Perché il ruolo del Responsabile della Conservazione (RdC) è obbligatorio per le aziende private
E’ opinione di alcuni che il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici sia facoltativo per le aziende private, mentre tutti concordano che é d’obbligo per le pubbliche amministrazioni.
A seguire esponiamo le motivazioni che, a nostro avviso, fanno ritenere che il ruolo del RdC sia certamente obbligatorio anche per le aziende private.
INDICE:
Il CAD e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 9-9-2020
Prima di tutto è importante fare una premessa: le disposizioni del CAD, e delle Linee guida, “…si applicano anche ai privati…”, come previsto all’art. 2, comma 3 del codice.
Al comma 1-bis dell’art. 44, il CAD recita: “Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni è gestito da un responsabile….”.Il comma 1-ter dello stesso art. 44 prevede che il sistema di conservazione dei documenti informatici assicuri determinate caratteristiche, secondo le modalità indicate dalle Linee guida e in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati.
In base alle Linee guida, capitolo 4.5: “Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.”
Da quanto sopra deriva che un sistema di gestione dei documenti informatici, di cui il sistema di conservazione ne è parte (così come anche un sistema documentale sicuro, per la memorizzazione di documenti di conservazione non obbligatoria), debba essere gestito da un responsabile e che questa obbligazione sia anche a carico di soggetti privati.
L’obbligo di conservazione determinato dall’art. 2220 del codice civile vale per tutte le scritture contabili delle aziende che ne attestino i movimenti economici-finanziari, ma anche per le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. L’art. 2220 non distingue tra pubblica amministrazione e soggetti privati e vale dunque erga omnes in presenza di documenti informatici (e non) di obbligatoria conservazione.
Di fatto tutte le aziende, pubbliche o private che siano, gestiscono oggi documenti informatici prodotti da sistemi propri o di terzi. Tra questi sappiamo che le fatture sono documenti informatici da conservarsi in un sistema di conservazione dunque ,almeno per quanto riguarda le fatture, è richiesto un responsabile.
Ma tutti i documenti informatici “nativi” o “non nativi” (copie e duplicati, se creati a norma) devono essere “governati” da un RdC, poiché sono oggetto di conservazione digitale, unico modo in cui è possibile assicurare con assoluta certezza la loro autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Sul punto è molto chiaro il CAD ove all’art. 20, comma 5-bis, riporta testualmente che “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle Linee guida”.
Il regime fiscale e sanzionatorio
La circolare 36/E/2006 dell’Agenzia delle Entrate stabilisce che, qualora i documenti fiscali, quali ad esempio le fatture elettroniche, non siano conservati oppure siano conservati non correttamente, “in linea di principio detti documenti non sono più validamente opponibili all’Amministrazione finanziaria”; per cui l’eventuale attività di accertamento e verifica dovrà essere orientata diversamente, compreso anche l’accertamento induttivo ex art. 39, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 600 del 1973.
Ma se è vero che il Responsabile della Conservazione (Linee guida, 4.5., lettera k) “assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza”; come potrebbe assolvere a questo suo compito se l’RdC non è figura obbligatoria per le aziende private?
La conservazione digitale è forse l’aspetto più delicato dell’intero ciclo di vita del documento informatico e in caso di mancata conservazione di scritture contabili, registri IVA o documenti fiscali, a norma del primo comma dell’art. 9 del decreto legislativo del 18 dicembre 1997 n. 471, è applicabile una sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000. E’ dunque prevista anche una sanzione nel caso di un documento informatico di rilevanza contabile che non sia conservato o lo sia in modo incorretto, materia di competenza del RdC che ne ha la gestione.
A questo proposito c’è da riflettere se la decisione di gestire, o meno, in conservazione un determinato oggetto del Titolare, spetti al RdC o al Titolare. Posto che le Linee guida non la prevedono espressamente a carico del Responsabile della Conservazione, si ritiene che il manuale di conservazione dovrebbe riportare menzione e motivazione dell’assenza nel sistema di conservazione di un determinato oggetto “nativo” digitale, specie quando attenga alla natura dell’attività del Titolare o quando sia di rilevanza contabile.
Conclusione
Alla luce di quanto esposto è difficile sostenere che tra i soggetti privati richiamati dal CAD non siano comprese le aziende privata. Sostenere che non sussista un obbligo di nomina, ma solo eventuale facoltà, del Responsabile della Conservazione per le imprese private in caso di gestione di determinate tipologie di documenti “nativi” digitali sarebbe quanto meno impreciso.
In caso di mancata nomina del RdC, tutte le responsabilità che dovrebbero essere a carico di questa figura professionale, devono essere assunte dal legale rappresentate dell’azienda privata assieme a tutte le conseguenze del caso. Le operatività sono elencate nelle Linee guida al capitolo 4.5
Va infine notato che il legislatore non si è posto il quesito se le micro o piccole aziende possano o meno, sopportare l’onere di un RdC qualificato; per questo è certamente d’aiuto rivolgersi a un Responsabile della Conservazione esterno, strutturato per assolvere all’esigenza con costi contenuti. Per maggiori informazioni riguardo al nostro servizio di RcD-as-a-service puoi contattarci per e-mail info@validata.info oppure ai numeri +39 0362 505692 e +39 340 7758313.
