Un’azienda è un’insieme di risorse gestite, adatte e finalizzate a perseguire l’obiettivo aziendale. Le risorse sono: il personale, i macchinari, gli automezzi, le tecnologie, la ricerca, ecc., …ma anche una particolare risorsa, trasversale in quanto presente in tutti i processi e rappresentativa degli stessi: la documentazione.

La documentazione è rappresentativa d’un processo in quanto ne è l’evidenza: una e-mail è l’evidenza di un processo commerciale, un contratto è l’evidenza d’una transazione di cui una fattura è l’evidenza d’un processo amministrativo o fiscale, una scheda tecnica è l’evidenza di un processo tecnologico o produttivo, un disegno tecnico è l’evidenza d’un processo di progettazione, una fotografia o un bozzetto è l’evidenza d’un processo creativo, una firma è l’evidenza d’un processo di accettazione o di autorizzazione.

Le risorse devono essere organizzate in processi, al fine di perseguire l’obiettivo aziendale: si organizza la produzione dei macchinari, l’impiego del personale, la logistica distributiva, ecc., …dunque occorre organizzare anche la documentazione, esigenza tanto più sentita quanto più trasversale rispetto all’organizzazione. La documentazione può essere una risorsa di scarsa importanza, ad es., in una piccola impresa di pulizie, ma è certo la più importante delle risorse, ad es., in uno studio di registrazione di marchi e brevetti.

Una documentazione analogica (cartacea) organizzata è tale in quanto è archiviata. Oggi un archivio è modernamente tenuto in formato digitale, dove alla carta (Document) è sostituita la sua evidenza/immagine intelleggibile (Record), digitale o digitalizzata (cattura dell’immagine per scansione). Poiché la risorsa Records è trasversale all’azienda, non deve solo essere organizzata di per sé (archiviazione), ma anche resa funzionale all’utilizzo negli altri processi di business.

Occorre a tal fine disporre d’una funzionalità (applicazione SW) che permetta d’eseguire sui Records le attività normalmente svolte nell’archiviazione cartacea (catalogazione, indicizzazione, ricerca, ecc.) ma che, anche e soprattutto, permetta di gestire chi (User) può fare o accedere a quali Records nell’archivio (Policy), che renda immediatamente disponibili agli User abilitati i Records pertinenti il loro processo aziendale (Business Process), che gestisca la movimentazione dei Records (WorkFlow) tra uno User/Process e un’altro in modo che sia funzionale all’esecuzione corretta e autorizzata dei processi stessi e che, infine, assicuri nel tempo la disponibilità dei Records integri.

Validata distribuisce tale complessa funzionalità col servizio web-based DRM REQUIRO, un servizio di gestione documentale online, (erogato via internet in modalità ASP) e si occupa della configurazione del servizio per le esigenze specifiche dell’utenza, della manutenzione e continuità di fruizione, della memorizzazione sicura dei Records, ma anche dell’alimentazione di REQUIRO con Records già sottoposti al proprio processo di conservazione sostitutiva.
Il Cliente può autonomamente aggiungere (upload) altri Record e archiviarli in REQUIRO, senz’altra preoccupazione che fruire della funzionalità anzidetta, senza ricorrere a investimenti importanti in strumenti HW e SW soggetti a rapida obsolescenza tecnologica.