Conservazione fattura elettronica: cos’è e come funziona

La conservazione della fattura elettronica è la fase conclusiva del nuovo processo di fatturazione e la rende fruibile a fini fiscali e probatori.

Con l’attuazione della fatturazione elettronica obbligatoria presente nella Legge di Bilancio 2018, i nuovi oneri riguardano, infatti, i vari aspetti di trattamento, archiviazione e mantenimento nel tempo.

Contenendo dati riservati che possono essere richiesti nel caso di controlli e/o contenziosi giudiziari, è necessario prestare attenzione alle corrette modalità di conservazione di una fattura elettronica: ecco cosa devi sapere.

Conservazione fattura elettronica: cos’è

Secondo l’art.71 del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, “La conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”.

Il trattamento della e-fattura, declinata in tutte le tipologie (PA/B2Gov, B2B e B2C) segue 4 fasi:

1. produzione: formazione ed emissione di fattura da parte dell’azienda;
2. invio: attraverso un canale ammesso dal Sistema di Interscambio (SdI);
3. archiviazione: registrazione della fattura e dell’avvenuto invio negli appositi registri;
4. conservazione: l’azienda è tenuta ad essere in possesso della fattura fino a una certa data.

La conservazione elettronica prevede:

• allegazione delle notifiche dei file trasmessi al SdI;
• archiviazione su supporti adeguati di memorizzazione elettronica;
• possibilità telematica di esibizione probatoria.

La corretta gestione di questa fase impatta sia sul ciclo attivo che sul ciclo passivo di fatturazione: conservare in maniera opportuna la documentazione amministrativa significa per le aziende avere una migliore gestione dei processi in termini di efficienza interna e competitività sul mercato.

Conservazione fattura elettronica: i formati idonei

Il Decreto del Presidente del Consiglio del 3 dicembre 2013, in solido con il Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, regolano la conservazione delle fatture elettroniche e dei documenti digitali in genere.

Ai fini tributari, i documenti informatici idonei devono rispettare le seguenti caratteristiche:

• autenticità
• integrità
• affidabilità
• leggibilità
• reperibilità.

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture elettroniche dovranno essere emesse obbligatoriamente solo in formato XML (eXtensible Markup Language), inviate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) e dovranno seguire un processo completamente dematerializzato.

Tuttavia, la circolare n.13 del 2 luglio 2018 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che ciascun operatore potrà decidere di conservare i documenti scegliendo un modello digitale diverso dall’XML, purché il contenuto sia identico a quest’ultimo, e il formato sia compreso tra quelli resi disponibili dal DPCM 3 dicembre 2013.

I formati alternativi sono:

• PDF
• TIFF
• JPEG
• Office Open XML (OOXML), formato XML sviluppato da Microsoft
• ODF (Open Document Format)

In ogni caso, la conservazione dell’originale in formato XML è sicuramente da preferire, poiché mette al riparo dall’eventuale “disconoscimento” della fattura (art. 23-bis del D.Lgs. 82/2005).

Come conservare le fatture elettroniche

Dal punto di vista attuativo, il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 ha semplificato alcune procedure per conservare le fatture elettroniche.

I documenti informatici devono:

1. rispettare le diverse fonti legislative cui fanno capo: il Codice Civile, le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
2. consentire le funzioni di ricerca e di estrazione dei dati ogni volta sia necessario, secondo una serie di metadati obbligatori (5 chiavi di ricerca: nome e cognome o denominazione, codice fiscale, partita iva, data);

Inoltre, per garantire autenticità e integrità, gli step di conservazione comprendono:

• produzione del pacchetto di versamento: raggruppamento di più fatture e documenti per un periodo temporale;
• produzione del pacchetto di archiviazione (o trasformazione del pacchetto di versamento): attraverso l’apposizione di firma digitale e marca temporale i documenti non sono più modificabili;
• periodo obbligatorio di conservazione pari a 10 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 Codice Civile).

L’azienda può avvalersi di un conservatore per le fatture elettroniche interno o esterno alla stessa, e anche l’Agenzia delle Entrate ha disposto un servizio gratuito di conservazione delle fatture attive e passive per 15 anni (in questo articolo, trovi alcune precisazioni sul software gratuito dell’AdE).

In ogni caso, la scadenza per mettere in conservazione le fatture, attraverso la produzione del pacchetto di archiviazione, è di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta.

Gestire in modo efficace il processo di conservazione implica una precisa valutazione della tipologia e delle dimensioni della propria impresa, ma soprattutto dell’entità del patrimonio documentale collegato alla fatturazione: il modo migliore per scegliere l’implementazione più adatta a semplificare il procedimento e ottimizzare i risultati.

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