Cos’è la riconciliazione bancaria e come renderla più efficiente: i nostri 5 consigli
La riconciliazione bancaria è una tra le più importanti e delicate operazioni di contabilità in ambito aziendale.
Si tratta di un’attività molto complessa, che va eseguita con scrupolo e con la massima attenzione. È infatti decisiva per migliorare il controllo finanziario, il bilancio annuale e perciò anche la gestione delle risorse aziendali.
Proprio per l’importanza che la riconciliazione bancaria riveste in ambito aziendale, è fondamentale saperla attuare con competenza e ricorrendo alle migliori strategie.
In questo articolo vedremo 5 consigli per rendere più efficiente la riconciliazione bancaria della tua azienda.
Inoltre, scopriremo tutti i vantaggi della gestione automatizzata offerta da Captio e dai servizi di integrazione di Validata.
INDICE
- Cos’è la riconciliazione bancaria
- Come si esegue la riconciliazione bancaria
- 5 consigli per rendere più efficiente la riconciliazione bancaria
Cos’è la riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria è un processo di verifica e allineamento tra il saldo di registrazione contabile e quello dell’estratto conto bancario.
L’obiettivo è quello di verificare la corretta corrispondenza tra i registri contabili e gli effettivi movimenti bancari (sia in entrata che in uscita), e correggere (cioè “riconciliare”) gli eventuali errori o discrepanze.
Si tratta di un’attività utile a rilevare i più comuni errori di registrazione contabile. Ad esempio, il mancato inserimento di una determinata spesa, la presenza di date di pagamento errate o eventuali ritardi di accredito o addebito.
Un’efficiente riconciliazione bancaria aiuta l’azienda a delineare il suo quadro finanziario e gestire meglio le proprie risorse.
Come si esegue la riconciliazione bancaria
In generale, possiamo dire che la riconciliazione bancaria va eseguita con cadenza mensile, semestrale o annuale a seconda delle specificità di ogni azienda.
La cadenza andrà stabilita sulla base di alcuni parametri (tra cui la presenza di più conti correnti o la quantità di transazioni che l’azienda periodicamente effettua).
Quanto ai documenti necessari perseguire la riconciliazione bancaria, quelli di cui è necessario disporre sono:
- L’estratto conto bancario
- Una copia del registro contabile (il cosiddetto “mastrino”)
- Una scheda di riepilogo della riconciliazione
5 consigli per rendere più efficiente la riconciliazione bancaria
Come abbiamo anticipato, la riconciliazione bancaria può risultare un’operazione molto complessa che richiede attenzione e precisione da parte di chi se ne occupa.
Per questo, ti suggeriamo 5 consigli per rendere questo procedimento più svelto ed efficiente.
- Munisciti di tutti i documenti utili
Per eseguire un lavoro efficace e senza perdite di tempo, è fondamentale procurarsi per tempo tutti i documenti utili.
Non solo l’estratto conto e il mastrino, quindi, ma anche le fatture e le varie note spese aziendali (come ad esempio quelle relative alle trasferte di lavoro).
Come abbiamo anticipato, infatti, durante l’attività di controllo sarà possibile imbattersi in mancanze o errori.
Ad esempio, capita spesso che le differenze tra registro contabile ed estratto siano causate dal fatto che i movimenti bancari vengono registrati in tempi diversi rispetto a quelli dell’effettiva esecuzione delle operazioni.
In tal caso, avere già tutti i documenti pronti sarà utile per colmare gli errori e non perdere ulteriore tempo in fase di data entry.
- Controlla i saldi e i movimenti
Una volta procurati tutti documenti, per fare un lavoro efficace è sempre utile procedere con metodo.
Il primo passo è quello di controllare i valori dei saldi per verificare se coincidono tra loro e segnare le eventuali differenze.
Ricorda, infatti, che il saldo del registro contabile e quello dell’estratto conto devono corrispondere al centesimo.
Una volta verificati i valori complessivi, passa dunque ad un controllo analitico di ciascuna voce di entrambi i saldi.
- Procedi per sezioni
Abbiamo accennato al fatto che spesso la registrazione di un movimento può avvenire in un periodo diverso rispetto alla sua effettiva esecuzione.
Bene, per evitare questo o altri errori ti consigliamo di portare avanti la riconciliazione bancaria procedendo per sezioni.
Spesso, infatti, è utile partire da uno o più mesi precedenti per verificare a quale periodo si riferiscono le eventuali voci discordanti.
- Attenzione agli errori più comuni
Solitamente, le differenze e le discrepanze tra i due saldi sono dovute a una serie di errori comuni in fase di contabilità.
Tra gli errori a cui fare attenzione, molti sono quelli dovuti a duplicazioni accidentali di una determinata annotazione. Oppure semplicemente alla mancata annotazione di un movimento.
Raccomandiamo anche di prestare particolare attenzione agli errori di battitura durante la revisione degli importi. Spesso, infatti, capita di riscontrare cifre casualmente invertite oppure di trovare virgola al posto sbagliato.
Inoltre, se non riesci a dar conto di alcune incongruenze, tieni presente che (sebbene non capiti spesso) è possibile che alcuni errori vengano commessi anche da parte delle banche.
Questo può capitare soprattutto se l’azienda ha più conti correnti presso uno stesso istituto bancario. In questi casi, dunque, non esitare a contattare la banca e segnalare gli eventuali errori.
- Automatizza la riconciliazione bancaria con Captio e i servizi di Validata
I consigli precedenti sono molto utili per rendere più efficiente e meno gravosa l’operazione di riconciliazione bancaria.
Ma in aggiunta a questi espedienti, la soluzione più efficace è passare alla riconciliazione bancaria automatizzata offerta da Captio e dai servizi di integrazione di Validata.
Captio è uno dei software più avanzati in tema gestione spese e riconciliazione bancaria. Funziona sia tramite app (disponibile su iOS, Android o Windows phone) che dal web (con l’uso di credenziali personalizzate).
Inoltre, le integrazioni di Validata offrono la possibilità di personalizzare il servizio adattandolo alle necessità della tua azienda.
La gestione automatizzata offerta da Captio e dai servizi di Validata permette di avere a disposizione in anticipo tutti i documenti utili alla riconciliazione (estratto conto, registro contabile, giustificativi delle spese, schede di carburante, spese di trasferta, fatture).
Avere immediatamente a disposizione tutta la documentazione, infatti, aiuta ad agevolare e snellire il confronto tra scritture contabili ed estratto conto.
Ma il vero vantaggio consiste nel fatto che la riconciliazione verrà eseguita automaticamente e in tempo reale, evidenziando le possibili discrepanze o mancanze nella documentazione.
Questo permetterà di prevenire e minimizzare la possibilità di errori. Di conseguenza l’individuazione dei problemi sarà più facile, e la revisione meticolosa della riconciliazione non sarà più necessaria.
Il risultato? Minore spreco di tempo, maggiore efficacia nel controllo finanziario e nella gestione delle risorse aziendali.
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