Software note spese: come risparmiare tempo e denaro grazie alla digitalizzazione
Scegliere un software note spese e digitalizzare tutti i flussi di rimborso è il modo più efficace per risparmiare soldi e tempo.
Se non si dispone di strumenti che aiutino a ordinare le informazioni e ad automatizzare i processi, la gestione delle spese aziendali può trasformarsi in un vero incubo.
Ma vediamo nel dettaglio tutti i motivi per cui un’azienda dovrebbe adottare una gestione digitale delle note spese.
INDICE:
- Perché scegliere un software note spese
- Chi dovrebbe usare un software note spese
- Come funzionano Captio e le integrazioni di Validata
Perché scegliere un software note spese
Come abbiamo anticipato, scegliere un software per la gestione delle note spese e passare dall’analogico al digitale porta con sé numerosi vantaggi.
I principali sono senza dubbio:
Risparmio di tempo
Digitalizzando la gestione delle note spese, è possibile risparmiare fino all’80% del tempo generalmente dedicato a queste attività.
Infatti, sarà un software ad occuparsi del controllo di spese, giustificativi, rispetto delle policy e via dicendo.
Il risparmio di tempo coinvolge non solo gli amministrativi ma anche i trasfertisti ai quali basteranno pochi click per completare la loro nota spese e gli approvatori che potranno approvare le note spese anche in mobilità.
Errori di compilazione, dati mancanti, importi non corrispondenti ai giustificativi ma anche veri e propri tentativi di frode come i rimborsi multipli e le spese gonfiate: sono solo alcuni degli aspetti a cui deve prestare attenzione l’addetto al controllo delle note spese.
Quando le note spese mensili sono centinaia, qualcuno di questi errori, involontari o consapevoli che siano, sfugge inevitabilmente al controllo meramente “umano”.
Invece, un software per la gestione delle note spese come quello di Captio, è in grado di controllare ogni scontrino, ogni importo, ogni giustificativo, senza tralasciare nessuna informazione.
Rispettare più facilmente la policy aziendale
Ogni azienda ha una propria politica di rimborso delle spese dei dipendenti. Non sempre però è comunicata a dovere, oppure è così complessa che per i dipendenti è difficile tenere a mente tutte le regole. In questi casi la soluzione digitale previene errori e superamenti dei massimali.
Infatti, ogni dipendente dovrà caricare le sue note spese direttamente su un’app su cui saranno fissate già tutte le policy per il rimborso.
Possibilità di analizzare le spese
Utilizzare un software per la gestione delle note spese significa anche avere la possibilità di analizzare le spese sostenute da tutti i dipendenti.
Dati rilevanti e pattern frequenti, come eventuali stagionalità delle spese, o le voci che registrano più spesso i superamenti di massimali, sono tutte informazioni utili al miglioramento delle policy e della distribuzione del budget aziendale.
Risparmio di denaro
Come avrai intuito, tutti i vantaggi precedenti hanno come naturale conseguenza un notevole risparmio di denaro.
Ridurre il tempo impiegato nella gestione delle note spese, ridurre gli sprechi dovuti agli errori e alle frodi, evitare i superamenti di massimali e organizzare in maniera più razionale il budget significa dare all’azienda la possibilità di risparmiare migliaia di euro ogni anno.
Chi dovrebbe usare un software note spese
Qualsiasi PMI o grande azienda con trasfertisti e commerciali dovrebbe pensare seriamente di utilizzare un software per la gestione delle note spese.
Per darti un’idea concreta della tipologia di azienda che può riscontrare i maggiori benefici dalla digitalizzazione dei processi di rimborso, ti invitiamo a guardare questa recensione del nostro cliente RedBull che, grazie a Captio e alle integrazioni di Validata, è riuscito a raggiungere un risparmio di 30.000 euro all’anno.
Come funzionano Captio e le integrazioni di Validata
Ti abbiamo elencato tutti i motivi per cui per la gestione delle note spese della tua azienda dovresti passare dall’analogico al digitale, ma probabilmente ti starai ancora chiedendo come funziona l’app di Captio e qual è il suo valore aggiunto rispetto ad altre app simili.
Innanzitutto Captio funziona sia tramite app (su IOS, Android ma anche su Windows phone), che da web, tramite l’utilizzo delle stesse credenziali.
Basta che il dipendente fotografi con lo smartphone lo scontrino: il software analizzerà il documento, estraendo automaticamente le informazioni necessarie.
Captio chiederà solo di aggiungere informazioni come la modalità di pagamento, la categoria della spesa o info aggiuntive richieste dall’azienda (ad esempio indicare eventuali ospiti).
In ogni caso con pochi click il dipendente riuscirà a completare la nota spese.
Infine, le informazioni verranno trasmesse al dipartimento amministrativo, senza possibilità di imprecisioni, ritardi o errori.
Ciò che differenzia in maniera più evidente Captio rispetto ai suoi competitor è la possibilità di essere integrato con qualsiasi sistema gestionale.
Validata infatti è in grado di integrare Captio con i sistemi Hr, Payroll, Contabili e anche di Tesoreria. In generale è in grado di offrire alle aziende qualsiasi tipo di personalizzazione a seconda delle loro esigenze.
Avendo processato decine di migliaia di note spese, Validata è in grado di individuare la soluzione ideale e totalmente su misura in base alle tue necessità, garantendo sempre una maggiore efficienza, un miglioramento del processo e la massima resa dell’investimento.
Se sei curioso di scoprire tutti i tipi di integrazione che Validata può offrire ti suggeriamo di leggere l’articolo Come integrare Captio nei tuoi sistemi.
