Nota Spese e Gestione Elettronica - Validata

Nota spese e gestione elettronica: risposte AdE nr. 388, 403 e 417 del 2019

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Già in altri approfondimenti abbiamo parlato dell’efficacia di soluzioni digitali per la gestione aziendale, come le app per le spese viaggio.

L’evoluzione verso strumenti automatizzati è in atto, ma non bisogna guardarla con diffidenza: questi cambiamenti sono un utile supporto alla gestione aziendale e vengono scelti perché permettono di risolvere molti dei problemi legati alle norme vigenti, all’archiviazione e alle tempistiche sempre più ristrette legate agli aspetti amministrativi.

A questo proposito è intervenuta anche l’Agenzia delle Entrate, che ha definito alcuni punti fermi nella regolamentazione del processo di dematerializzazione di documenti fiscali relativi alle note spese dei trasfertisti, siano essi dipendenti o professionisti.

Dopo l’avvento della fatturazione elettronica, l’obiettivo ormai noto è quello di realizzare un vero e proprio sistema completamente digitale e integrato ai sistemi aziendali.

Con le risposte 388, 403 e 417 del 2019, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito ancora una volta alcuni aspetti legati all’archiviazione e dematerializzazione dei documenti di trasferta attraverso sistemi digitali (introducendo però un’alea, non presente nel processo sottoposto da Validata, che ha ricevuto risposta pienamente favorevole dall’AdE). Vediamo, nel dettaglio, di cosa si tratta. 

Nota spese analogiche

La gestione delle note spese è seguita dall’ufficio amministrazione delle singole aziende, che definiscono le modalità, il formato e le informazioni necessarie a dimostrare le spese sostenute dai lavoratori durante una trasferta, in modo da permettere una corretta gestione dei rimborsi e dei giustificativi.

Lasciando da parte alcune specifiche richieste delle singole aziende, in generale le note spese sono composte da alcuni campi ricorrenti: le voci di spesa, il metodo di pagamento utilizzato, l’importo versato e la data di transazione.

Gli altri campi, invece, possono essere aggiuntivi. Informazioni come il riferimento al cliente associato o il numero della richiesta di trasferta, pur non essendo fondamentali per la compilazione delle note spese, possono essere utili a livello gestionale interno per snellire il processo di registrazione e rimborso.

Questo sistema prevede, però, un impegno diretto dei trasfertisti. I documenti compilati devono essere prontamente presentati all’amministrazione, corredati da scontrini, fatture e giustificativi di vario genere.

Un processo che appare semplice, ma che può diventare di complessa gestione e particolarmente scomodo per chi viaggia per lavoro.

Note spese digitali

In merito alla possibilità di gestire digitalmente le note spese, l’Agenzia delle Entrate si è espressa per la prima volta in senso favorevole con:

  • risposta a interpello di Validata, nr. 954-479/2017;
  • risoluzione nr. 96/2017.

Nonostante che la risoluzione già dettasse delle chiare linee guida per chiunque intendesse attuare un processo compliant, l’Agenzia ha recentemente ritenuto di dare risposta a nuovi interpelli:

  • risposta (nr. 388 del 2019-09-20) ad una “società di consulenza istante, che si avvale di un elevato numero di dipendenti e professionisti …” che compiono trasferte;
  • risposta (nr. 403/2019) ad un gruppo di società con 400 persone;
  • risposta (nr. 417/2019) ad una società che gestisce un elevato numero di note spese.

Le tre risposte ricalcano quella già data a Validata due anni prima, così come i contenuti della risoluzione, ma le prime due si differenziano in quanto introducono un’identica alea: “Se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce tali caratteristiche – condizione non verificabile in sede di interpello – nulla osta alla sua adozione”.
La terza risposta contiene, pur con parole diverse, la stessa alea delle prime due.
L’alea è insita nella possibilità che quanto non è stato verificato con l’interpello possa esserlo in altra sede.

Per ben tre volte in due mesi l’Agenzia ha rappresentato – e neppure velatamente – il rischio che al Contribuente, in sede di verifica fiscale, possa essere chiesta dimostrazione di conformità del processo adottato, con presumibile focus sulle imprescindibili caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità delle immagini dei giustificativi analogici di spesa.

Non si può non rilevare che l’Istante riferibile alla risposta 403, afferma che tali caratteristiche sarebbero garantite dal momento in cui il documento è versato in un sistema di conservazione, dunque ben dopo il momento iniziale di formazione del documento informatico, che coincide con l’acquisizione dell’immagine.

E se nel mentre tra lo scatto / scansione e l’avvenuta archiviazione elettronica conservativa fosse possibile modificare o sostituire il documento? Si può pensare di garantire una parte, anziché il tutto, d’un processo? No. E neppure l’Agenzia deve averlo pensato, tanto da riservarsi facoltà di verifica.

Anche per questo Validata ha inserito l’intero proprio originale processo nello scopo della certificazione ISO/IEC 27001:2013.

Diversamente dalle succitate risposte ottenute dai non meglio precisati Istanti, la risposta al processo sottoposto da Validata all’Agenzia delle Entrate è stata pienamente favorevole, senza alcuna alea.

Ne deriva che il Contribuente che utilizza il processo che Validata attesta essere fiscalmente conforme, è pienamente tutelato, non residuando sullo stesso alcun obbligo e onere di dimostrazione.

Gli interpelli sono come le ostriche: non tutte racchiudono una perla e non tutte le perle hanno pari valore, …occorre guardarci dentro!

Per saperne di più, non esitare a contattarci.