Come migliorare la gestione note spese aziendali
Molti manager e membri del personale amministrativo ogni mese si ritrovano a porsi la stessa domanda: come fare a migliorare la gestione note spese aziendali?
Questo processo di gestione e controllo, infatti, è uno di quelli che richiede più tempo da parte dell’amministrazione del personale o della segreteria amministrativa.
Inoltre è una di quelle attività che, se ottimizzata, può portare notevoli risparmi all’azienda non solo temporali, ma anche economici. È possibile, infatti, evitare sprechi, errori e addirittura potenziali truffe.
Come?
Te lo spieghiamo subito.
INDICE
Definisci e diffondi la policy aziendale
Ogni azienda dovrebbe avere una politica di rimborso delle spese dei dipendenti precisa e ben delineata. Ci devono essere regole e limitazioni chiare che non lascino spazio ad interpretazioni.
Oltre ad essere ben definita, però, la policy deve essere anche ben comunicata.
Se la policy è fumosa o non è comunicata a dovere, per i dipendenti sarà difficile tenere a mente tutte le regole. Perciò capiterà sicuramente che qualcuno sfori i tetti di rimborso o che includa nei suoi resoconti mensili anche spese non rimborsabili.
Assicurarsi che i dipendenti conoscano bene la policy aziendale ti aiuterà a far risparmiare all’azienda spese non previste o a risparmiare malumori ai dipendenti che si vedono negati alcuni rimborsi.
Evitare questi errori ed inconvenienti significa ovviamente anche un’enorme semplificazione di gestione nel processo di rimborso.
Programma i viaggi in anticipo
Le spese dei dipendenti in trasferta possono rivelarsi parecchio dispendiose e difficili da gestire, soprattutto se i viaggi non vengono organizzati in maniera strategica.
Innanzitutto i viaggi vanno programmati con un certo anticipo in modo da poter scegliere tra diverse tariffe e disponibilità e optare per la più conveniente.
Inoltre pianificare nei dettagli il viaggio significa anche poter prevedere un budget totale di spesa, in modo che non ci siano grossi imprevisti.
Automatizza il processo
Ogni mese il reparto amministrativo deve controllare la completezza e la correttezza dei dati nei moduli delle note spese e la corrispondenza con i giustificativi allegati. Deve verificare la veridicità dei documenti cartacei ricevuti, l’inerenza con l’attività lavorativa e la coerenza con le policy aziendali.
Queste attività portano via tantissimo tempo e, sebbene pochi contabili lo ammetterebbero, la verità è che non sempre i controlli sono approfonditi quanto dovrebbero.
Attraverso una digitalizzazione della gestione delle note spese questi problemi sono eliminati.
Come abbiamo raccontato nell’articolo 5 Buoni motivi per cui digitalizzare le note spese dei dipendenti, passare dall’analogico al digitale significa non solo risparmio di tempo ma anche maggior rispetto della politica di rimborso aziendale.
Nei casi in cui la comunicazione precisa della tua policy non prevenga del tutto gli errori e i superamenti dei massimali, la soluzione digitale evita una volta per tutte queste situazioni.
Infatti ogni dipendente dovrà scrivere le sue note spese direttamente su un’app su cui saranno fissate già tutte le tue regole di rimborso.
Oltre a questo, un’app come Captio, unita alle integrazioni di Validata, può:
– Aiutarti a ridurre i tentativi di frode.
Per un’azienda, le frodi interne, possono avere un grosso costo in termini monetari se non ci si accorge della truffa in atto e se più di un dipendente assume questo atteggiamento scorretto.
L’app di Captio, può controllare ogni scontrino, ogni importo, ogni giustificativo, e informarti se qualcuno non rispetta le regole. Inoltre, grazie all’accesso ai dati storici, potrai vedere anche se la stessa situazione si è verificata più di una volta.
– Analizzare le spese.
Digitalizzando le note spese è possibile analizzare le spese di un’azienda e individuare quali sono le attività più costose o in che periodo ci sono i maggiori flussi di cassa.
Tutti questi dati possono fornire insight interessanti sulle possibili modifiche alla politica di rimborso dell’azienda (in modo da ottenere un significativo risparmio).
– Recuperare facilmente l’IVA
Il rimborso dell’IVA può essere un ottimo modo per ottimizzare le risorse economiche di un’azienda. Essendo però un processo lungo e noioso, molti rinunciano a farlo, soprattutto quando si tratta di piccole cifre.
Attraverso una gestione automatica delle fatture, invece, sarà molto più facile affrontare questo processo, grazie alle automazioni di Captio.
Webinar
Se sei interessato a capire meglio come funziona Captio e tutte le potenzialità che possono essere sviluppate tramite integrazioni personalizzate, registrati al webinar gratuito che si terrà Venerdì 18 luglio.
Esploreremo insieme tutte le modalità di digitalizzazione della gestione delle note spese e gli enormi vantaggi che questo tipo di innovazione può portare alla tua azienda in termini economici, di tempo, di qualità lavorativa del personale e rapporto tra i dipendenti.
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