delle transazioni in sospeso.
Validata, dunque, è stata in grado di gestire come partner unico diversi servizi che il vecchio sistema non era in grado di soddisfare (o che richiedevano il contributo di più fornitori).
I vantaggi della gestione digitale delle note spese con Validata
A questo punto, vediamo di riassumere meglio i vantaggi ottenuti da Berlin Packaging Italy grazie a Captio e ai servizi di integrazione di Validata.
Di certo, il più grande beneficio è derivato dall’ottimizzazione dei tempi e delle risorse necessari alla gestione delle note spese. Eliminare il cartaceo (soprattutto grazie alla conservazione digitale certificata) ha reso il processo di gestione automatico al 99%.
L’utilizzo di Captio ha consentito di ottimizzare e snellire i processi di archiviazione dei documenti. Da questo punto di vista, la soluzione digitale è stata utile anche in termini di risparmio dello spazio fisico destinato alla conservazione dei documenti all’interno degli uffici.
A beneficiare del nuovo sistema digitale sono stati anche gli utenti perché, grazie all’introduzione della lettura ottica delle ricevute, è stato possibile risparmiare diverso tempo in termini di compilazione della nota di spesa.
Tutto ciò ha aumentato l’efficienza e il grado di soddisfazione dei dipendenti, in quanto, questi ultimi possono registrare tutte le loro spese, in qualunque momento, scattando una semplice fotografia alle ricevute e caricandole nell’app di Captio.
Così facendo, per i dipendenti è diventato più facile focalizzarsi sulle loro principali mansioni, senza dover perdere tempo nella compilazione manuale delle note di spesa.
Per approfondire questi e altri vantaggi che Captio e le integrazioni di Validata possono garantire alla tua azienda leggi anche il nostro articolo 5 buoni motivi per cui digitalizzare le note spese dei dipendenti.
Grazie alla partnership con Validata, dunque, la customer experience di Berlin Packaging Italy è notevolmente migliorata rispetto a quella riscontrata con i precedenti fornitori.
Avendo concluso con soddisfazione l’implementazione di Captio nella filiale italiana, Berlin Packaging ha valutato di estendere il progetto anche ad altre sedi della divisione EMEA. L’app Captio e le integrazioni di Validata sono in fase di configurazione nelle sedi di Francia e Spagna, dov esaranno pienamente operative nel corso del 2022.
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