La soluzione digitale per gestire le trasferte

Come gestire le trasferte: la soluzione digitale

Che tu sia un amministrativo, un HR o un Travel Manager, conoscerai di certo i problemi che si affrontano per gestire le trasferte dei dipendenti.

La gestione delle trasferte di lavoro richiede tempo e comporta una serie di costi per l’azienda.

Infatti, bisogna pensare a tutti gli aspetti relativi agli spostamenti dei dipendenti e inoltre valutare l’andamento delle spese, occuparsi dei preventivi e gestire i rimborsi (e ricorda che le modalità di calcolo dei rimborsi sono diverse a seconda del tipo trasferte).

Se non si agisce per tempo e con gli strumenti migliori, le trasferte possono diventare causa di rischi e perdite (a volte anche significative) per l’azienda.

In questo articolo ti mostriamo alcune soluzioni utili per gestire le trasferte nel modo migliore per la tua azienda.

Alcuni aspetti che tratteremo riguardano le policy aziendali, la pianificazione anticipata e le richieste pre-trasferta. Si tratta di consigli validi per ogni tipo di figura professionale che si occupa di questa particolare attività amministrativa.

In particolare, ci soffermeremo sui vantaggi offerti dalla gestione automatizzata delle trasferte grazie a Captio e alle integrazioni di Validata.

INDICE:

Come gestire le trasferte

Le trasferte di lavoro necessitano di una gestione efficace e capillare. Questo vale in primis per le trasferte vere e proprie, che sono di natura occasionale. Ma vale anche nel caso dei trasfertisti, le cui prestazioni lavorative sono periodiche e regolari.

Per avere una buona gestione delle trasferte, è necessario dotarsi di strategie e strumenti efficaci.

L’amministrativo, il travel manager o l’HR deve saper organizzare e ottimizzare le risorse a disposizione. Il che significa evitare disagi al dipendente durante il viaggio, ma soprattutto evitare sprechi o perdite.

Da parte dell’azienda, le spese da sostenere avvengono sia sul fronte dei costi diretti, che su quello dei costi indiretti.

I costi diretti riguardano le spese avvenute durante il viaggio, principalmente quelle di vitto e alloggio (come la camera di un hotel, i pasti, ma anche taxi, aereo ecc.).

Parliamo invece di costi indiretti quando ci riferiamo alle spese riguardanti alcuni aspetti “a margine” del viaggio, come l’organizzazione o i rimborsi ai dipendenti.

Se non si controllano i flussi di queste spese, si rischia che i costi siano maggiori rispetto alle entrate. Ecco perché le spese di trasferta hanno bisogno di una gestione pianificata e automatizzata.

Pianificare in anticipo

Può sembrare un consiglio banale, ma la prima regola a cui ogni buon amministratore deve attenersi è quella di panificare sempre in anticipo. Questo vale a maggior ragione quando bisogna gestire le trasferte.

Tutti gli aspetti organizzativi dei viaggi (ad esempio le prenotazioni di hotel e dei mezzi di trasporto) vanno gestiti per tempo. Il mercato, infatti, è soggetto a fluttuazioni di prezzo. Pertanto, rimandare all’ultimo momento può significare far lievitare i prezzi (costringendo l’azienda a spese talvolta molto onerose).

In mancanza di tempo, la gestione delle trasferte sarà affrettata e quindi carente. Sia per i dipendenti (che potranno avere disagi durante il viaggio), sia per le casse dell’azienda.

Invece, pianificare in anticipo consente di confrontare i prezzi, valutare le opzioni migliori e prevedere con anticipo l’impatto delle trasferte sul bilancio aziendale (in modo tale da preventivare le spese e gestirle al meglio).

Fissare in maniera precisa la policy aziendale

Un punto chiave nella gestione delle spese di trasferta è quello della policy aziendale.

La politica aziendale deve essere sempre fissata in maniera chiara e precisa, così da non provocare fraintendimenti. Bisogna rendere chiari soprattutto quei punti del regolamento che riguardano le spese di trasferta e definire bene in quali casi il dipendente ha diritto al rimborso.

Spesso, infatti, i dipendenti in trasferta possono trovarsi in situazioni di dubbio. Ad esempio, non sanno se una loro determinata spesa verrà rimborsata o meno da parte dell’azienda. Nella fretta della trasferta non hanno il tempo di valutare correttamente. E allora capita spesso di sforare i massimali o di andare out of policy.

Bene, per evitare questo o altri problemi bisogna definire attentamente il proprio regolamento aziendale. Si tratta di comunicarlo in modo chiaro e trasparente, dando risalto ai punti che possono suscitare dubbi o equivoci.

Ricorrere ai sistemi di gestione automatizzata delle spese aiuta anche da questo punto di vista. Infatti, registrando le spese attraverso l’interfaccia digitale, i dipendenti possono vedere subito e in modo chiaro quali sono le soglie e i massimali stabiliti dall’azienda.

Raccogliere le richieste pre-trasferta

Un aspetto fondamentale nell’attività di ogni HR o Travel Manager è la gestione delle richieste pre-trasferta.

Le richieste pre-trasferta sono moduli compilati dai dipendenti al fine di ricevere l’autorizzazione formale da parte dell’azienda alla trasferta di lavoro.

Nella richiesta andranno inseriti dati relativi alle spese di viaggio in rapporto alla durata, alla distanza e al tipo di missione richiesta al dipendente.

Si tratta di una prassi utile per valutare in anticipo l’impatto economico delle spese di trasferta e in questo modo decidere se e con che cadenza autorizzarle.

Specie per le aziende di medie o grandi dimensioni, è sempre bene raccogliere tutte le richieste pre-trasferta e procedere con una valutazione d’insieme del loro impatto sul bilancio aziendale.

Ciò significa che nell’analisi non andranno considerate solo le trasferte prossime o imminenti, ma anche quelle stimate o già programmate nell’arco dell’anno.

Automatizzare la gestione delle trasferte

Fin qui abbiamo visto quali sono alcuni importanti aspetti per la gestione delle trasferte di lavoro.

Ti sarai sicuramente accorto che alcune mansioni (come la pianificazione anticipata o la raccolta delle richieste pre-trasferta) richiedono molto tempo e risorse.

La gestione manuale o cartacea di tutte le attività di gestione delle trasferte, oltre a essere lenta e complicata, può generare errori e provocare problemi ai dipendenti durante il viaggio.

La soluzione a tutti questi problemi è passare alla gestione automatizzata delle trasferte fornita da Captio e dai sistemi di integrazione di Validata.

Captio è uno tra i più avanzati software di gestione delle note spese aziendali. Funziona sia tramite app (su iOS, Android e Windows phone), sia dal web attraverso l’uso di credenziali personalizzate.

Inoltre, i servizi di integrazione di Validata offrono la possibilità di personalizzare il sistema adattandolo alle necessità della tua azienda.

Dimentica tutte le ore passate a raccogliere le richieste pre-viaggio, oppure a controllare e ricontrollare moduli di rimborso.

Con Captio tutte queste attività saranno più semplici e veloci. Grazie al digitale è possibile infatti snellire e dematerializzare la gestione delle trasferte dei dipendenti.

La gestione automatizzata dei flussi di approvazione delle spese permette ai dipendenti di inserire nell’app le ricevute delle loro spese. Queste ultime potranno essere registrate e approvate istantaneamente da parte dell’azienda.

Inoltre, dal punto di vista amministrativo sarà più facile monitorare in real time l’andamento delle spese. E sarà più efficace anche l’applicazione della policy aziendale. Questo perché i dipendenti potranno verificare direttamente dall’app se stanno superando le soglie e i massimali imposti dall’azienda.

 

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