come ridurre i costi delle trasferte

Come ridurre i costi delle trasferte

Una delle domande che si pongono più spesso i travel manager o i reparti amministrativi delle aziende è come ridurre i costi delle trasferte dei dipendenti.

Molti pensano, in maniera alquanto semplicistica, che l’unico modo per risparmiare sulle trasferte sia ridurle. Per quanto però, soprattutto nell’ultimo anno, sia diventato più comune sostituire incontri di lavoro con videocall, eliminare del tutto i viaggi significa perdere delle opportunità e alla fine isolare la propria azienda.

Fortunatamente le spese di trasferta possono essere previste e contenute, senza dover ridurre il numero di viaggi, dipende tutto dalla bravura di chi li organizza.

Per questo nell’articolo di oggi vogliamo darti 5 consigli utili per gestire al meglio le spese di viaggio e risparmiare.

INDICE:

Pianifica in anticipo

La regola d’oro quando si organizzano viaggi di lavoro è pianificare con un certo anticipo. Infatti il mercato attuale è caratterizzato da fluttuazioni di prezzo. Queste dipendono dal momento in cui si prenota e dal sito o all’agenzia a cui ci si rivolge.

Prenotare all’ultimo momento può far lievitare i prezzi di aerei, treni, hotel e non ti dà il tempo di confrontare i vari prezzi per uno stesso servizio.

La mancanza di tempo infatti incide anche sul modo in cui viene organizzato il viaggio. Di certo sarà tutto fatto in maniera più frettolosa e meno pensata.

Avere abbastanza tempo, invece, consente anche di prevedere esattamente tutte le esigenze che avrà il dipendente in viaggio. Ciò permette anche di preventivare un tetto massimo di spesa e ti consentirà di valutare se stipulare o meno assicurazioni di viaggio e via dicendo.

Sii flessibile

Come dicevamo, il prezzo per una camera di albergo o per un mezzo di trasporto, non è sempre uguale, ma può variare in maniera consistente in base al giorno in cui lo si sceglie.

Dunque riuscire ad essere flessibili nelle date di viaggio può apportare un considerevole risparmio da non sottovalutare.

Stipula convenzioni o abbonamenti

Se nella tua azienda i viaggi d’affari sono frequenti, è importante cercare di stipulare accordi che potrebbero incidere sensibilmente sulle spese di viaggio.

Convenzioni con alberghi, catene di ristorazione o abbonamenti con i mezzi di trasporto più utilizzati, ti aiuterebbero a risparmiare e, in molti casi, anche a sottrarti a quelle fluttuazioni di prezzo di cui parlavamo poco fa.

Pensa ad esempio alle tariffe degli alberghi che variano in base alla stagionalità. Una convenzione con le catene di alberghi più utilizzate nei pernottamenti dei tuoi dipendenti potrebbe evitare di pagare enormi differenze di prezzo in periodi diversi dell’anno.

Una convenzione con un ristorante potrebbe fornire sconti speciali, così come una tessera fedeltà o un abbonamento ai mezzi di trasporto.

Definisci la travel policy

Ne avevamo già parlato nell’articolo Migliorare la gestione note spese aziendali ma è sempre bene ribadirlo: avere una policy aziendale ben definita e ben comunicata è essenziale per non ritrovarsi con spese impreviste che sforano i massimali.

Ogni azienda deve avere una politica di rimborsi di viaggio chiara che definisca regole e limiti. L’azienda deve essere però anche in grado di comunicarla. Tutti i dipendenti, cioè, devono sapere esattamente quali comfort sono previsti durante i loro viaggi e quali invece sono i tetti da non sforare e le attività non rimborsabili.

Ottimizza i costi indiretti

Quando parliamo di costi diretti di una trasferta lavorativa, ci riferiamo a tutte quelle spese che abbiamo trattato fin ora come il costo di una camera di hotel, di un volo aereo, dei pasti, dei taxi ecc.

I costi indiretti, invece, sono quelli legati proprio all’organizzazione del viaggio e al rimborso spese dopo il viaggio.

Pensa infatti a quanto tempo impieghi nel prenotare i viaggi, confrontando tutte le soluzioni migliori o, ancora peggio, le ore che impieghi ogni mese a controllare spese e giustificativi o a recuperare l’IVA internazionale dei viaggi all’estero.

Il tempo tuo e di eventuali collaboratori, occupato in queste attività, si traduce ovviamente in un costo che potresti investire in modo migliore, svolgendo attività più profittevoli per l’azienda.

Il modo più efficace per ridurre questi costi indiretti è dotandoti di strumenti di gestione automatizzata come quella offerta da Captio.

Quest’app infatti ti permette di gestire in maniera più veloce le note spesa dei dipendenti, automatizzare i recuperi dell’IVA, applicare automaticamente le policy aziendali e molto altro.

Grazie alle integrazioni di Validata, poi, è possibile anche personalizzare tutti questi servizi in base alle specifiche esigenze di ogni azienda.

Se vuoi scoprire gli altri vantaggi che Captio e Validata possono apportare alla tua azienda ti invitiamo a leggere l’articolo Digitalizzare le note spese.