Riconciliazione bancaria: perché conviene automatizzarla
La riconciliazione bancaria è tra le attività più importanti nei reparti contabili delle aziende. Pur non essendo un obbligo fiscale, questa pratica è condivisa da tutte le imprese per una buona gestione finanziaria e per facilitare il bilancio annuale.
La sua evidente rilevanza, però, si scontra sempre più spesso con elementi quali la mancanza di tempo, la necessaria disponibilità di personale e la difficoltà del compito. La riconciliazione bancaria, infatti, se fatta manualmente o tramite un foglio di calcolo Excel può richiedere molto tempo e un notevole dispendio di energia e risorse.
Oggi, tuttavia, la tecnologia rappresenta un supporto concreto per le attività contabili, grazie a software sempre più precisi e efficaci.
Per capire meglio i motivi per cui una riconciliazione bancaria automatizzata possa essere utile a tutti i tipi di aziende, dalle più piccole alle multinazionali, approfondiamo questo argomento in tre passaggi:
- cos’è la riconciliazione bancaria;
- quali sono i vantaggi;
- perché automatizzare la riconciliazione bancaria.
Cos’è la riconciliazione bancaria e perché è importante
La riconciliazione bancaria è uno strumento per il controllo finanziario aziendale. Con questa attività si mettono a confronto i dati bancari con i movimenti registrati in azienda, per verificare che non ci siano discrepanze e che le risorse economiche vengano gestite nel migliore dei modi.
Questa pratica permette in sostanza di mantenere il pieno controllo sui movimenti finanziari in azienda, tenendo aggiornati i libri contabili rispetto alle movimentazioni registrate dalla banca.
La corrispondenza tra queste due fonti però non sempre coincide: registrando le attività in momenti diversi, difficilmente si avrà un allineamento perfetto. Assieme ai movimenti di conti correnti e carte di credito, infatti, bisogna tenere conto anche delle spese di cassa, quindi in contanti, nelle loro più diverse forme. È poi molto comune che alcuni documenti contabili, quali gli scontrini o le fatture degli acquisti, vengano consegnati in ritardo o addirittura dimenticati, rendendo quindi molto difficoltosa la rendicontazione.
Nonostante la difficoltà del compito, il risultato atteso è sempre la perfetta corrispondenza tra libri contabili ed estratto conto. Errori o mancanze non sono ammessi, per questo la riconciliazione bancaria è un’attività fondamentale, da ripetere frequentemente per evitare il più possibile che si verifichino incongruenze e che diventi difficoltoso risalire alle loro origini.
I vantaggi di una riconciliazione bancaria frequente
È ora chiaro come una corretta riconciliazione bancaria sia fondamentale in una buona gestione aziendale. Lo è ancora di più, però, la costanza di questa operazione: aumentando la frequenza del controllo diminuisce il numero di operazioni contabili da allineare e, di conseguenza, la possibilità di errore.
Se questo è il primo motivo per cui si dovrebbe mantenere una certa costanza e cadenza nella riconciliazione bancaria, è bene sottolineare che questa buona pratica porta anche diversi altri vantaggi.
Il controllo pressoché continuo delle operazioni permette, infatti, di ottimizzare i processi aziendali in modo notevole, oltre a far risparmiare l’impresa. In aggiunta si crea un processo costruttivo di supporto alla contabilità, che potrà contare su una riconciliazione bancaria aggiornata e quindi risolvere in modo veloce alcune tra le più comuni criticità amministrative.
In ogni caso, se l’attività rimane manuale, bisogna comunque tenere in considerazione che l’errore umano è sempre possibile e non può essere annullato. Per agevolare questo compito, e renderlo meno gravoso, fai attenzione ai quattro principali errori commessi da chi si occupa di contabilità.
Li passiamo in rassegna per fornirti un utile strumento di controllo:
- La duplicazione di una voce. In questo caso sarà possibile recuperare con facilità l’errore, eliminando una delle due voci.
- L’assenza di un movimento. Anche per questo caso sarà possibile recuperare aggiungendo il dato mancante alla riconciliazione.
- La virgola nella posizione sbagliata. Una semplice svista che può però determinare discrepanze anche sostanziali. Esiste un semplice metodo per individuare questo tipo di errore: prendendo il numero di squilibrio tra il saldo bancario e i libri contabili, e sommando le singole cifre tra di loro, se otteniamo 9 stiamo parlando di un errore di virgola.
- La posizione invertita di due cifre. Anche in questo caso si produce un errore che può essere riconosciuto sommando le cifre che compongono la mancanza: il risultato sarà sempre 9.
Perché è importante automatizzare la riconciliazione bancaria
Come abbiamo visto, esistono alcune accortezze per evitare le più comuni sviste e anche alcuni trucchi per rimediare con più facilità agli errori. Nonostante ciò la riconciliazione bancaria rimane un compito gravoso e di alta responsabilità.
Data la sua importanza, è fondamentale che questo tipo di controllo sia ineccepibile, partendo da dati chiari e ordinati. Ecco perché avere immediatamente a disposizione tutti i documenti necessari alla realizzazione della riconciliazione (estratto conto bancario, scontrini, schede carburante, spese di viaggio, fatture, registro contabile) è un ottimo punto di partenza, senza troppo dispendio di tempo.
Questo è il primo vantaggio derivante da una riconciliazione bancaria automatizzata: il software, dialogando con le altre fonti informatizzate dell’azienda, riesce a presentare in un unico luogo tutti i documenti utili.
Il secondo vantaggio, e anche quello più importante, è che la riconciliazione viene eseguita automaticamente e in tempo reale, evidenziando possibili mancanze nella documentazione o errori non dipendenti dalla riconciliazione in sé.
In questo caso gli errori sono completamente assenti, quindi anche l’individuazione del problema sarà più facile e veloce e la revisione della riconciliazione bancaria non sarà più necessaria. Risultato: meno spreco di tempo e di energie, più sicurezza nel controllo finanziario dell’azienda.
Tra i software più avanzati in tema di riconciliazione bancaria vi è senza dubbio Captio, applicazione che permette di automatizzare tutto il processo di allineamento tra spese e pagamenti, tenendo conto sia delle transazioni effettuate in contanti che quelle con carta di credito.
La riconciliazione automatica garantisce, così, un controllo finanziario immediato, senza errori e con estrema facilità.
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