Rimborso spese amministratori: come funziona

La gestione del rimborso spese è un’attività ricorrente nelle aziende e, in alcuni casi, anche abbastanza complessa.

È stato già affrontato il tema della deducibilità delle spese viaggio e dei loro rimborsi, ma cosa accade se a richiederli è l’amministratore?

Egli, come l’apparato commerciale dell’impresa, è spesso tenuto a fare trasferte, dunque può richiedere il rimborso per le spese di viaggio e per quelle accessorie. I termini in cui può farlo, però, dipendono da alcuni fattori.

In questo articolo, vediamo le diverse modalità di rimborso spese per gli amministratori, approfondendo i seguenti passaggi: 

• quando l’amministratore può richiedere il rimborso spese;
• le diverse modalità di rimborso e le esenzioni;
• la nota spese e le procedure di gestione più efficaci.

Il rimborso spese per gli amministratori

Gli amministratori sono soggetti a regole particolari per il rimborso delle spese di trasferta.

La distinzione principale riguarda la natura del rapporto lavorativo con l’azienda, ovvero se il singolo amministratore è un professionista con propria partita IVA o se è vincolato tramite un contratto di assunzione.

Nella maggior parte dei casi l’amministratore non è un soggetto slegato dall’azienda, per cui il rimborso viene trattato in base al contratto lavorativo stipulato all’inizio della collaborazione. Che si tratti di esborsi per vitto, alloggio o trasporto, anche gli amministratori devono rendere conto delle spese sostenute e richiedere adeguato rimborso: saranno riconosciute riduzioni fiscali in base alle modalità definite da contratto.

Se, invece, l’amministratore appartiene alla cerchia dei professionisti con partita IVA, il rimborso viene calcolato in modo differente. I detentori di partita IVA hanno specifiche regole fiscali, e anche nel caso dei rimborsi delle spese di trasferta ci si deve rifare al regime di appartenenza. Sulla base di quest’ultimo, il professionista calcolerà i rimborsi e le esenzioni. Questo esula, però, dalla gestione aziendale.

Modalità ed esenzioni fiscali per il rimborso spese

Come per i dipendenti, anche gli amministratori possono essere soggetti a tre diverse modalità di calcolo:

• il rimborso spese forfettario;
• il rimborso spese analitico (o a piè di lista);
• il rimborso spese misto.

Nel caso in cui il contratto preveda il rimborso spese forfettario, l’esenzione da imposte è prevista fino a un massimo di 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e fino a 77,46 euro al giorno per trasferte all’estero (Art. 51.5 del D.P.R. n. 917/1986).

Secondo questa modalità non è necessario presentare documenti giustificativi: l’ammontare del rimborso è infatti prestabilito e – come dice la parola stessa – forfettario.

Un altro trattamento si ha invece con il rimborso spese analitico o a piè di lista. In questo caso sono applicate esenzioni fiscali senza limite per pasti, pernottamento, viaggio e trasporti accessori. Altre eventuali spese sostenute dall’amministratore sono soggette a limiti di esenzione, ovvero 15,49 euro al giorno per trasferte in Italia e 25,82 euro al giorno per spostamenti all’estero.

Tutte le spese devono essere opportunamente giustificate, sia quelle che possono approfittare dell’esenzione completa che quelle soggette a esenzione limitata.

La terza modalità riguarda il rimborso spese misto, un ibrido tra le due viste finora. Oltre al rimborso analitico delle spese riguardanti il vitto e l’alloggio, è infatti prevista anche un’indennità di trasferta. In questo caso, il trattamento delle esenzioni è ben dettagliato: le spese che rientrano nel metodo analitico (quindi pasti e pernottamento) sono completamente esenti da imposte, assieme alle spese di trasporto documentate; l’indennità di trasferta prevista in regime forfettario riconosce, invece, un’esenzione entro i 30,99 euro giornalieri per viaggi in Italia e i 51,65 euro se la trasferta si è svolta all’estero.

A ogni altra spesa non documentata dev’essere applicata l’imposta completa.

La nota spese e il rimborso

La gestione di questi calcoli può essere spesso gravosa, soprattutto in relazione alla raccolta dei documenti collegati.

Anche nel caso degli amministratori, infatti, è indispensabile l’utilizzo di una nota spese, un riepilogo dettagliato dei versamenti sostenuti, corredati da scontrini o altri giustificativi. Questo documento deve contenere, inoltre, i dati dell’amministratore, la data e il luogo della trasferta.

Questa pratica avvantaggia il lavoro contabile, a patto che il processo sia effettivamente efficace e senza errori. Oggi esistono strumenti che supportano la gestione dei rimborsi spese in modo automatico, istantaneo e sicuro: software integrati con i gestionali aziendali, che facilitano la raccolta dei giustificativi e la rendicontazione dei rimborsi, già calcolati secondo i parametri di esenzione previsti per legge.

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