Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere

Un software per la fatturazione elettronica permette di gestire digitalmente non solo l’invio e la ricezione delle e-fatture, ma anche di ottimizzare tutti i processi ad esse collegati.

Dotarsi di strumenti efficaci garantisce ad aziende e Pubblica Amministrazione un servizio che va oltre la gestione del ciclo attivo e passivo di una fattura XML: un programma professionale è facilmente integrabile con i gestionali aziendali, che permettono così di automatizzare l’intero iter della fatturazione.

La gestione elettronica delle fatture, già in uso per quelle verso la Pubblica Amministrazione, sarà presto obbligatoria anche tra privati (B2B): in questo articolo vedremo quali vantaggi può darti un software professionale e cosa lo differenzia dal programma gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

Software per fatturazione elettronica tra privati (B2B)

Dal primo gennaio del 2019 entra in vigore l’obbligo di fattura elettronica tra privati (B2B) e, di conseguenza, imprese e professionisti dovranno per forza adeguarsi al nuovo metodo di fatturazione: un cambiamento radicale, finalizzato non solo alla lotta all’evasione fiscale, ma anche alla semplificazione dei processi aziendali.

Se da un lato l’emissione di fattura elettronica verso le Amministrazioni pubbliche e locali era già obbligatoria dal 31 marzo 2015 (secondo quanto stabilito ancora dalla Finanziaria del 2008) per gli scambi commerciali B2B ci sono ancora pochi mesi di tempo per il passaggio definitivo da fattura cartacea a digitale.

Ecco perché sempre più aziende e imprenditori si stanno informando su quali siano i migliori software per fatturazione elettronica B2B: a breve tutti dovranno utilizzare un programma per le e-fatture che, a seconda dei casi, permetta di gestire l’e-billing:

• in modo destrutturato (semplice inoltro del documento informatico);
• in modo strutturato (per una gestione completamente automatizzata dei documenti).

Ma perché pagare un software quando l’Agenzia delle Entrate ne mette a disposizione uno gratuito e accessibile a chiunque? Ecco alcune precisazioni.

Software per fattura elettronica (gratuito) dell’Agenzia delle Entrate

Hai letto bene: l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma gratuito per le fatture elettroniche, che si occupa di tutto il processo di creazione, trasmissione e conservazione delle stesse. È chiaro, tuttavia, che bisogna fare i conti con diverse limitazioni.

Il software dell’Agenzia delle Entrate è certamente adatto per realtà molto piccole, come artigiani, piccoli imprenditori o micro imprese, ma di certo è poco funzionale per PMI e attività più strutturate, che inviano o ricevono fatture giornalmente.

Due grandi limiti sono dovuti, soprattutto, a:

• impossibilità di conservare formati diversi rispetto all’XML;
• impossibilità di integrazione del programma con altri gestionali.

Questo implica senz’altro un problema di ottimizzazione dei processi per le imprese più organizzate, che rischiano di trovarsi a perdere tempo per la gestione di attività che, con software professionali, possono essere svolte in modo automatico.

Non meno importante, tuttavia, il fatto che, in caso di contenzioso con l’Agenzia delle Entrate, sia la controparte stessa a conservare digitalmente tutta la documentazione fiscale rilevante.

Questo può essere un elemento cui prestare particolare attenzione dal momento in cui, come riportato nelle condizioni di adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, quest’ultima “non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione” derivanti o connessi a:

• fatture elettroniche contenenti dati non accurati, non corretti, in formato diverso da quello previsto, incompleti o di scarsa qualità;
• causa di forza maggiore, caso fortuito o fatto di terzo;
• situazioni al di fuori del controllo e delle possibilità di intervento dell’Agenzia.

I vantaggi di un programma per fatturazione elettronica professionale

Il grande valore aggiunto che può fornire un programma per la fatturazione elettronica è quello di poter gestire digitalmente tutto l’iter delle e-fatture, integrandolo con i processi e i gestionali di un’azienda.

Una logica diversa rispetto al prendere in considerazione la fattura elettronica semplicemente come un file XML a sé stante: tale approccio può funzionare, come detto, per realtà molto piccole, ma diventa inefficace per attività e imprese più strutturate (in ogni caso, se al momento non hai ancora scelto un provider di e-billing, con il nostro servizio gratuito XML2HRB puoi fare l’upload di una fattura elettronica ricevuta in XML e convertirla immediatamente in formato PDF).

A differenza di quello dell’Agenzia delle Entrate, un software professionale può garantirti vantaggi concreti in termini di:

• semplicità di utilizzo e accessibilità da ogni tipo di dispositivo;
• sistema di gestione documentale agile per monitorare i flussi in entrata e in uscita;
• archiviazione elettronica conservativa;
• conversione di file da PDF a XML;
• assistenza dedicata;
• riconciliazione automatica tra documenti di natura diversa (elettronica e analogica).

Se vuoi saperne di più e capire, nel dettaglio, come funziona un software per la fatturazione elettronica, contattaci oggi stesso!