Indennità di trasferta e diaria
In azienda, spesso, i termini indennità di trasferta e diaria vengono utilizzati come sinonimi. In realtà però ci sono delle differenze importanti tra le due che rendono completamente sbagliato usare un termine al posto dell’altro.
Cerchiamo dunque di chiarire cosa le differenzia e in che modo gestirle al meglio.
INDICE
Tipologie di rimborso spese per la trasferta di lavoro
Per evitare confusioni tra indennità di trasferta e diaria, partiamo da una definizione precisa di cosa si intende per trasferta di lavoro.
“La trasferta consiste in uno spostamento provvisorio del lavoratore dalla normale sede di lavoro ad altro luogo di lavoro.
La trasferta differisce dal trasferimento per la temporaneità dello spostamento, legato ad un’esigenza del datore di lavoro circoscritta nel tempo.
In assenza di una disciplina legale, della trasferta si occupano solamente i contratti collettivi, regolandone, in particolare, i risvolti di carattere economico”
È proprio sull’ultimo punto che vogliamo concentrarci e spiegare quali tipi di rimborso può avere un lavoratore che deve spostarsi per lavoro.
- Rimborso analitico.
Al dipendente vengono risarciti solo i costi effettivi della trasferta. In questo caso il lavoratore è tenuto a conservare tutti gli scontrini e li deve esporre in modo dettagliato nelle note spese.
- Rimborso misto.
Oltre al rimborso spese, l’azienda paga al dipendente un’indennità di trasferta, ossia una cifra aggiuntiva allo stipendio, volta a ristorare il disagio connesso al lavoro fuori sede.
- Rimborso forfettario.
Il datore di lavoro eroga una cifra fissa, detta diaria, in base alla tipologia di note spese dichiarate dal dipendente. In questo caso il lavoratore non deve produrre alcun documento giustificativo per certificare l’ammontare delle spese sostenute durante la trasferta.
Già da queste prime definizioni appare chiaro che l’indennità di trasferta rappresenta un pagamento con carattere retributivo, mentre la diaria ha una natura risarcitoria. Andiamo però ad analizzare più nello specifico come funzionano.
Indennità di trasferta
Come abbiamo detto, l’indennità di trasferta rappresenta una somma aggiuntiva concessa al lavoratore come compenso per il fatto che sia chiamato ad esercitare le sue mansioni al di fuori della sede lavorativa. Inoltre può essere accompagnata in maniera parziale o totale dal rimborso analitico (o a piè di lista).
La cifra esatta di indennità di trasferta viene stabilita dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro, dunque ogni settore può prevedere un compenso diverso.
Essendo un compenso aggiuntivo rispetto alle note spese, l’indennità di trasferta costituisce reddito e, dunque, è soggetta a tassazione.
Diaria
Dal momento che si tratta di una cifra fissa erogata dal datore di lavoro al dipendente, anche in questo caso per determinarne l’ammontare è necessario fare riferimento al CCNL.
Nel caso della diaria, il lavoratore non deve produrre alcun documento giustificativo per certificare l’ammontare delle spese sostenute durante la trasferta. Deve solo indicare la tipologia delle spese compilando la nota spese, per permettere all’azienda di calcolare l’importo che deve pagare.
Dal momento che questo importo rappresenta un rimborso, non costituisce reddito e non viene tassato ma solo se non supera determinati limiti.
Andando più nello specifico, la diaria non viene tassata se non supera:
– 46,48 Euro al giorno per le trasferte fuori dal territorio comunale ma effettuate in Italia;
– 77,46 Euro al giorno per le trasferte all’estero.
Qualunque sia la durata della trasferta, al lavoratore viene sempre riconosciuta un’indennità forfettaria fino ad 46,48 € o 77,46 € sia che la mansione sia durata qualche ore o un’intera giornata.
Conclusione
Tramite l’app di gestione delle note spese Captio, è possibile digitalizzare sia la compilazione delle note spese in caso di rimborso forfettario, sia nel caso del rimborso analitico.
Soprattutto nel secondo caso, l’app sarà particolarmente utile poiché, semplicemente fotografando lo scontrino, renderà possibile creare le proprie note spese automaticamente.
Questo non solo permetterà al dipendente di risparmiare tempo e ridurre la possibilità di errore nella compilazione delle note spese, ma comporterà un grosso vantaggio anche per l’azienda che ne potrà trarre significativi benefici a livello economico. Se sei interessato a scoprire tutti i vantaggi di Captio clicca QUI.
Inoltre, grazie alle integrazioni di Validata sarà possibile integrare Captio con qualsiasi sistema in uso nella tua azienda. In questo modo tutte le attività di “routine” legate alla gestione delle note spese saranno rese automatiche e potrai concentrarti solamente sulle eccezioni come gli sforamenti rispetto alle policy aziendali.
