Gestione note spese: regole per essere a norma

Iniziamo col definire cosa si intende esattamente con “gestione note spese digitale”. Si tratta di un unico processo interamente digitale – cioè una serie di azioni tra loro correlate che risolvono in modo completo una stessa problematica di gestione – che origina con l’acquisizione del giustificativo di spesa e termina con la conservazione della nota delle spese.

La gestione digitale delle note spese apporta numerosi vantaggi sia all’azienda che ai trasfertisti, in termini economici ma anche di risparmio di tempo e spazio. Per non parlare poi dei benefici derivanti da una maggiore accessibilità e una migliore visione di insieme sulle note spese. Ci riferiamo, ad esempio, alla possibilità di analizzare più facilmente le spese e individuare dati rilevanti utili al miglioramento della distribuzione del budget aziendale.

Affinché la documentazione digitale possa sostituire quella cartacea con pieno valore legale e fiscale, questa deve essere formata secondo stringenti regole tecniche e deve avere una serie di caratteristiche di cui ti parleremo nei prossimi paragrafi.

INDICE:

Regole previste dall’agenzia dell’entrate per la digitalizzazione

Innanzitutto è importante precisare che l’Agenzia delle Entrate ritiene valido il processo che stiamo per descrivere, a patto che la nota spesa riporti marca temporale e firma digitale.

Inoltre i documenti digitalizzati non devono essere unici. Un documento si definisce non unico quando ne esiste traccia in altre scritture o fonti, ossia nei libri contabili di parti terze.

Si tratta nella stragrande maggioranza di fatture, scontrini o ricevute emesse in Italia o in altri Paesi con i quali esista un accordo di reciproca collaborazione fiscale.

Per i pochi residuali documenti unici è possibile la digitalizzazione e l’inserimento in una nota spese digitale a condizione che si conservi anche l’originale cartaceo, posto che la sua digitalizzazione in presenza di Pubblico Ufficiale appare una soluzione alternativa sproporzionata e eccessivamente onerosa. Si tratta quindi, per la maggior parte delle aziende, di rare eccezioni.

Concluse le dovute premesse è finalmente arrivato il momento di illustrare le regole per il processo di digitalizzazione previste dall’Agenzia delle entrate.

  1. Formazione e acquisizione del giustificativo informatico. 

L’acquisizione può avvenire tramite smartphone (fotografia del documento o lettura ocr) o tramite pc (ad esempio attraverso la scansione).  In ogni caso il documento di spesa (come ad esempio uno scontrino, una ricevuta fiscale, un biglietto aereo, un documento di viaggio) deve essere leggibile e di buona qualità.

  1. Formazione, approvazione e controllo della nota spese.

Per dare vita al documento digitale, il trasfertista deve accedere ad una piattaforma ad hoc in cui deve limitarsi a  inserire i dati essenziali per la formazione della nota spese (modo di pagamento, tipo di spesa, identificativo della nota spese) e verificare i dati letti dalla piattaforma stessa (data e importo della spesa, fornitore). Con l’utilizzo dell’app Captio, il processo di acquisizione e formazione del documento è molto semplice e veloce, così come il processo di approvazione, in quanto è l’app stessa a verificare la congruità della spesa rispetto alle policy aziendali.

  1. Archiviazione dei giustificativi di spesa.

Dopo l’approvazione della nota spese, il file viene archiviato restando comunque sempre disponibile e facilmente consultabile. Inoltre con Captio e le integrazioni di Validata  è possibile organizzare le informazioni archiviate in modo tale da poter individuare dati e trend di spesa dell’azienda utili per riorganizzare o rivedere le politiche di rimborso e ottenere un consistente risparmio.

  1. Conservazione sostitutiva della nota spese.

Approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, la nota spese viene conservata presso il sistema di conservazione elettronica dell’azienda o reso disponibile da Validata.

  1. Distruzione dei giustificativi analogici.

A questo punto i documenti cartacei non unici che non pervengono più in azienda possono essere distrutti dai trasfertisti.

Conservazione note spese a norma

Secondo la normativa fiscale in vigore, qualunque documento analogico, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, deve possedere le caratteristiche di integrità, autenticità, inerenza, leggibilità e reperibilità.

Solo in presenza di queste caratteristiche è possibile produrre un documento digitale con valore probatorio e avere una gestione note spese a norma.

Nello specifico:

  • Integrità: conservazione non manipolata né contraffatta del documento.
  • Autenticità: è garantita in presenza di un riferimento univoco tra chi ha creato il file ed il documento medesimo, in modo che non possano esserci dubbi sulla provenienza dello stesso da parte dei terzi.
  • Inerenza: i documenti rappresentano rapporti reciprocamente definibili e fatti verificabili.
  • Leggibilità: il documento si presenta fruibile e comprensibile nel tempo.
  • Reperibilità: la nota spesa è accessibile e facilmente consultabile.

La legge stabilisce anche gli ambiti di applicazione, i ruoli e le tempistiche. Ad esempio, in merito a quest’ultimo punto, la legislazione prevede che vengano applicate alle note spese le stesse regole generali di conservazione dei documenti.

Dunque civilisticamente dovranno essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, mentre fiscalmente dovranno essere conservate fino a quando non saranno definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta.

Infine le regole tecniche di conservazione prevedono anche l’obbligo di tenere un manuale di conservazione ed elencano i formati digitali accettati per la formazione dei documenti conservati.

Dematerializzazione delle note spese dipendenti con Validata

Abbiamo già accennato ai vantaggi a cui possono portare Captio e le integrazioni di Validata, ma c’è un altro aspetto molto importante che non abbiamo ancora evidenziato. Stiamo parlando dell’assoluta compliance di Validata con le richieste dell’Agenzia delle entrate.

Validata, infatti, a seguito di un interpello con l’Agenzia delle entrate ha ottenuto parere favorevole all’utilizzo di un processo paperless realizzato con la piattaforma Captio.

Questo vuol dire che utilizzando la soluzione di Validata si ha la certezza assoluta di rispettare l’intero quadro legislativo e regolamentare relativo ai documenti informatici di rilevanza tributaria di cui abbiamo parlato nel corso di questo articolo.

Prima che Validata ottenesse parere favorevole dalla Agenzia delle Entrate sul proprio processo completo, le aziende potevano attuare un unico processo digitale solo parziale perché sfociava nella conservazione cartacea delle note spese.

Se sei interessato a capire meglio come funziona il servizio offerto da Validata, partendo dall’esperienza diretta di un’altra azienda, ti consigliamo di leggere anche il nostro articolo Digitalizzazione delle note spese RedBull .