responsabile della conservazione esterno: tutti i vantaggi

Responsabile della Conservazione esterno: tutti i vantaggi del del RdC-as-a-Service offerto da Validata

Per legge il Responsabile della Conservazione (RdC) è un ruolo che poteva essere affidato solamente a un soggetto interno alla struttura organizzativa aziendale.

Tuttavia le cose sono cambiate dal 1° gennaio 2022, con l’entrata in vigore delle nuove Linee Guida dell’AgID in tema di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

La novità è che, da ora in avanti, sarà possibile affidare il rilevante ruolo del Responsabile della Conservazione ad un soggetto esterno all’organico aziendale (e obbligatoriamente terzo rispetto al Conservatore).

Questa novità apre a nuovi scenari in tema di conservazione di documenti informatici aziendali, quali ad esempio le scritture contabili, le fatture, la corrispondenza.

Le aziende potranno dunque richiedere la collaborazione di professionisti esterni per svolgere tutte le importanti mansioni riguardanti la Conservazione.

Validata, in partnership con organizzazioni di professionisti in possesso di tutte le idonee competenze, offre as-a-Service la figura del Responsabile della Conservazione alle aziende che non intendono dotarsene internamente.

In questo articolo vedremo in cosa consiste e perché è importante il ruolo del Responsabile della Conservazione. Scopriremo anche quali sono le principali mansioni di cui si fa carico questa figura e vedremo tutti i vantaggi derivanti RdC-as-a-Service, come il notevole risparmio e una migliore organizzazione.

INDICE:

Chi è il Responsabile della Conservazione

Come si legge nel portale dell’AgID, la Conservazione è “l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. Si tratta di un’obbligazione che spetta sia agli enti di pubblica amministrazione, sia alle aziende private.

Anche nel caso del settore privato, dunque, ogni azienda deve avere un soggetto cui è affidata la responsabilità del processo di Conservazione documentale.

Prima dell’emanazione delle nuove linee guida dell’AgID, le aziende erano vincolate a strutturare questa figura all’interno del proprio organico aziendale.

Il Responsabile di norma agisce nel quadro di un modello organizzativo definito. Questo modello è composto da vari ruoli (che si occupano a diverso titolo della Conservazione). In particolare, abbiamo:

  • Titolare dell’oggetto della conservazione: è il rappresentante legale dell’azienda.
  • Produttore dei pacchetti di versamento (PdV): è il responsabile della conservazione, che normalmente delega al responsabile del servizio di conservazione.
  • Utente abilitato: ha lecitamente i diritti di accesso agli oggetti nel sistema di conservazione.
  • Responsabile della Conservazione: è un soggetto nominato dall’azienda, interno (o esterno) alla stessa.
  • Conservatore: si occupa di gestire il sistema di conservazione e nominare il responsabile del servizio di conservazione.

Come precisato nelle linee guida dell’AgID, questo modello organizzativo può permanere invariato anche dopo il 31 dicembre 2021. Quello che cambia è che da ora in avanti le aziende hanno facoltà di traslare all’esterno della propria struttura organizzativa il ruolo del RdC.

Con l’esternalizzazione del ruolo a un soggetto terzo, la responsabilità giuridica generale della Conservazione non è più interamente in capo al legale rappresentante, bensì ricade parzialmente sul Responsabile della Conservazione.

Che ruoli ha il Responsabile della Conservazione

Prima di vedere i vantaggi che Validata offre alle aziende grazie a RdC-as-a-Service, soffermiamoci più da vicino sui principali ruoli del Responsabile della Conservazione.

Per attendere ai suoi compiti, l’RdC deve possedere specifiche competenze in ambito giuridico, archivistico e informatico.

Ecco nel dettaglio i principali incarichi del RdC:

  • Definire e attuare le politiche del sistema di Conservazione e governarne la gestione con piena responsabilità e autonomia.
  • Gestire il processo di conservazione e garantirne la conformità alla normativa.
  • Generare e sottoscrivere il rapporto di versamento e il pacchetto di distribuzione.
  • Monitorare la corretta funzionalità del sistema di Conservazione.
  • Verificare periodicamente l’integrità e la leggibilità dei documenti e delle aggregazioni documentarie degli archivi.
  • Adottare misure finalizzate a garantire la conservazione e l’accesso ai documenti.
  • Duplicare (o copiare) i documenti in relazione all’evolversi del contesto tecnologico.
  • Predisporre le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione.
  • Fornire assistenza e risorse necessarie ai pubblici ufficiali in caso di controllo e garantire agli organismi competenti la possibilità di espletare attività di verifica e vigilanza.
  • Predisporre e mantenere aggiornato il manuale di conservazione (attività non delegabile).

Tutti i vantaggi del RdC-as-a-Service

Validata, in quanto provider di servizi di conservazione e di fatturazione, è consapevole di quanto possa sconcertare la fitta normativa che governa la gestione digitale dei documenti aziendali.

E d’altra parte, per molte aziende, strutturare correttamente un RdC all’interno del proprio organico costituisce un impegno economico e organizzativo non giustificato.

Per questi motivi, abbiamo ideato il servizio denominato “RdC-as-a-Service”.

L’esternalizzazione del ruolo di RdC offerta da Validata, rappresenta un’opportunità per molte aziende. Sia per quelle che non dispongono di risorse interne con adeguate conoscenze, sia per quelle che scelgono di non strutturare un ruolo funzionalmente distante dal proprio core business.

RdC-as-a-Service è in grado di offrire il servizio di un professionista qualificato e in possesso di tutti i requisiti necessari per adempiere agli incarichi della Conservazione dei documenti digitali.

L’RdC esterno, ingaggiato tramite Validata, è a tutti gli effetti un soggetto di livello manageriale che opera a tutela dell’interesse dell’azienda a seguito di un accordo direttamente contrattualizzato.

Il Responsabile esterno conosce il modello organizzativo adottato per la Conservazione, ed è in possesso di tutte le idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche necessarie al proprio ruolo.

Inoltre, interagisce con il Responsabile del servizio di Conservazione e opera d’intesa con i responsabili di:

  • Trattamento dei dati personali (DPO)
  • Sicurezza
  • Sistemi informativi
  • Transizione al Digitale (ove presente)

L’RdC esterno può affidare parte delle proprie attività al Responsabile del servizio di Conservazione, (pur mantenendone la verifica e il controllo) e può delegare lo svolgimento delle proprie attività a uno o più soggetti delegati.

Ma i vantaggi che Validata e il suo RdC-as-a-Service possono garantire alla tua azienda non finiscono qui.

L’RdC esterno, in virtù del fatto che opera per più aziende, ha una più vasta pratica e conoscenza del proprio ambito. E la sua maggiore esperienza sarà un valore aggiunto per la tua azienda.

Ma il grande vantaggio si ha sul piano del risparmio perché l’RdC esterno ha un costo fisso contrattualmente prestabilito e inferiore a quello di un RdC interno, e ciò perché:

  • Sostiene in proprio i costi di aggiornamento e formazione continua
  • I suoi modelli organizzativi e operativi di base derivano dall’operare per più aziende, pur essendo personalizzati.

Infine, la figura del RdC messa a disposizione da Validata garantisce anche una costante copertura del ruolo, perché grazie all’organizzazione a cui appartiene è sempre operativo. E in caso di temporanea indisponibilità può delegare il suo incarico un altro RdC della propria organizzazione.

Se vuoi dotare la tua azienda di un RdC esterno altamente qualificato e desideri scoprire di più sul servizio RdC-as-a-Service offerto da Validata, contattaci a info@validata.info.