Responsabile conservazione sostitutiva: ruolo, compiti e normativa
Il Responsabile conservazione sostitutiva è una figura professionale d’importanza strategica, per tutte le aziende.
L’avvento del digitale ha semplificato l’archiviazione e la conservazione dei documenti, le fatture elettroniche ne sono un esempio, ma ha reso necessaria l’introduzione di nuove competenze.
Parliamo di “conservazione sostitutiva” perché riguarda la procedura che consente di conservare e gestire documenti in solo formato digitale. Quindi, sia i formati cartacei digitalizzati che i documenti prodotti direttamente in digitale.
Ma chi può svolgere il ruolo di responsabile della conservazione sostitutiva? Quali sono le norme che ne definiscono i compiti, le linee guida e le responsabilità?
In questo articolo, un utile approfondimento per fare chiarezza su questi aspetti e ottimizzare al meglio le tue risorse.
Responsabile conservazione sostitutiva: chi può ricoprire questo ruolo
La figura del Responsabile Conservazione sostitutiva è regolamentata all’interno della delibera n.11/2004 del CNIPA, poi diventato AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Successivamente, è stata aggiornata con il Decreto del Presidente del Consiglio, datato 3 dicembre 2013, dove vengono definiti ruoli, responsabilità e processi di conservazione.
L’articolo 5 del Decreto è un punto saliente, perché definisce i “modelli organizzativi della conservazione” e chiarisce dove e da chi può essere svolta la conservazione digitale. Nello specifico, il processo di conservazione sostitutiva può essere svolto all’interno della struttura organizzativa di chi produce i documenti digitali, oppure può essere esternalizzato ad altri soggetti (pubblici o privati).
Nel caso di aziende, associazioni, enti, ecc., il Responsabile può essere:
- un collaboratore interno, un socio o un amministratore.
- un soggetto esterno (una società specializzata nella conservazione sostitutiva professionale, con delega delle responsabilità di conservazione).
Responsabile conservazione sostitutiva: quali compiti deve svolgere
Il Responsabile della conservazione è tenuto a collaborare con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informatici.
Dovrà sviluppare sinergie e competenze che gli consentano di svolgere al meglio i propri compiti:
- definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in relazione alla tipologia dei documenti da conservare;
- gestire il processo di conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa;
- generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
- generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
- monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione;
- verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’integrità degli archivi e della loro leggibilità;
- adottare le misure necessarie a rilevare l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione, per garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici. Inoltre, se necessario, dovrà occuparsi di ripristinare le corrette funzionalità e monitorare la possibile obsolescenza dei formati in uso;
- provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici, in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
- adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
- assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento (per esempio, un notaio), garantendogli l’assistenza e le risorse necessarie per svolgere le sue attività;
- assicurare agli organismi competenti l’assistenza e le risorse necessarie, per svolgere le attività di verifica e di vigilanza;
- provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti richiesti;
- predisporre il manuale di conservazione e curare l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
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Cos’è il manuale operativo di conservazione
Il Responsabile Conservazione sostitutiva è tenuto a redigere, aggiornare e seguire le modalità operative definite nel manuale operativo di conservazione.
Il manuale di conservazione è un documento informatico obbligatorio, che deve essere aggiornato periodicamente, e contiene l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a norma, la descrizione delle architetture e infrastrutture utilizzate, le persone coinvolte e i ruoli ricoperti.
Oltre, chiaramente, a tutte le misure di sicurezza adottate e alle informazioni utile alla gestione e verifica del sistema di Conservazione sostitutiva.
Perché affidarsi a un Responsabile del servizio di Conservazione esterno
Il processo di Conservazione sostitutiva richiede competenze tecniche e un costante aggiornamento, per restare in linea con l’evoluzione delle normative. Hai bisogno di tempo, di ottimizzare i processi e le risorse interne: una mole di lavoro che implica capacità e conoscenze informatiche, archivistiche e legali.
Ecco perché avere un partner affidabile, cui delegare le responsabilità e la gestione della Conservazione sostitutiva, ti permette di beneficiare di tecnologie all’avanguardia e competenze specializzate.
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