caso studio come digitalizzare con successo le note spese in tutto il mondo

Digitalizzazione delle note spese di Continuus Properzi

Nell’articolo di oggi vi mostriamo come la digitalizzazione delle note spese tramite l’app Captio e i servizi di integrazionedi Validata ha risolto il 98% dei problemi dell’azienda Continuus Properzi nella gestione delle spese aziendali.

Ogni mese tutte le aziende affrontano lunghe ed elaborate attività di back office per gestire le note spese dei propri dipendenti.

La classica gestione manuale di queste attività, infatti, richiede molto tempo e comporta diversi rischi di errore correlati alla complessità di controllo e verifica dei dati relativi alle spese di trasferta.

Questo tipo di gestione non permette un’affidabile applicazione della policy aziendale e rende difficile anche avere un reale controllo dei costi. Tutto ciò nel lungo periodo può causare significative perdite per l’azienda.

La digitalizzazione della gestione note spese offre una soluzione a tutti questi problemi. Scegliendo l’app Captio e le integrazioni di Validata, infatti, potresti ottenere anche per la tua azienda i vantaggi conseguiti da Continuus Properzi.

INDICE

Perché Continuus Properzi ha scelto Validata

Continuus Properzi è un’azienda leader mondiale nel settore metalmeccanico-ingegneristico che vanta più di 70 anni di storia.

L’azienda porta avanti attività di gestione delle spese di trasferta di circa 50 utenti tra commerciali e tecnici attivi in ogni parte del mondo (area Euro, UK, Brasile, USA, Middle East) per eventi promozionali, di formazione e per interventi tecnici di installazione e manutenzione.

Prima di passare alla soluzione digitale offerta da Validata, Continuus Properzi si trovava a dover affrontare lunghe e spesso onerose attività di back office per controllare le spese e gestire i rimborsi ai propri dipendenti.

Anche i trasfertisti, spesso impegnati in viaggi lunghi diverse settimane, se non mesi, dovevano accumulare scontrini e fatture cartacee (con il rischio di poter perdere documenti utili ai fini della rendicontazione delle spese effettuate) per poi inoltrarli alla sede centrale.

In certi casi per alcuni trasfertisti diventava problematico persino gestire un elevato tetto di spesa, quale quello richiesto nei viaggi di lunga durata, prima di ottenere i rimborsi da parte dell’amministrazione.

Tutto ciò con notevoli ricadute in termini di efficienza e funzionalità da parte dei trasfertisti. Questi infatti, oltre a dover accumulare i vari documenti, al termine dei viaggi di lavoro dovevano compilare complicati fogli excel per rendicontare le loro spese.

Senza considerare anche le problematicità da parte dei reparti amministrativi e di contabilità, che dovevano verificare la correttezza dei moduli di note spese, la loro corrispondenza con i giustificativi allegati oltre che la loro inerenza con i regolamenti aziendali. E per coloro i quali hanno a disposizione la carta di credito aziendale anche la necessità di riscontrare i movimenti dell’estratto conto!

Le esigenze di Continuus Properzi in termini di controllo e gestione delle note spese hanno trovato una soluzione efficiente nell’adozione dell’app Captio e dei servizi di integrazione diValidata.

Continuus Properzi: la digitalizzazione delle note spese

La digitalizzazione delle note spese di Continuus Properzi attraverso Captio e Validata ha permesso di de materializzare e snellire tutte quelle attività che, oltre a essere molto onerose, richiedevano un elevato dispendio di tempo sia in sede di amministrazione che da parte dei dipendenti.

Captio funziona sia tramite app (su iOS, Android ma anche su Windows Phone), sia dal web attraverso l’utilizzo di credenziali personalizzate.

Da qualunque parte del mondo si trovino, gli utenti di Continuus Properzi possono registrare le loro spese semplicemente fotografando gli scontrini e le ricevute attraverso l’app Captio e compilando i pochi campi necessari (modalità di pagamento, categoria della spesa e altre info richieste dall’azienda per contabilizzare la spesa).

Il tutto eliminando la conservazione di giustificativi cartacei ed evitando le possibilità di errore nella registrazione delle spese.

I trasfertisti possono mandare in approvazione le loro spese al termine del mese (o del periodo stabilito dalla policy aziendale) semplicemente con un clic, per poi monitorare in real time lo stato di approvazione e di liquidazione da parte dell’azienda.

Gli amministrativi possono inviare solleciti (tramite mail) per ottenere i giustificativi di spesa pagati con carta di credito, non ancora caricati dal sistema.

I servizi di integrazione di Validata offrono una gestione su misura anche per quanto riguarda la riconciliazione dei flussi di carte di credito. Validata, infatti, riesce garantire che le spese legate a diversi flussi di carta di credito siano raggruppate sui corrispettivi conti correnti e quindi riconciliate separatamente.

Oltre a facilitare i processi di riconciliazione bancaria, Validata offre altri servizi fondamentali come:

  • Recupero dell’IVA internazionale
  • Verifica e riscontro del Rimborso chilometrico
  • Controlli automatici dell’attribuzione delle spese ai giusti centri di costo e WBS

Se vuoi sapere di più sulle diverse soluzioni di integrazione e personalizzazione del servizio offerte da Validata leggi l’articolo Come integrare Captio nei tuoi sistemi.

Vantaggi della gestione digitale delle note spesa

Dopo un’analisi delle specificità dei rapporti spesa di Continuus Properzi, Validata ha costruito un servizio su misura, adattando Captio alle esigenze dell’azienda.

La digitalizzazione del sistema di controllo e tracciamento spese ha consentito di risparmiare tempo e di evitare, eliminando la carta, la possibilità di errori o truffe. Così Continuus Properzi ha risolto il 98% delle problematiche legate alla gestione cartacea delle note spese.

Ma non è tutto. Per i dipendenti è divenuto più facile rispettare le varie regole e limitazioni definite dalla policy aziendale. I massimali sono stati integrati direttamente nell’app Captio. Dunque ogni utente può verificare se la sua spesa andrà in out of policy o meno (con rettifiche in automatico in caso di sforamento).

In questo modo Continuus Properzi può definire in modo chiaro e preciso la propria politica aziendale,ottenendo un workflow molto più dinamico ed evitando fraintendimenti e malumori da parte dei dipendenti.

Inoltre, l’amministrazione può avere una panoramica delle spese in real time, in modo tale da ottenere con maggior facilità il quadro dei dati relativi ai costi delle spese professionali.

Questi vantaggi hanno notevoli ricadute anche in termini di miglioramento del clima di serenità aziendale.È aumentato il grado di soddisfazione dei dipendenti di Continuus Properzi, i quali hanno trovato le funzionalità di Captio più facili e comode le rispetto alla vecchia gestione cartacea delle note spese.

Se sei interessato a scoprire quali vantaggi la tua azienda potrebbe ottenere dalla digitalizzazione note spese offerta da Validata, puoi prenotare la tua consulenza gratuita QUI.