digitalizzazione delle note spese

Digitalizzazione delle note spese RedBull

Nell’articolo di oggi, attraverso un esempio concreto come quello della digitalizzazione delle note spese RedBull, vogliamo mostrarti tutti gli effettivi vantaggi che possono apportare al tuo business l’app di Captio e le integrazioni di Validata.

Che tu sia un HR, un amministrativo o un commerciale che si sposta tutti i giorni per lavoro, sai bene quanto la gestione del rimborso delle note spese possa essere intricata e onerosa sia per dipendenti che per azienda.

Enormi perdite di tempo, rischio di errori e frustranti attività di controllo, sono solo la punta dell’iceberg dei problemi  legati alla gestione delle note spese, che mensilmente molte aziende devono affrontare e che la digitalizzazione del processo può eliminare completamente.

Per capire esattamente di cosa stiamo parlando, partiamo dall’inizio e analizziamo tutti i passaggi della collaborazione tra Validata e RedBull.

INDICE:

Tutti i motivi per cui RedBull ha scelto Validata

RedBull Italia ha 200-250 persone sul territorio che inviano circa 2500 note spese all’anno.

Dunque, prima della digitalizzazione del processo, ogni mese, l’ufficio amministrazione doveva controllare la completezza e la correttezza di centinaia di note spese, oltre che assicurarsi che i documenti cartacei ricevuti avessero attinenza reale con l’attività lavorativa e rispettassero le policy aziendali. Procedimento che ovviamente richiedeva intere giornate di lavoro.

D’altra parte, anche per i dipendenti l’invio delle note spese rappresentava un’attività onerosa, sia a livello di tempo che a livello economico. Oltre a completare il file dedicato alle note spese, dovevano anche inviare scontrini e documenti cartacei alla sede centrale.

Nel 2018 RedBull ha quindi deciso di cercare un modo per semplificare questo processo dispendioso e complicato, valutando diversi fornitori e alternative.

La scelta è ricaduta sull’app di Captio e sulle integrazioni di Validata per diversi motivi.

Innanzitutto il processo di dematerializzazione delle note spese realizzato da Validata con l’utilizzo di Captio è stato sottoposto al vaglio dell’Agenzia dell’Entrate e ha ottenuto un esito pienamente favorevole. Questo vuol dire che utilizzando la soluzione di Validata si ha la certezza di rispettare l’intero quadro legislativo e regolamentare relativo ai documenti informatici di rilevanza tributaria.

Un altro motivo che ha spinto RedBull a scegliere la nostra soluzione è stata la possibilità di personalizzazione offerta dalle integrazioni di Validata. Se sei curioso di scoprire tutte le integrazioni e le personalizzazioni che possiamo offrire ti consigliamo di leggere anche l’articolo Come integrare Captio nei tuoi sistemi.

Ciò ha permesso di adattare completamente la gestione delle note spese alle esigenze dell’azienda, oltre che consentire al cliente di mantenere il proprio provider di conservazione.

Come è avvenuta la digitalizzazione delle note spese RedBull

Proprio per soddisfare le richieste di personalizzazione di RedBull, abbiamo studiato attentamente il modus operandi dell’azienda e dei suoi dipendenti per capire come realizzare integrazioni che andassero a coprire al 100% le esigenze del nostro cliente.

Ad esempio, un aspetto che è stato evidente fin da subito, è che le note spese dei dipendenti non riguardavano  solo i pranzi, le cene o i pernottamenti. Dovevamo tener conto anche di tutta una serie di spese legate al mondo RedBull e ai suoi eventi. Spese che bisognava trovare il modo di attribuire a dei budget diversi e non alla singola nota spesa.

Inoltre il cliente aveva bisogno non solo di un’app efficace per il front office, ma anche di una soluzione valida per il back office, soprattutto per quel che riguardava la riconciliazione.

Dunque con continui miglioramenti e aggiornamenti siamo riusciti a fornire una soluzione in grado di riconciliare automaticamente il 90% delle fatture. Per quanto riguarda il restante 10% è coperto dal servizio di riconciliazione offerto proprio da noi.

Si tratta, nello specifico, del servizio Valimatch as a service. In poche parole ci occupiamo direttamente della riconciliazione per i casi che il nostro motore di ricerca non riesce a gestire in maniera automatica. Garantiamo la riconciliazione di tutto quello che viene caricato e ci assicuriamo che il nostro cliente abbia un flusso completo e corretto di fatture.

Recensione del cliente dopo oltre due anni di collaborazione

Dal 2018 ad oggi la collaborazione con Validata ha portato a RedBull un risparmio di circa 30mila euro all’anno.

Oltretutto lo strumento di Captio e il supporto di Validata hanno portato a risparmiare una risorsa che è stata utilizzata per altre attività organizzative molto più gratificanti.

Guarda tutta la recensione completa qui:

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