evitare errori e frodi nelle note spese grazie alla digitalizzazione

Evitare errori e frodi nelle note spese

Evitare errori e frodi nelle note spese è un fattore fondamentale per ogni azienda.

La gestione delle note spese infatti, può rivelarsi un grosso onere per le aziende, anche da un punto di vista monetario.

Per questo, essere in possesso di tutte le armi per evitare sprechi e ottimizzare i costi di gestione, dovrebbe essere una priorità per qualsiasi manager e reparto amministrativo.

La digitalizzazione del processo di gestione è senza dubbio il tuo alleato principale in questo processo di ottimizzazione ed efficientamento. Ma come fare a passare al digitale?

Prima di addentrarci nel discorso sulle soluzioni migliori per evitare spese inutili, facciamo un passo indietro e iniziamo definendo le tipologie di errori e frodi più comuni.

INDICE

Gli errori più frequenti nella compilazione delle note spese

La maggior parte dei dipendenti compila il documento con le proprie note spese durante i classici “5 minuti liberi” o in pausa pranzo o a fine giornata. Insomma in tutti quei momenti in cui la soglia dell’attenzione non è particolarmente elevata e l’errore è sempre dietro l’angolo.

D’altra parte, per gli amministrativi, il lavoro di controllo delle note spese è lungo e ripetitivo (soprattutto nelle grandi aziende può richiedere interi giorni). Per cui è possibile che in molti casi anche a loro sfuggano gli errori di compilazione.

Questi errori possono portare, nel lungo periodo, a degli sprechi tanto inutili quanto consistenti.

Gli errori più comuni sono:

Errori di compilazione

Sbagliare una cifra, duplicare una voce, omettere una virgola, sono semplici errori di distrazione che possono procurare all’amministrazione una certa mole di lavoro extra.

Dati mancanti

A volte il problema nelle note spese non sono gli errori ma la mancanza di dati fondamentali. Oltre a nome, cognome, spese sostenute e rispettivi importi (già in questi dati basilari possono esserci delle lacune), alcune aziende chiedono ulteriori dati. Ovviamente più la nota spese si fa complicata, più aumenta il rischio di saltare informazioni, costringendo chi si occupa del controllo a dover contattare il diretto interessato per il completamento dei dati mancanti.

Superamento dei limiti imposti dalla policy aziendale

Ogni azienda ha la propria policy riguardo le spese dei dipendenti. Ci possono essere dei limiti di spesa giornaliera o limiti rispetto a particolari acquisti. Il dipendente è tenuto a conoscere la politica della propria azienda, ma una distrazione o una dimenticanza possono portare a non rispettare le regole.

Importi non corrispondenti ai giustificativi

Un altro errore frequente è quello di trascrizione dell’importo presente nel giustificativo. Scontrini stampati male, rovinati, fatture estere poco chiare, o una semplice svista possono rallentare tutta la procedura e imporre diverse rettifiche.

Tutte le tipologie di frodi interne

Fino ad ora abbiamo analizzato gli errori fatti in buona fede, quelli dovuti soprattutto a distrazione o dimenticanza. Alcuni errori però non sono involontari, ma sono fatti in maniera consapevole. Parliamo di veri e propri tentativi di frode o abuso.

Si tratta di attività che mirano a gonfiare la nota spese in modo da guadagnare qualche euro in più sottraendolo in maniera illecita all’azienda.

La frode interna può costare, al lavoratore, un licenziamento in tronco (cioè senza il rispetto del periodo di preavviso).

Per l’azienda, le frodi interne, possono avere un grosso costo in termini monetari se non ci si accorge della truffa in atto e se più di un dipendente assume questo atteggiamento scorretto.

In generale minore è il controllo dell’amministrazione sulle note spese, maggiore è la possibilità di subire tentativi di frode.

Prima di capire come intensificare il controllo, però, capiamo quali sono le tipologie di frode che potrebbero essere attuate, per poterle distinguere dagli errori involontari.

I tentativi di abuso più frequenti sono:

Rimborso spese personali.

In questo caso il dipendente cerca di far rientrare come spesa legata al lavoro o ad una trasferta delle spese personali (come una cena in famiglia o il pieno di benzina per andare a fare una gita fuoriporta).

Rimborsi multipli e Spese gonfiate.

In questi casi la situazione può diventare spinosa poiché è difficile provare o avere la certezza che si tratti di un tentativo di frode e non di un errore involontario. Infatti nel caso di richiesta di rimborsi multipli il lavoratore inserisce più di una volta nella stessa nota spese la stessa voce. Nel secondo caso il dipendente, in corrispondenza di una voce di spesa, inserisce una cifra più alta rispetto a quella reale. È evidente come errori del genere possano essere dovuti anche a distrazioni. Probabilmente l’unico fattore che potrebbe darti una prova della malafede del dipendente è un atteggiamento reiterato nel tempo. Ossia se questo tipo di “errore” diventa un’abitudine nelle sue note spese, mese per mese.

Come evitare errori e frodi nelle note spese

Come abbiamo anticipato all’inizio di questo articolo, il modo migliore e il più efficace per ridurre drasticamente errori e frodi è attraverso la digitalizzazione del processo di gestione delle note spese.

L’app di Captio, ad esempio, può controllare ogni scontrino, ogni importo, ogni giustificativo, senza tralasciare nessuna informazione.

Grazie alle integrazioni di Validata, poi, si possono implementare soluzioni personalizzate come il controllo del rispetto dei massimali imposti dalla politica aziendale o anche l’automatizzazione di procedure come il recupero dell’IVA o la riconciliazione bancaria.

Tutti i benefici della digitalizzazione

Oltre a ridurre drasticamente il rischio di errori e frodi, la digitalizzazione della gestione delle note spese, può apportare numerosi altri vantaggi alla tua azienda.

Primo tra tutti è il risparmio di tempo. Le risorse del settore amministrativo non dovranno più essere bloccate ogni mese, per giorni, in un’attività indispensabile ma che non porta nessun valore aggiunto. Potranno dedicarsi a mansioni diverse, poiché tutto il processo di raccolta dati e controllo sarà totalmente automatizzato.

Inoltre, è ben risaputo come un risparmio di tempo per un’azienda significhi anche risparmio di risorse economiche.

Ma i vantaggi della digitalizzazione non finiscono qui. Se sei curioso di scoprire tutti i buoni motivi per cui dematerializzare il processo di rimborso è diventato un passo fondamentale per ogni azienda, ti invitiamo a leggere il nostro articolo 5 buoni motivi per cui digitalizzare le note spese dei dipendenti.