Spese alberghiere e di ristorazione: come ottenere il rimborso IVA

Nelle attività amministrative di un’azienda, la gestione delle spese è la normalità, anche quando si tratta di rimborsi per spese sostenute durante i viaggi di lavoro. Eppure ci sono alcuni accorgimenti che non sempre vengono tenuti in considerazione, ma che possono far risparmiare in modo concreto.

Abbiamo già affrontato il tema del rimborso spese di viaggio, ma ci sono altre spese per cui è possibile ottenere il rimborso IVA. In questo articolo affrontiamo il tema di come recuperare l’IVA sulle spese sostenute da un’azienda per alberghi e pranzi o cene di lavoro.

In pochi e semplici passi chiariremo:

• come si calcola il rimborso IVA per le aziende;
• come richiedere il rimborso IVA.

I rimborsi previsti per le detrazioni IVA

I rimborsi spese si dividono principalmente in tre categorie: i rimborsi spese analitici (o a piè di lista), i rimborsi spese forfetari e i rimborsi spese misti. Queste stesse categorie determinano il rimborso IVA previsto.

I rimborsi spese analitici prevedono la possibilità per l’azienda di detrarre l’IVA da tutte le spese di vitto e alloggio documentate dal dipendente con fatture intestate. Perché questo sia possibile, bisogna prestare attenzione che i costi siano tutti deducibili e che le spese non siano di rappresentanza.

Per quanto riguarda l’IRAP, inoltre, va ricordato che i rimborsi spese analitici vanno detratti per il calcolo della produzione netta. 

I rimborsi spese forfetari sono, invece, quelli per i quali è l’azienda a definire un rimborso fisso. In questo caso i dipendenti non sono tenuti a conservare e presentare i documenti che attestino le spese affrontate, quindi non è nemmeno possibile per l’azienda ottenere un rimborso IVA. La condizione necessaria per richiedere il rimborso, infatti, è avere traccia ufficiale dei costi sostenuti.

Le indennità di trasferta sono però deducibili ai fini IRAP nel caso in cui il dipendente abbia un contratto a tempo indeterminato.

L’ultima casistica, quella dei rimborsi spese misti, prevede infine una gestione mista. In questo caso, anche il recupero IVA terrà conto della commistione tra le due modalità, rimborsando solamente le quote registrate sotto i rimborsi spese analitici.

Come gestire e richiedere il rimborso IVA

Dall’avvento della fatturazione elettronica è cambiata la modalità di gestione delle note spesa e quindi del rimborso IVA. Mentre fino a pochi anni fa erano i dipendenti a raccogliere ogni documento utile alla rendicontazione delle spese durante la trasferta, ora il sistema di fatturazione elettronica può permettere una gestione automatizzata e digitale del recupero IVA.

Come si può, però, far dialogare la fatturazione elettronica con l’amministrazione del recupero IVA? Anche in questo caso la tecnologia viene in supporto alle aziende: grazie a software personalizzati, le spese vengono controllate e automatizzate in ogni passaggio, dalla generazione alla contabilizzazione, alla liquidazione.

Il dipendente avrà il compito di chiedere la fattura elettronica fornendo il codice destinatario dell’azienda (SDI), dopodiché sarà direttamente il sistema a intercettare la spesa e inserirla nelle note spese di trasferta del lavoratore. Allo stesso tempo, questo sistema permetterà di raccogliere in modo automatico anche tutta la documentazione necessaria per la richiesta di rimborso IVA, senza ulteriore dispendio di energia e tempo.

Il rimborso dell’IVA con Validata

Per recuperare l’IVA sulle spese alberghiere e di ristorazione è necessario richiedere la fattura e, successivamente, protocollare e registrare le fatture inserite nella nota spese.

Le fatture potrebbero essere di importo inferiore a 300€, e avere un unico protocollo cumulativo (oltre alla necessità di un documento riepilogativo, producibile con Captio), oppure essere di importo maggiore a 300€, e dover essere protocollate singolarmente.

In alcuni casi le imprese scelgono di non recuperare l’IVA, deducendo il relativo costo a bilancio.

Su questi aspetti si è pronunciata l’Agenzia delle Entrate, con la C.M. n. 6 del 3/3/2009 e la successiva C.M. 25/E del 19/5/2010. La scelta dipende dai costi del processo amministrativo rispetto all’entità dell’IVA recuperabile.

Ipotizzando, ad esempio, spese per alberghi e ristoranti (da note spese) per 100.000€ complessivi:

• contabilizzazione solo fatture: recupero IVA 10% per € 10.000;
• contabilizzazione solo ricevute/scontrini: recupero IRES/IRAP 27,9% su IVA indetraibile per € 2.790.

Tuttavia, un processo di protocollazione e registrazione automatizzato e digitalizzato consente di richiedere e poi gestire tutte le fatture (anche quelle di modesto importo), con un basso impatto sulla struttura, permettendo di recuperare integralmente la differenza tra IVA e la deducibilità del costo ai fini IRES/IRAP (nell’esempio proposto, pari a 7.210€).

Questo significa che, grazie al processo automatizzato di Validata, è possibile ottenere un recupero del valore IVA stimabile al 7,21% della spesa.

Questo non è l’unico beneficio che puoi ottenere con una gestione totalmente digitale delle trasferte e delle note spese. Per saperne di più, leggi questo articolo sui vantaggi di un software per la gestione delle trasferte (e di un sistema di riconciliazione automatico tra giustificativi e fatture elettroniche, anche in caso di fornitori di servizi diversi) oppure scopri il nostro servizio dedicato.

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