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Convertire PDF in XML: perché (a breve) non potrai farne a meno

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Convertire fatture elettroniche da PDF a XML è un servizio di cui privati e aziende, tra pochi mesi, non potranno proprio fare a meno.

L’obbligo di fatturazione elettronica esteso anche al settore B2B, a partire dal 1° gennaio 2019, permetterà alle imprese di ottimizzare e semplificare molti processi, gestendoli digitalmente e risparmiando tempo e denaro (per un approfondimento sul tema, ti consigliamo di leggere l’articolo Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere).

Questo passaggio, però, comporterà l’integrazione di alcuni step necessari per la corretta emissione, ricezione e conservazione delle e-fatture: ecco perché (a breve) tutti avranno bisogno di convertire un PDF in formato XML.

 

XML: il formato della fattura elettronica

 

L’XML (eXtensible Markup Language) è un meta linguaggio di demarcazione che permette di definire e controllare gli elementi contenuti in documenti e testi, e si tratta del formato in cui tutte le fatture elettroniche devono essere:

  • prodotte
  • inviate
  • archiviate
  • conservate

Il formato XML permette, una volta emessa la fattura, di non modificare i dati contenuti, in modo da verificare correttamente le informazioni inserite nel file.

Tutte le e-fatture (PA così come B2B e B2C) devono essere emesse in formato XML ed essere conformi alle specifiche tecniche incluse nell’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 (versione 1.1).

Solo in questo modo possono essere:

  • inviate al Sistema di Interscambio (SdI), che si occupa di verificare la correttezza e completezza dei dati;
  • mandate al destinatario (Pubblica Amministrazione o privati).

 

Convertire PDF in XML: perché ti serve

 

Come avrai capito, dal 1° gennaio 2019 – quando scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati – tutte le fatture dovranno essere inviate solo in formato XML.

In sostanza, poiché a breve le fatture digitali dovranno passare per il Sistema di Interscambio (e non inviate direttamente al destinatario), il file PDF non potrà più essere utilizzato per questo tipo di operazione.

Questo cosa significa?

Che aziende e imprenditori dovranno dotarsi di strumenti efficaci che permettano loro di convertire PDF in XML in modo facile e veloce: un modo per ottimizzare i processi aziendali, senza stravolgere il proprio modus operandi ed evitando di sprecare tempo per l’invio di una fattura elettronica.

Per chi sceglie un Provider per la fatturazione elettronica, convertire un file PDF in XML è uno dei tanti servizi accessori di cui le imprese possono beneficiare. Tra gli altri, ad esempio, sono inclusi:

  • supporto per registrazione delle fatture;
  • archiviazione elettronica conservativa (obbligatoria);
  • conversione da XML a PDF delle fatture ricevute.

 

Come convertire PDF in XML

 

Convertire un file PDF in XML sarà presto fondamentale per tutti coloro che, per diversi motivi, non hanno ancora gli strumenti adatti a emettere fatture nel formato accettato dal Sistema di Interscambio.  Questo può succedere, ad esempio, quando:

  • non è possibile modificare il proprio gestionale di fatturazione;
  • non è possibile aggiornarlo.

Il servizio PDF2XML di Validata, che avviene tramite FTP o SFTP, rende possibile in pochi minuti la conversione di una fattura PDF in XML, che può anche contenere allegato il PDF da cui deriva.

Come funziona? Il procedimento è semplice, veloce e performante. Di seguito, i passaggi principali per l’utilizzo del software:

  • caricamento del file PDF da parte di chi emette la fattura elettronica;
  • la e-fattura viene sottoposta a verifiche da parte del software, che effettua gli stessi controlli del Sistema di Interscambio;
  • se ritenuto idoneo, in pochi minuti il file viene convertito in formato XML;
  • dopo i controlli del SdI, la fattura elettronica viene inviata al mittente.

Da tenere presente, inoltre, il fatto che con la fatturazione elettronica l’unico modo per veicolare l’immagine aziendale (logo e grafica) è con l’embedding del PDF entro l’XML stesso, altrimenti non è possibile visualizzare la fattura nel suo layout originale. In pratica, ti ritroveresti una rappresentazione semplificata e uniforme dell’XML offerta da un foglio di stile.

Insomma, avere gli strumenti adatti per convertire una fattura PDF in XML (e gestirne efficacemente tutto il processo) sarà presto fondamentale: se non vuoi perdere tempo e dover far fronte alla situazione a ridosso della scadenza, contattaci oggi stesso per saperne di più.