Software per la gestione delle trasferte: tutti i vantaggi
Un software per la gestione delle trasferte permette di semplificare tutte le azioni che hanno a che fare con la creazione, la gestione e la conservazione delle note spese, oltre a limitare l’errore umano.
Moltissime aziende, anche di medie o grandi dimensioni, sprecano ancora tempo e risorse per la compilazione manuale di tale documentazione, oppure “complicano la vita” ai trasfertisti, costretti a conservare tutti gli scontrini in formato cartaceo per allegarli alle note.
In realtà, digitalizzare i processi aziendali significa rendere un’impresa più efficace sotto diversi punti di vista, evitando inutili esborsi di denaro: ad esempio, impiegando i dipendenti in attività più mirate a creare business o scongiurando tutte quelle sviste che vengono poi inconsciamente contabilizzate.
In questo articolo vedremo quali sono i vantaggi garantiti dall’utilizzo di strumenti professionali come Captio, multipiattaforma di cui siamo distributori ed integratori certificati per l’Italia.
Creazione e contabilizzazione delle note spese di viaggio
Captio è un’applicazione per la gestione delle spese di viaggio che permette di registrare in modo facile e intuitivo tutte le voci di costo sostenute.
Le aziende che prevedono un’indennità di trasferta per i propri dipendenti hanno bisogno di ridurre al minimo gli errori di compilazione della nota spese. Ecco perché un processo digitalizzato può non solo dare questo tipo di vantaggio, ma anche:
- far risparmiare tempo;
- uniformare i modelli per i lavoratori (che, nella migliore delle ipotesi, partono da un file excel di riferimento fornito dall’azienda stessa, ma poi lo modificano a seconda delle singole necessità).
Grazie a Captio, invece, ai lavoratori che operano in mobilità basterà semplicemente acquisire l’immagine dello scontrino con il proprio smartphone: l’applicazione, in modo automatico, si occuperà di rilevare se la spesa è conforme alla travel policy aziendale e, in caso affermativo, convertire i dati cartacei in una nota spese.
Il file creato potrà poi essere subito archiviato e contabilizzato, con la garanzia che l’intero processo abbia piena validità legale.
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Software per gestione trasferte: il valore aggiunto di Validata
Captio è un software per la gestione delle trasferte che, rispetto al processo tradizionale cartaceo, garantisce maggior efficienza, controllo delle spese, trasparenza e, ovviamente, anche un risparmio economico: gli errori che ogni giorno vengono (inconsapevolmente) contabilizzati dalle aziende possono costare molto cari, ed evitarli è senza dubbio un elemento da tenere in grande considerazione.
Oltre alle funzionalità e ai vantaggi legati in modo specifico a Captio, coloro che utilizzano tale applicazione possono godere di molti altri benefici apportati direttamente da noi di Validata.
Il valore aggiunto che possiamo fornire riguarda i seguenti fattori principali:
- parere favorevole dell’Agenzia delle Entrate alla distruzione dei giustificativi cartacei di spesa (Interpello n. 954-479/2017);
- analisi e set-up iniziale di categorizzazione delle spese e di applicazione delle policy aziendali;
- integrazione certificata ISO/IEC 27001:2013 con i sistemi informativi dell’azienda o di terze parti;
- riconciliazione con i flussi delle carte di credito utilizzate;
- integrazione con un servizio di archiviazione elettronica, rispettando gli obblighi di legge previsti per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari;
Inoltre, garantiamo sessioni online di presentazione e/o formazione alle aziende, per permettere ai lavoratori di utilizzare gli strumenti forniti nel modo più efficace possibile. Il nostro servizio di assistenza, in ogni caso, è sempre disponibile per chiarire dubbi o domande e garantire il necessario supporto tecnico.
Perché utilizzare un software per la gestione delle trasferte
Gestire le trasferte con un’app come Captio permette di registrare spese di natura diversa, come:
- scontrini (fotografando i documenti cartacei da dispositivi mobili o inviandoli al software direttamente dallo scanner o dalla stampante multifunzione presente in azienda);
- carte di credito (importando automaticamente i pagamenti effettuati);
- rimborso km (annotando le spese per il carburante consumato negli spostamenti su smartphone, tablet o tramite Google Maps).
La possibilità di integrare Captio con tutti i gestionali delle aziende, inoltre, consente l’inserimento delle funzionalità di questo software all’interno di un processo molto più ampio: in questo modo le imprese possono digitalizzare non solo la fase di registrazione delle spese di viaggio, ma anche la creazione delle note e la loro contabilizzazione.
Se vuoi saperne di più, visita la sezione dedicata al nostro servizio di Business Travel & Expense Management, oppure contattaci oggi stesso qui.
