Rimborsi spese collaboratori occasionali: digitalizzare la gestione spese con Emburse Card
Il lavoro autonomo occasionale rappresenta una modalità lavorativa sempre più diffusa al giorno d’oggi, al punto che ormai molte aziende si trovano a dover fare i conti con i rimborsi spese dei collaboratori occasionali.
Il lavoro dei collaboratori occasionali si qualifica per la temporaneità e la mancanza di continuità con cui avviene.
In azienda, i collaboratori occasionali possono essere impegnati in trasferte di lavoro o in altre tipologie di mansioni che normalmente coinvolgono gli altri dipendenti.
Pertanto, per l’azienda che ha a che fare con questa tipologia di lavoratori è utile sapere come si caratterizza il loro lavoro e quali sono le norme che lo disciplinano dal punto di vista giuridico.
Nell’articolo di oggi vedremo dunque cosa si intende per collaboratore occasionale. Parleremo della gestione delle loro trasferte e rimborsi spese, e scopriremo la soluzione innovativa offerta da Emburse Card.
INDICE:
- Cosa si intende per collaboratori occasionali
- Regolamentazione rimborsi spese collaboratori occasionali
- I problemi della gestione spese cartacea
- Gestire spese e trasferte dei collaboratori occasionali con Emburse Card
Cosa si intende per collaboratori occasionali
Con l’espressione collaboratore occasionale si indica colui che offre una prestazione lavorativa temporanea e senza alcun carattere di continuità o vincolo di subordinazione a un dato committente.
La temporaneità e il carattere non abituale della prestazione lavorativa qualificano dunque il lavoro dei collaboratori occasionali delle aziende.
Dal punto di vista normativo, il lavoro dei collaboratori occasionali si configura come un’attività di carattere professionale.
Questo la differenzia da altre tipologie di lavoro (come l’attività di vendita su eBay) che, seppur esercitate in forma occasionale, non si pongono sullo stesso piano. Queste infatti rientrano fra le attività carattere commerciale.
Regolamentazione rimborsi spese collaboratori occasionali
Le prestazioni di lavoro autonomo occasionale sono disciplinate dall’articolo 2222 del codice civile (che regola i contratti di prestazione d’opera).
Di norma l’attività lavorativa dei collaboratori occasionali non prevede l’apertura di partita IVA (anche se ciò vale entro determinati limiti e condizioni).
Al termine del lavoro è previsto il rilascio di una ricevuta (con eventuale ritenuta d’acconto) da parte del collaboratore occasionale. Di norma la ritenuta d’acconto è del 20%.
Come avviene per i normali dipendenti aziendali, anche le trasferte e le spese sostenute dai collaboratori occasionali hanno diritto a rimborso.
Le spese da rimborsare andranno documentate e addebitate all’azienda nella ricevuta emessa dal collaboratore.
Va tenuto presente che se l’importo da corrispondere al collaboratore consiste solo nelle spese di rimborso, allora non sarà soggetto a ritenuta d’acconto. E dunque diviene esente da tassazione.
I problemi della gestione spese cartacea
La normale gestione cartacea delle spese di trasferta e dei rimborsi ai collaboratori occasionali è di solito un’attività lenta e laboriosa.
Se anche la tua azienda deve fare i conti con questo tipo di gestione spese e rimborsi, allora sai sicuramente di cosa stiamo parlando.
Ogni volta infatti gli uffici devono controllare tutta la documentazione (le ricevute e i giustificativi delle spese) ed espletare tutte le pratiche necessarie per effettuare i rimborsi.
Da parte loro, anche i collaboratori occasionali devono affrontare una serie di incombenze che possono gravare sulla loro efficienza durante il lavoro.
Prima di tutto devono raccogliere i vari giustificativi delle spese sostenute durante la trasferta. E poi devono conservarli lungo tutta la durata del viaggio facendo attenzione a non perdere nulla.
Senza contare che nella maggior parte dei casi devono anticipare di tasca propria le spese aziendali. Per cui prima del rimborso devono attendere la fine del viaggio e l’approvazione da parte dell’azienda.
Gestire spese e trasferte dei collaboratori occasionali con Emburse Card
La soluzione a tutti i problemi della gestione di spese e rimborsi è offerta da Emburse Card.
Emburse è la più grande azienda globale che si occupa di automatizzazione e digitalizzazione dei dipartimenti finanziari.
Con Emburse Card puoi emettere carte di spesa fisiche o virtuali per dipendenti e collaboratori aziendali. In tal modo potrai avere un controllo intelligente, veloce e sicuro sulle spese di viaggio e d’ufficio.
Con Captio by Emburse Card, infatti, le regole le decidi tu. Il servizio ti permette di impostare il budget (mensile, settimanale o monouso) che l’azienda mette a disposizione del dipendente. E in aggiunta puoi:
- Controllare il saldo residuo del budget
- Modificare all’occorrenza l’indirizzo di fatturazione
- Assegnare la carta a un altro profilo
- Stabilire un limite di spesa giornaliero
- Stabilire un importo massimo di acquisto
- Selezionare o limitare i fornitori presso i quali è possibile fare acquisti
Il vantaggio di Emburse Card è che in pochi secondi puoi emettere carte da utilizzare immediatamente in modo efficiente e sicuro. Non dovrai aspettare le solite 2 settimane prima che la carta venga consegnata e approvata dall’utente.
Le carte di spesa hanno circuiti sicuri e vengono emesse con la massima garanzia e sicurezza. E inoltre offrono numerose funzionalità, tra cui:
- Attivare e disattivare la carta con un solo clic
- Pagamento istantaneo con cellulare (nel caso delle carte virtuali)
- Registrazione della spesa e conciliazione istantanea
- Autenticazione del titolare della carta per effettuare acquisti in sicurezza (Emburse è compatibile con 3DS/3DS2)
Un’ulteriore possibilità (soprattutto per le trasferte di lavoro) è quella di avere un’integrazione con le agenzie di viaggio.
In tal modo le richieste di viaggio avverranno mediante un sistema digitale all’interno della politica di spesa, ed entreranno tra i flussi di approvazione allo stesso modo delle altre spese.
Grazie ai suoi numerosi benefici, la gestione digitale e automatizzata farà risparmiare tempo e denaro alla tua azienda. Emburse Card by Captio permetterà infatti di snellire il lento e frustrante lavoro portato avanti dagli uffici di contabilità.
E anche i dipendenti saranno più soddisfatti. Non dovranno più preoccuparsi di conservare e presentare tutta la documentazione necessaria ai rimborsi, e potranno concentrarsi sulle loro attività principali.
Nel momento della spesa, infatti, al dipendente basterà solo fare una foto e acquisire automaticamente dal suo smartphone e lo scontrino.
La possibilità di emettere carte di spesa si rivela particolarmente efficace anche per i collaboratori occasionali. I quali grazie a questa soluzione non dovranno più anticipare le spese di tasca propria e poi attendere del tempo prima di essere rimborsati.
Inoltre, con la gestione delle spese tramite Emburse Card sarà possibile applicare in modo chiaro e netto la propria policy aziendale.
E non dovrai più preoccuparti del dipendente che sfora i massimali o del collaboratore occasionale che va in out of policy. Il risultato sarà una migliore protezione contro le frodi interne.
I canali digitali permettono anche di avere una panoramica delle spese in real time, per un controllo ancora più efficace sulle spese di viaggio e d’ufficio.
Il monitoraggio continuo delle spese garantisce infatti una maggiore possibilità di pianificare il budget per ogni trimestre (in base all’analisi di quello precedente).
Il risultato è una più efficace gestione del bilancio aziendale a tutti i livelli.
Se vuoi digitalizzare la gestione dei rimborsi spese dei collaboratori occasionali della tua azienda scopri di più sul servizio di Emburse Card prenotando la tua consulenza gratuita direttamente QUI.
