fogli e calcolatrice per calcolare le note spese non servono più: bisogna digitalizzare le note spese

5 Buoni motivi per cui digitalizzare le note spese dei dipendenti

INDICE

 

Digitalizzare le note spese dei dipendenti è il miglior modo per gestire i flussi di rimborso.

La gestione delle spese aziendali, infatti, può essere un compito molto complicato se non si dispone di strumenti che aiutino a ordinare le informazioni e ad automatizzare i processi. 

Non ne sei convinto?

Allora leggi quest’articolo: ti daremo 5 buoni motivi per cui dovresti seriamente iniziare a pensare di digitalizzare tutto il tuo processo di gestione spese.

Risparmiare tempo

Ogni mese, in diverse aziende, l’ufficio amministrazione si ritrova a fare i conti con le note spese dei propri colleghi.

Bisogna controllare la completezza e la correttezza dei dati nei moduli nota spese e la corrispondenza con i giustificativi allegati.

Oltre a ciò bisogna controllare la veridicità dei documenti cartacei ricevuti, l’inerenza con l’attività lavorativa e la coerenza con i regolamenti aziendali.

Per non parlare delle telefonate e delle email da inviare ai colleghi che sono in ritardo con la presentazione delle loro note spese.

Non c’è da sorprendersi che questo procedimento richieda molto tempo, attenzione e precisione, tanto da “bloccare” il lavoro quotidiano del reparto contabile per giorni interi.

Più è grande un’azienda e più sono le risorse dedicate a questa attività.

Digitalizzando la gestione delle note spese, è possibile risparmiare fino all’80% del tempo generalmente dedicato a queste attività.

Infatti, sarà un software ad occuparsi del controllo di spese, giustificativi, rispetto delle policy e via dicendo. L’intero processo verrà completato in pochi clic.

Inoltre, questo risparmio di tempo non coinvolge solo manager, amministrazione o contabilità, ma impatta positivamente sul tempo di tutti i dipendenti dell’azienda che a fine mese non dovranno più compilare intricati fogli Excel e recuperare gli scontrini accumulati in 30 giorni.

Basterà, ogni volta che compiono una spesa, che fotografino lo scontrino o la fattura attraverso l’app dedicata e che compilino velocemente i pochi campi necessari.

Le informazioni arriveranno automaticamente in amministrazione.

Ridurre errori e tentativi di frode

Il processo lungo e complicato sia di compilazione che di controllo delle note spese, può portare ad errori e omissioni. Inoltre rende più difficile riconoscere abusi e tentativi di frode.

Tutto ciò, esteso nel lungo periodo, può portare significative perdite all’azienda.

Con la digitalizzazione della gestione delle note spese questo problema è risolto.

Infatti i dipendenti inseriscono i dati nei campi predefiniti e il software identifica qualsiasi incongruenza sia tra quanto dichiarato e giustificativi sia incongruenze rispetto alle policy aziendali.

Tra l’altro i processi che generalmente danno maggior adito ad errori sono totalmente automatizzati.

Alcuni esempi sono:

  • Il recupero dell’IVA internazionale
  • La riconciliazione bancaria
  • I rimborsi chilometrici

Rispettare la policy aziendale con facilità

Ogni azienda ha una propria politica di rimborso delle spese professionali che prevede una serie di regole e limitazioni (come il tetto massimo di spesa per i pasti, quali spese sono rimborsabili e quali no e via dicendo).

Talvolta per i dipendenti è difficile tenere a mente tutte le regole, per cui capita di non rispettarle e che ci si ritrovi a fine mese con una serie di spese non rimborsabili.

La soluzione digitale semplifica il processo di inserimento delle informazioni e degli importi poiché il dipendente è guidato dall’interfaccia.

Tutto ciò permette all’azienda di definire una policy aziendale precisa che non dia luogo a fraintendimenti e malumori e che possa essere attuata e rispettata con più facilità.

Analizzare le spese

La digitalizzazione del processo di rimborso spese consente a manager, hr e amministrazione di analizzare le spese sostenute da tutti i dipendenti.

Ciò consente di individuare dati rilevanti, utili al miglioramento della distribuzione del budget aziendale.

È possibile per esempio scoprire le variazioni di spesa nei diversi periodi dell’anno o nello stesso periodo ma in anni differenti.

È possibile scoprire quali sono le violazioni alla policy più frequenti o quali attività producono le spese maggiori.

Attraverso l’analisi di queste informazioni si possono apportare delle modifiche alla politica di rimborso dell’azienda in modo da ottenere un significativo risparmio.

Inoltre questi dati sono utili per pianificare e tenere sotto controllo le future spese aziendali.

Migliorare il clima lavorativo e il rapporto tra colleghi

Arrivati a questo punto sembra quasi banale sottolineare come i vantaggi fin qui elencati possano avere un’influenza sul clima lavorativo generale.

Il risparmio di tempo, la semplificazione dei processi e l’ottimizzazione dei flussi di informazioni tra i vari dipartimenti miglioreranno le condizioni lavorative di tutti i reparti.

Per non parlare del fatto che una gestione automatizzata, più chiara e più fluida delle note spese, avrà anche il merito di allentare le pressioni  e facilitare relazioni e rapporti tra colleghi.

Come digitalizzare le note spese

Validata offre la possibilità di digitalizzare la gestione delle note spese in meno di un mese.

Come?

Attraverso l’integrazione di Captio (la prima APP specifica per gestire e controllare le note spese) su qualsiasi sistema informativo.

Inoltre, grazie alle possibilità di personalizzazione offerte da Validata, potrai ottenere la soluzione migliore in base alle tue esigenze e ridurre lo sforzo di adattamento a Captio.

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