come funzionano le trasferte di lavoro e come calcolare i rimborsi spesa

Trasferta di lavoro: tipologie e calcolo dei rimborsi

La trasferta di lavoro rappresenta una modalità lavorativa molto diffusa nel mondo aziendale a tutti i livelli e richiede soluzioni efficaci in ambito di gestione delle note spese e dei rimborsi ai dipendenti.

Proprio per questo è utile sapere bene in cosa consiste, come si differenzia dalle altre prestazioni lavorative e cosa prevedono le principali modalità di rimborso delle spese di trasferta.

In generale, si parla di trasferta di lavoro nei casi in cui l’attività lavorativa viene temporaneamente spostata in una sede diversa da quella abituale.

Ma vediamo nel dettaglio cosa si intende per trasferta di lavoro, quali sono le tipologie di rimborso o indennità e come viene regolamentata a livello fiscale.

INDICE

Cosa si intende per trasferta di lavoro

La trasferta di lavoro viene definita come una prestazione lavorativa temporanea effettuata in un luogo diverso da quello in cui viene svolta abitualmente. Una trasferta di lavoro è tale solo se provvisoria e occasionale. Nel caso di un cambiamento permanente del luogo di lavoro, invece, si parla di trasferimento.

Bisogna anche fare attenzione a non confondere la trasferta di lavoro con altri tipi di prestazione lavorativa, come quella svolta dai trasfertisti.

Nel caso di prestazioni lavorative regolarmente svolte in luoghi sempre diversi dalla sede di lavoro, infatti, la trasferta non è più temporanea e occasionale, e i lavoratori vengono dunque denominati trasfertisti.

Le tipologie di trasferta possono variare in base ai diversi settori lavorativi. In ogni caso, le trasferte di lavoro sono regolamentate dai vari Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro(CCNL).

Naturalmente, ogni trasferta di lavoro ha diritto a un’indennità o rimborso. Ma vediamo meglio quali sono le principali tipologie.

Tipologie di rimborso e indennità di trasferta

Esistono tre diverse tipologie di calcolo e rimborso delle spese di trasferta, che si distinguono in base alla loro natura retributiva o risarcitoria:

  • Rimborso analitico (o a piè di lista)

Consiste nel rimborso di tutte le spese compiute dal lavoratore durante il periodo della trasferta. Per calcolare il rimborso analitico sono necessari tutti gli scontrini e le fatture di pagamento, che il dipendente deve raccogliere e inserire nelle note spese.

  • Rimborso forfettario (diaria o indennità giornaliera)

Al dipendente viene corrisposta una cifra fissa per ogni giorno di lavoro (anche detta diaria o indennità giornaliera).

In questo caso il lavoratore non è tenuto a presentare alcun documento giustificativo delle proprie spese. Questo perché la cifra dell’indennità è già prestabilita dal datore di lavoro in base alle norme previste dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL).

  • Rimborso misto

Oltre al rimborso analitico delle spese professionali, l’azienda eroga al dipendente una cifra aggiuntiva allo stipendio, detta indennità di trasferta. Questa rappresenta un ulteriore compenso per il fatto che il lavoratore viene chiamato a offrire la sua prestazione al di fuori della normale sede lavorativa.

In tal caso, però, l’indennità di trasferta può essere ridotta di uno o due terzi a seconda che il rimborso analitico preveda o meno le spese di vitto e alloggio (considerate insieme o separatamente).

Considerando le varie tipologie di rimborso, bisogna tenere presente che il rimborso forfettario è principalmente di natura risarcitoria, in quanto rappresenta un ristoro rispetto alle spese effettuate dal dipendente durante la trasferta. L’indennità di trasferta, invece, ha carattere retributivo, e come tale costituisce reddito.

Inoltre, l’indennità di trasferta deve essere corrisposta sia per i giorni festivi, sia per quelli di malattia (mentre non sono contemplati i giorni di assenza ingiustificata del dipendente).

Indennità di trasferta e tassazione

Come abbiamo visto, l’indennità di trasferta ha carattere retributivo. Questo tipo di indennità, infatti, contribuisce a produrre reddito ed è soggetta a tassazione.

La regolamentazione fiscale è stabilita in base all’art. 51, co. 5 e 6 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).

Il quadro fiscale relativo alle spese delle trasferte lavorative varia inoltre a seconda che la trasferta avvenga in Italia oppure all’estero.

Nei casi di rimborso forfettario, l’indennità non viene tassata se non supera:

  • 46,48 Euro al giorno per le trasferte fuori dal territorio comunale ma effettuate in Italia;
  • 77,46 Euro al giorno per le trasferte che avvengono all’estero.

Quando le indennità superano questi limiti, il calcolo delle tasse avverrà solo sulle cifre in eccesso.

Nei casi di rimborso misto, le spese di trasferta possono essere rimborsate in forma analitica (alcune, come vitto e alloggio, sono esenti da tassazione), mentre l’indennità aggiuntiva di norma viene ridotta di uno o due terzi.

Quando alcune spese di trasferta (come il vitto o l’alloggio) sono soggette a rimborso analitico, allora l’indennità viene ridotta di un terzo. Inoltre è esente dalla tassazione se non supera 30,99 Euro per le trasferte di lavoro in Italia e 51,65 Euro per quelle all’estero.

Se invece a essere rimborsate analiticamente sono tutte le spese di trasferta (comprensive sia di vitto che di alloggio), allora l’indennità di trasferta viene ridotta di due terzi e i limiti di esenzione fiscale sono di 15,49 Euro per le trasferte in Italia e 25,82 Euro per le trasferte in altri paesi.

Semplificare la gestione delle spese di trasferta

Come risulterà chiaro, le trasferte di lavoro complicano notevolmente la gestione delle note spese e i relativi rimborsi ai dipendenti.

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In questo modo sarà possibile ottimizzare anche gli aspetti legati alle diverse modalità di rimborso delle spese di trasferta, consentendo all’azienda di risparmiare tempo e di ottenere benefici a livello economico.

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