Come calcolare il rimborso chilometrico

Prima di addentrarci nell’argomento di questo articolo e analizzare come calcolare il rimborso chilometrico, è utile fare un passo indietro e definire innanzitutto a cosa ci riferiamo quando parliamo di rimborso chilometrico.

Si tratta di un’indennità concessa dal datore di lavoro a un dipendente che utilizza il proprio veicolo per effettuare una trasferta lavorativa all’interno del territorio comunale in cui si trova l’azienda o fuori da quest’ultimo.

Un dettaglio imprescindibile alla base del rimborso chilometrico è, quindi, la proprietà del mezzo di trasporto da parte del lavoratore.

Questo tipo di rimborso è molto più complicato rispetto al rimborso di una trasferta effettuata tramite mezzi pubblici o rispetto al rimborso forfettario che spetta al dipendente nel caso della concessione in uso promiscuo dell’auto aziendale.

Infatti il rimborso chilometrico prevede molte più clausole e deve tener conto di molti più fattori.

Vediamo insieme quali.

INDICE:

Come calcolare il rimborso chilometrico

Innanzitutto prima di effettuare il calcolo chilometrico devi sapere che sono due le tipologie di spesa che possono essere incluse nel rimborso chilometrico:

  • Le spese proporzionali, ossia quelle che aumentano con l’aumentare del tempo di utilizzo del mezzo di trasporto (come la benzina o il gasolio).
  • Le spese non proporzionali, cioè quelle non direttamente riconducibili al trasporto in sé. Come i ticket dei parcheggi, i pedaggi autostradali e tutti quei costi sostenuti sporadicamente e che hanno tariffe fisse.

Inoltre è utile capire se il rimborso chilometrico è soggetto a tassazione o meno. Per farlo bisogna tener conto del luogo della trasferta.

In sintesi, se la trasferta avviene all’interno dello stesso comune in cui si trova l’azienda il rimborso chilometrico concorre a formare il reddito del lavoratore. In questo caso è soggetto a tassazione.

Se invece la Trasferta avviene al di fuori del comune nel quale si trova l’azienda, allora l’importo del rimborso chilometrico è deducibile ed esente da tassazione. A meno che la distanza tra la meta della trasferta raggiunta dal lavoratore partendo dalla sua abitazione sia minore rispetto a quella tra meta e sede di lavoro.

Passando poi al vero e proprio calcolo del rimborso chilometrico bisogna tenere in considerazione diversi fattori come il tipo di carburante usato, i km percorsi, la tipologia del veicolo e fare riferimento alle Tabelle ACI.

Tabelle ACI dove trovarle e come utilizzarle

Le tabelle ACI sono dei prospetti tramite i quali è possibile calcolare il rimborso che spetta ad un dipendente che effettua una trasferta di lavoro con il proprio mezzo di trasporto.

I valori proposti da queste tabelle sono aggiornati due volte l’anno e sono calcolati dall’ACI tenendo conto delle tariffe del carburante comunicate dal Ministero dello Sviluppo Economico e delle diverse tipologie di veicoli.

Le tabelle ACI possono essere consultate direttamente sul sito Aci. Registrandoti al sito potrai usare il calcolatore automatico e facilitare il calcolo, altrimenti puoi tranquillamente fare il calcolo manualmente.

Tramite questo servizio potrai trovare:

  • Il valore del costo chilometrico relativo ai singoli modelli di autovettura, motociclo, ciclomotore, fuoristrada, furgone.
  • Il valore del costo chilometrico relativo ai singoli modelli di auto.
  • Il prezzo dei carburanti.
  • Limiti di deducibilità fiscale dal reddito d’impresa delle spese di trasferta.

Come semplificare il rimborso chilometrico

È chiaro che quella del rimborso chilometrico può diventare un’attività abbastanza difficile da gestire. Sia per i dipendenti che devono tenere traccia di numerosi fattori per poter fare richiesta del proprio rimborso, sia per il reparto amministrativo che deve costantemente controllare che queste richieste siano corrette.

Un modo per facilitare questo processo  lo fornisce Captio.

Attraverso la sezione “chilometraggio” infatti, il dipendente può creare una nota spese personalizzata andando a segnare data, tipologia di auto utilizzata e tragitto di percorrenza. L’app calcolerà automaticamente la nota spese in base alle tariffe dell’azienda.

Oppure il trasfertista può segnare il suo percorso direttamente attraverso Google Maps.  In questo caso va a selezionare il punto di partenza e quello di arrivo e  Google Maps calcolerà automaticamente il percorso più breve da cui Captio estrarrà l’importo totale da mettere in nota spese in base alla tariffa chilometrica della tua azienda.

Un’altra automatizzazione consentita da Captio è quella del percorso predefinito. Nel caso in cui le trasferte del dipendente prevedano sempre gli stessi percorsi, è possibile impostarli sull’app di Captio e andarli direttamente a selezionare all’occorrenza.

Inoltre grazie a Validata, non solo puoi integrare l’app di Captio in tutti i tuoi sistemi (per maggiori informazioni sulle integrazioni fornite da Validata ti suggeriamo di leggere l’articolo Come integrare Captio nei tuoi sistemi), ma puoi anche implementare numerose altre funzioni in base alle tue esigenze.

Ad esempio tramite le implementazioni di Validata puoi fare in modo che le tue tariffe di rimborso aziendali si aggiornino automaticamente in base all’aggiornamento delle tabelle ACI. Oppure puoi controllare quali dipendenti utilizzano l’auto personale anche quando è disponibile l’auto aziendale o, ancora, puoi verificare chi segue percorsi più lunghi rispetto a quelli suggeriti da Google Maps.

Conclusione

In generale con Validata cerchiamo di sviluppare qualsiasi integrazione necessaria al cliente per rendere ancora più veloce ed efficiente  la gestione delle sue spese di viaggio e chilometraggio.

Se sei interessato ad approfondire tutte le potenzialità di Captio e Validata puoi prenotare una consulenza gratuita QUI.