Conservazione sostitutiva: al Fisco non bastano le fotocopie delle fatture

La conservazione sostitutiva è un processo supportato da strumenti informatici che permette di dare valore legale a una fattura o ad un qualsiasi documento digitale.

In questo modo è possibile, perciò, sostituire il documento cartaceo con quello informatico, che acquisisce a tutti gli effetti valore probatorio e offre diversi vantaggi in termini di semplicità di archiviazione, conservazione e sicurezza.

Un grande equivoco, però, riguarda la validità delle copie in PDF e delle fotocopie degli originali analogici: ecco cosa ha emanato la Corte di Cassazione.

Conservazione sostitutiva: le fotocopie non bastano al Fisco

L’ordinanza 20365/2018 della Corte di Cassazione ha confermato che non è possibile dedurre i costi documentati da fotocopie di fatture, ma solo quelli riportati negli originali.

Si legge, infatti:

“l’articolo 22 del d.P.R. n.600/1973, che esige di conservare gli originali delle fatture inerenti i costi sostenuti per l’esercizio dell’attività d’impresa, costituisce una deroga ai principi generali del diritto civile, secondo i quali le fotocopie non disconosciute hanno la medesima efficacia probatoria dei documenti originali, di modo che va esclusa la deducibilità dei costi documentati unicamente da fotocopie di fatture, salvo che il contribuente fornisca una plausibile giustificazione della mancata conservazione dei documenti originali per causa a lui non imputabile”.

In via preliminare, la Corte di Cassazione aveva anche ricordato che sul contribuente incombe “l’onere della prova dell’esistenza, dell’inerenza e, ove contestata dall’Amministrazione finanziaria, della coerenza economica dei costi deducibili”, e precisato che “non è sufficiente che la spesa sia stata contabilizzata dall’imprenditore, occorrendo anche che esista una documentazione di supporto da ricavare, oltre che l’importo, la ragione e la coerenza economica della stessa, risultando legittima, in difetto, la negazione della deducibilità di un costo sproporzionato ai ricavi o all’aggetto dell’impresa”.

Questo cosa significa?

Che non solo le fotocopie delle fatture non hanno valenza tributaria, ma anche le copie PDF degli originali.

In sostanza, qualora dovessi avere un contenzioso con l’Agenzia delle Entrate, il Fisco accetterà solo i documenti nel loro formato originale. Quindi, se non l’hai già fatto prima, hai bisogno di strumenti adeguati che possano risolvere in modo efficace questo problema.

Conservazione sostitutiva: la soluzione al problema

Quanto detto finora non ti obbliga, comunque, a conservare gli originali delle fatture nel loro formato cartaceo.

La soluzione al problema, infatti, si chiama conservazione sostitutiva. Secondo quanto stabilito dalle normative italiane, infatti, è possibile dematerializzare tutta la documentazione cartacea (fatture, note spese, libri, registri, interi archivi, ecc) tramite un processo specifico, che deve essere a norma di legge.

La conservazione sostitutiva permette di creare e tenere un archivio di documenti informatici che abbiano piena valenza dal punto di vista tributario, assicurando:

• la sostituzione della versione cartacea, in modo da rispettare gli obblighi di legge previsti;
• la possibilità di eliminare tale materiale cartaceo, ottimizzando i processi di ricerca dei documenti e risparmiando tempo e spazio;
• la conservazione dei documenti, ovvero il loro mantenimento inalterato nel tempo.

A fare la differenza, dunque, è il fatto di affidarsi o meno a un processo di conservazione digitale a norma: in questo modo sarà possibile, in totale semplicità, anche fotografare fatture e scontrini originali e dematerializzarli, avendo la certezza che i file digitali avranno lo stesso valore fiscale e tributario della versione cartacea.

Conservazione sostitutiva: cosa non può fare il software dell’Agenzia delle Entrate

Sebbene sia la stessa Agenzia delle Entrate a mettere a disposizione un programma gratuito per la gestione del processo di fatturazione elettronica, tale software ha delle lacune evidenti, che possono costare caro a te e alla tua attività.

Il primo aspetto da tenere in considerazione riguarda la durata della conservazione dei documenti informatici: se da un lato l’Agenzia delle Entrate assicura il servizio per 10 anni, dall’altro è anche vero che, in caso di contenzioso, è necessario avere a disposizione la documentazione fino a quando non sarà chiuso (ovvero, potenzialmente, anche oltre i 10 anni).

Ti affideresti a un programma che potrebbe gettare via tutto nel bel mezzo di un contenzioso con l’AdE?

Senza considerare – secondo aspetto cui prestare la massima attenzione – che in questo caso sarebbe la controparte stessa a conservare digitalmente i tuoi documenti (e che essa “non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione”).

Al contrario, utilizzare strumenti professionali, che permettano di integrare servizi di fatturazione elettronica con quelli di archiviazione conservativa, può darti la certezza di poter gestire tutti i processi nel modo più efficace e sicuro possibile (per saperne di più, scopri subito il nostro servizio VALIBILL).

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