Risoluzione AdE sulle note spese prodotte con CAPTIO

L’interpello presentato con esito favorevole da VALIDATA S.R.L. è alla base della risoluzione n. 96 dell’Agenzia delle Entrate del 21/07/2017 sulla gestione digitale delle note spese e dei relativi giustificativi.

L’Agenzia, con la risoluzione, affronta la tematica delle note spese ai fini della conservazione digitale seguita dalla distruzione dei giustificativi di spesa analogici e recepisce le innovative argomentazioni formulate nell’interpello.

Si evidenziano di seguito taluni aspetti dell’interpello e del procedimento documentale esposto, la cui valenza e novità ha indotto l’Agenzia ad adottare una risoluzione di carattere generale.

1. Validata S.R.L. ha presentato interpello alla Direzione Regionale Piemonte il 3 marzo 2017, ricevendone riscontro con parere della Direzione Centrale Normativa il 29 maggio 2017, a testimonianza di una particolare attenzione dell’amministrazione finanziaria alla dematerializzazione dei documenti fiscali.
2. Previa accurata analisi del procedimento, l’interpello è stato predisposto, redatto e presentato per conto di Validata dallo Studio Arnaboldi, che collabora da anni con Validata sulle tematiche sia di archiviazione documentale conservativa, che di normativa Privacy e firme elettroniche. Lo scopo dell’interpello era quello di fare chiarezza su una tematica che è di grande rilevanza e impatto per molte aziende.
3. L’applicazione che permette la realizzazione di una parte del procedimento è Captio, sviluppata della società spagnola Captio Tech S.L., distribuita in Italia da Validata che ne cura anche la customizzazione e l’integrazione con i sistemi delle aziende o di terzi, avendo a tale fine ottenuto una certificazione ISO/IEC 27001:2013. Captio è un’applicazione completa per il Business Travel & Expense Management, idonea anche alla pianificazione delle trasferte.
4. L’Agenzia ha recepito nella risoluzione tutti gli argomenti formulati nell’interpello, riconoscendo di fatto che i principi normativi sui quali si basa l’interpello e l’interpretazione formulata sono di interesse generale per l’impatto e la ricaduta in termini di efficientamento del procedimento di gestione delle note spese.
5. Possiamo affermare che, fatti salvi i principi di carattere generale e normativo, nonché le istruzioni fornite, la risoluzione rispecchia e prescrive i requisiti di procedimento già indicati agli allegati tecnici dell’interpello, che non possono essere divulgati costituendo know-how specifico di Validata.
6. La risoluzione ribadisce la definizione di “originale unico” peculiare dei documenti per i quali non sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed estende tale definizione in ambito fiscale a quei documenti cui è preclusa la verificabilità all’amministrazione finanziaria in quanto originatisi in stati coi quali non esiste un trattato di reciproca assistenza in materia fiscale. Proprio per estendere il campo degli “originali unici”, la risoluzione precisa che “a nulla rileva in senso difforme il D.M. 21 marzo 2013”, di cui ora perimetra nuovi ambiti.
7. In presenza di documenti “originali unici” cartacei la risoluzione offre l’unica possibilità, poco praticabile e onerosa, di distruggerli in presenza di un pubblico ufficiale. Notiamo a tale proposito che i giustificativi di spesa, che non sono tra quei documenti soggetti a numerazione progressiva, possono tutti rientrare nel procedimento digitale descritto nella risoluzione e che tutti i documenti cartacei possono essere distrutti dopo la loro archiviazione conservativa ad esclusione di quelli originatisi in stati con i quali non esiste un trattato di reciproca assistenza fiscale. In tale caso, senza ricorrere al pubblico ufficiale, pare più pratico conservare quei pochi giustificativi in formato cartaceo, come sempre è stato fatto.
8. Gli stati aderenti la convenzione OCSE per la reciproca assistenza in materia fiscale, alla data del 9 agosto 2017, sono ben 85, tra i quali tutti i più importanti per gli scambi di affari. Pertanto, i casi in cui sarebbe necessario ricorrere al pubblico ufficiale o, meglio, conservare il cartaceo, costituirebbero una casistica ridotta del tutto ininfluente per chi intenda adottare il procedimento paperless. In tal modo viene a gravare in capo all’azienda l’esigenza di discriminare i giustificativi di spesa rispetto agli stati emittenti, ma anche per questo il procedimento di Validata rende disponibile una soluzione.
9. Un ulteriore accenno riguarda il sistema di conservazione digitale utilizzato dall’azienda, che deve consentire l’esibizione del documento correttamente conservato. L’interpello illustra, come previsto dalla normativa vigente, che l’archiviazione avvenga entro un sistema di conservazione, ovvero entro un sistema di gestione informatica dei documenti che ne garantisca l’inalterabilità e l’immodificabilità. Per privilegiare l’interoperabilità tra singoli sistemi conservativi, esigenza tipica delle P.A. e di molte aziende private, Validata dispone di un proprio sistema di conservazione accreditato AgID; inoltre ha scelto di interfacciarsi con il sistema di conservazione del provider Archiva accreditato AgID, pur potendosi interfacciare con un diverso sistema normato, proprio dell’azienda o resole fruibile da un altro Provider.
10. L’azienda che utilizza il procedimento di VALIDATA è certamente compliant con la Risoluzione e lo può dimostrare richiamandosi all’interpello, mentre se utilizzasse un diverso procedimento potrebbe non esserlo e, per ciò solo, assoggettabile a controllo in fase di verifica. L’AdE con la Risoluzione ha dettato le “linee guida” di generica fattibilità, ma spetta a chi adotta un procedimento generico dimostrarne la conformità, assumendosene l’onere e il rischio. VALIDATA ha presentato istanza in merito al proprio procedimento originale anche con l’intento di sgravare i propri Clienti dell’onere e del rischio di darne dimostrazione.
11. L’adozione della soluzione descritta nella risoluzione comprende anche l’identificazione degli adempimenti di conformità Privacy che fanno parte dell’offerta consulenziale specialistica di Validata.