come integrare captio nei tuoi sistemi grazie a validata e migliorare la gestione note spese

Come integrare Captio nei tuoi sistemi

Qualche settimana fa abbiamo tenuto un Webinar in cui abbiamo illustrato come integrare Captio nei tuoi sistemi e quali vantaggi l’integrazione può apportare al tuo business.

Per chi se lo fosse perso, ripercorreremo in questo articolo tutti i punti salienti del webinar per dare un’idea precisa delle potenzialità di Captio e del valore aggiunto derivante dalle integrazioni di Validata.

Iniziamo subito!

INDICE

Vantaggi di Captio

Captio è un sistema  automatizzato che permette la digitalizzazione della gestione delle note spese dei dipendenti. Funziona sia tramite app (su IOS, Android ma anche su Windows phone), che da web, tramite l’utilizzo delle stesse credenziali.

Semplicemente fotografando lo scontrino è possibile creare le proprie note spese automaticamente.  Captio chiederà solo di aggiungere informazioni come la modalità di pagamento, la categoria della spesa o info aggiuntive richieste dall’azienda (ad esempio indicare eventuali ospiti).

In ogni caso con pochi clic riuscirai a completare la tua nota spese.

Al termine del periodo concordato con l’azienda, come alla fine del mese o alla fine di una trasferta, puoi selezionare tutte le note spese e mandarle in approvazione con un solo clic e tenere monitorato il loro stato di approvazione.

Ovviamente l’utilizzo di Captio semplifica notevolmente il processo di gestione delle note spese sia per i dipendenti che per gli approvatori.

Ma perché utilizzare Captio senza integrarlo ai tuoi sistemi significa non sfruttare a pieno le sue potenzialità? Te lo spieghiamo subito.

Valore aggiunto di Validata

Siamo in grado di integrare Captio con qualsiasi sistema in uso nell’azienda.  In questo modo tutte le attività di “routine” legate alla gestione delle note spese saranno rese automatiche e potrai concentrarti solamente sulle eccezioni come gli sforamenti rispetto alle policy aziendali.

Avendo processato decine di migliaia di note spese, siamo in grado di individuare la soluzione ideale per garantirti la resa migliore del tuo investimento.

Le integrazioni di Validata garantiscono un consistente risparmio di tempo e, di conseguenza, di denaro, grazie a due aspetti fondamentali:

  • Maggiore efficienza per “trasfertisti”, che non perderanno più troppo tempo nel compilare le note spese, e “autorizzatori” , che saranno coinvolti solo nella gestione delle eccezioni o delle anomalie.
  • Miglioramento del processo, dovuto all’eliminazione della carta, al controllo automatico di errori e informazioni, al recupero automatico dell’IVA.

Grazie all’esperienza maturata negli anni possiamo prevedere con esattezza in quanto tempo questi miglioramenti ti permetteranno di recuperare l’investimento effettuato. Puoi calcolarlo tramite questo link: https://www.validata.info/calcolatore-roi

Tipologie di integrazione

Come abbiamo detto, possiamo garantire qualsiasi tipo di integrazione ma, per darti un’idea più precisa, vediamo i principali tipi di integrazione che siamo in grado di fornire.

Integrazione con sistemi HR & Payroll

Allineamento utenze.

  • Inserimento, aggiornamento e disattivazione utenza Captio.
  • Cancellazione (solo dopo che tutte le note spesa sono state conservate) utenza Captio.
  • Integrazione con Active Directory (Single SignOn).
  • Inserimento, aggiornamento e disattivazione liste colleghi (secondo specifiche).

Allineamento workflow approvativi.

  • Inserimento, aggiornamento e cancellazione workflow approvativo.

Sollecito dipendenti con note spese da chiudere, approvatori con note spese da controllare.

Rimborso dipendenti.

  • Generazione flussi (secondo specifica del cliente) per il rimborso in cedolino.
  • Generazione flussi (secondo specifica del cliente) per il rimborso tramite bonifico.

Flusso utenze con dati fondamentali ed eventuali custom fields da inserire in Captio (codice utente, matricola, codice fiscale, reparto, centro di costo, ecc.).

Flusso approvatori (anche più livelli) da implementare in Captio.

Formati INPUT/OUTPUT gestiti (definiti dal cliente) CSV.

  • Excel
  • TXT
  • A dimensione fissa o con separatore
  • XML
  • Formati proprietari

Frequenza / Schedulazione secondo indicazioni del cliente.

Integrazione con i sistemi contabili

Registrazione/Contabilizzazione note spese.

  • Estrazione dati relativi alle note spese.
  • Possibilità di accorpamenti per nota spese, dipendente, reparto, gruppo dipendenti, categoria di spesa, conto contabile.
  • Possibilità di ripartizione della singola spesa su più centri di costo, legati al dipendente o alla trasferta.

Riconciliazione fatture elettroniche.

  • Riconciliazione tra giustificativo di spesa e fattura elettronica (XML messo a disposizione dal cliente).
  • ValiMatch/ ValiMatch as a service.

Integrazione con la tesoreria

Riconciliazione flussi carte di credito.

  • Caricamento flussi delle carte di credito aziendali al fine di sfruttare il processo di riconciliazione automatica messo a disposizione da Captio.
  • Estrazione informazioni inerenti movimenti non riconciliati.
  • Sollecito dipendenti.
  • Workflow approvativo con blocco selettivo delle note spesa che si riferiscono a periodi nei quali sono state sostenute spese con carte di credito e per le quali non è stato caricato alcun giustificativo.

Accantonamento fondi per rimborso delle note spese.

  • Estrazione dati note spese in bozza e/o in approvazione per calcolare i fondi necessari al rimborso delle note spese del periodo.

Formati INPUT/OUTPUT gestiti (definiti dal cliente) CSV.

  • Excel
  • TXT
  • A dimensione fissa o con separatore
  • XML
  • Formati proprietari

Frequenza / Schedulazione secondo indicazioni del cliente.

Business Intelligence

Analisi costi relativi a note spese.

  • Caricamento dati relativi alle singole spese, incrociandoli se possibile o richiesto con altre. informazioni relative alle trasferte (Telepass, Fuel Card, prenotazioni alberghiere, ecc.) in Qlik Sense.
  • Esportazione dati relativi alle singole spese in sistema BI del cliente.
  • ValiSense.

Altre integrazioni

Trasferte & Buoni Pasto.

  • Generazione elenchi pranzi indicati in note spese (anche come ospiti) per poter generare lista buoni pasto da consegnare ai dipendenti che ne hanno diritto.

Riaddebito costi delle trasferte a clienti.

  • Estrazione dati trasferta (eventualmente filtrati) per generazione fatturazione a clienti.
  • Generazione report di trasferta con costi ricavati da note spese effettuate per lo stesso cliente (matricola, impianto, codice, ordine).

Integrazione con flussi operativi.

  • Caricamento matricole, ordini, progetti, centri di costo per i quali il dipendente è coinvolto e per i quali sostiene spese in trasferta.

Integrazione con agenzie di viaggio.

  • Generazione flussi o report con richieste di prenotazioni per voli, alberghi, ecc.

 

In generale cerchiamo di sviluppare qualsiasi integrazione necessaria al cliente per massimizzare la resa del sistema.

Se sei interessato a scoprire le soluzioni migliori per il tuo business offerte da Captio e Validata, puoi prenotare la tua consulenza gratuita QUI