4 consigli per fare una nota spese perfetta

Fare una nota spese perfetta significa non solo prestare massima attenzione in fase di compilazione, ma anche avere a disposizione strumenti e software adatti.

Se da un lato le imprese con molti collaboratori, che operano soprattutto in trasferta, necessitano di un resoconto e di un controllo preciso dei costi, dall’altro anche i dipendenti hanno bisogno di avere indicazioni e strumenti adatti per compilare una nota spese correttamente: un procedimento, insomma, da non sottovalutare né dall’una che dall’altra parte.

Gestire le spese e i rimborsi dei lavoratori in modo efficace può far risparmiare tempo e denaro alle aziende, che possono così avere a disposizione nuove risorse da investire nell’attività.

Vuoi essere certo di fare una nota spese perfetta? In questo articolo vedremo:

• cos’è
• 4 consigli per compilarla
• vantaggi di un software per la gestione della nota spese

Nota spese: cos’è

La nota spese è un documento che il lavoratore invia all’azienda per ottenere il rimborso delle spese sostenute per svolgere un certo tipo di attività.

Una volta mandata all’impresa, la nota spese viene poi supervisionata e, se confermata, viene girata al reparto contabilità per procedere con il rimborso. Le modalità possono essere diverse, ovvero:

• rimborso a piè di lista (nota spese analitica con un riepilogo dettagliato di tutte le spese sostenute durante la trasferta)
• rimborso forfettario (al lavoratore viene corrisposta un’indennità fissa giornaliera per le trasferte)
• rimborso misto (indennità di trasferta più altre voci rimborsate a piè di lista).

Nella nota spese il dipendente elenca tutte le voci di costo sostenute per un certo lavoro, a patto che siano incluse tra quelle rimborsabili dall’azienda.

Si tratta di inserire mensilmente tanti piccoli importi (per vitto e alloggio ma anche, ad esempio, per spostamenti giornalieri, come benzina, parcheggio, ecc): un’attività che, oltre a esigere accuratezza e precisione, se gestita male può comportare spesso anche considerevoli perdite di tempo.

Come fare una nota spese perfetta: 4 consigli

Compilare una nota spese richiede grande attenzione e cura dei dettagli, per evitare il rischio di compiere inesattezze o inserire dati errati.

Solitamente le aziende dovrebbero fornire non solo un modello di nota spese da prendere come riferimento, ma anche un documento informativo su modalità di compilazione, spese ammissibili e soglie massime di rimborso: una consuetudine che potrebbe evitare a monte una buona percentuale di errore.

Se, tuttavia, non ti è stato fornito alcun modello standard e devi fare una nota spese da zero, sappi che dal punto di vista contenutistico ci sono dei campi fondamentali che puoi trovare in qualunque nota (indipendentemente dal tuo settore di riferimento). Ecco 4 consigli con gli elementi che non devono assolutamente mancare:

1) Dati aziendali e anagrafici. Fondamentale, per prima cosa, riportare ragione sociale e indirizzo dell’azienda cui mandare il rimborso, oltre ai tuoi dati personali (nome e cognome, tipologia di attività svolta).

2) Data e luogo. Quando compili una nota spese devi sempre fare attenzione che siano presenti i riferimenti temporali (da – a) della collaborazione, oltre alla città in cui è stata svolta: due elementi che sembrano scontati, ma assolutamente da non sottovalutare.

3) Elenco delle spese. In questa sezione vanno inserite tutte le voci di costo che hai sostenuto durante la trasferta, con indicazione specifica di ciascuna spesa. Non dimenticare di riservare uno spazio dedicato a note e commenti: in alcuni casi potresti aver bisogno di dare maggiori informazioni su particolari aspetti.

4) Allegati. Insieme alla nota spese dovrai inviare scontrini, ricevute o fatture che giustifichino le spese sostenute: ricordati, quindi, di conservare tutto il materiale cartaceo di questo tipo (a meno che tu non abbia dei software che ti permettano di digitalizzare ogni tipo di ricevuta).

Software per nota spese: vantaggi

Sebbene sia uno strumento impiegato da molte realtà, fare una nota spese con Excel ha diversi limiti in termini di efficacia e di possibilità pratiche di utilizzo.

Infatti, oltre a richiedere l’inserimento manuale di moltissimi dati (con conseguente perdita di tempo e rischio elevato di errori) si tratta di un programma che ha diverse limitazioni dal punto di vista dell’accessibilità e che, inoltre, non può essere integrato con gli altri sistemi adottati dall’azienda.

Ecco perché adottare specifici software per la gestione delle note spese può aiutare non solo i lavoratori a ottimizzare i processi ma anche le imprese ad avere un controllo più facile e immediato dei documenti ricevuti.

Oltre a far risparmiare tempo ad entrambe le parti in causa, tra i principali vantaggi vi sono:

• piattaforma in cloud accessibile da ogni dispositivo (pc, tablet e smartphone)
• gestione semplificata tramite app per nota spese
• lettura digitale di scontrini e ricevute
• flessibilità in base alle esigenze dell’azienda e dei lavoratori
• sicurezza dei dati
• integrazione con sistemi gestionali e di contabilità

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