Rimborso spese amministratori: cos'è e come si gestisce

Rimborso spese amministratori: aspetti e tipologie

Sempre più aziende devono fare i conti con le difficoltà che derivano dal rimborso spese amministratori, a causa delle specificità connesse con le diverse tipologie di rimborso.

Quest’ultime, infatti, variano in base alla tipologia contrattuale che lega l’amministratore alla sua azienda e al tipo di spesa sostenuta durante la prestazione lavorativa.

Questi aspetti possono complicare le attività di gestione delle note spese e di calcolo degli importi di rimborso.

Scopriamo insieme quali sono le specificità dei rimborsi delle spese sostenute dagli amministratori e come è possibile semplificarne la gestione grazie a Captio e i servizi di integrazione di Validata.

INDICE

Rimborso spese amministratori: aspetti generali

Spesso gli amministratori di un’azienda devono svolgere incarichi che richiedono loro di sostenere delle spese specifiche.

Si tratta per lo più di incarichi riguardanti la loro attività di lavoro, le prestazioni aggiuntive e temporanee come le trasferte di lavoro, oppure le collaborazioni occasionali.

Similmente ai dipendenti di un’azienda, quindi, anche gli amministratori percepiscono un rimborso per le spese sostenute in queste circostanze.

Le tipologie dei rimborsi e i relativi trattamenti fiscali variano in base al tipo di spesa e al luogo in cui questa viene effettuata da parte dell’amministratore (se in Italia o all’estero).

Un caso a parte è quello del rimborso che riguarda le spese di trasporto, che vedremo più avanti parlando del rimborso chilometrico.

Come funziona il rimborso spese amministratori

I rimborsi spese funzionano diversamente a seconda della natura del rapporto contrattuale che l’amministratore intrattiene con l’azienda.

Solitamente gli amministratori sono inseriti nell’organico aziendale al pari degli altri dipendenti. In altri casi invece lavorano in qualità di liberi professionisti con partita IVA.

Ma vediamo meglio come avviene il rimborso spese sia per gli amministratori dipendenti, sia per gli amministratori liberi professionisti.

Amministratore dipendente

Se l’amministratore, dal punto di vista contrattuale, è inquadrato nell’organico aziendale al pari degli altri dipendenti, allora le tipologie di rimborso rimangono sostanzialmente invariate.

Nel caso delle trasferte di lavoro, come avviene per i normali dipendenti, queste sono regolate dai Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro (CCNL).

Dal punto di vista fiscale, la normativa di riferimento è quella all’art. 51, co. 5 e 6 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).

Amministratore libero professionista

La situazione cambia nel caso degli amministratori aziendali che svolgono il proprio ruolo a titolo di liberi professionisti con partiva IVA.

Per i liberi professionisti, infatti, il trattamento fiscale relativo ai rimborsi coincide con quello previsto per i lavoratori autonomi.

In particolare, se le spese sono prepagate dall’azienda, l’amministratore non deve produrre fatture, dal momento che queste sono intestate direttamente all’azienda stessa.

Quando le spese vengono compiute dall’amministratore e a lui stesso fatturate (ma si riferiscono ad anticipazioni effettuate per conto dell’azienda) queste andranno scaricate sulla società ma i relativi importi non costituiranno reddito da lavoro autonomo.

Infine, se le spese sostenute dall’amministratore sono anticipate da quest’ultimo, allora contribuiranno alla formazione del suo reddito.

Tipologie di rimborso

Come abbiamo detto all’inizio, a complicare la gestione dei rimborsi delle spese sostenute dagli amministratori, oltre alle differenti condizioni contrattuali ci sono anche le diverse tipologie di rimborso.

Esistono tre principali tipologie di rimborso, vediamole insieme nel dettaglio.

  • Rimborso analitico (o a piè di lista): è calcolato in base al dettaglio di tutte le spese sostenute dall’amministratore. Per documentare le spese è necessario presentare tutti i giustificativi cartacei e le ricevute di pagamento.
  • Rimborso forfettario: consiste nell’erogazione di una cifra fissa per ogni giorno di lavoro (detta anche diaria o indennità giornaliera). Le spese non devono essere giustificate da alcun documento in quanto la cifra dell’indennità è già prestabilita in base alle norme previste dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL). L’indennità non viene tassata se supera i 46,48 Euro al giorno per le prestazioni lavorative avvenute in Italia, e i 77,46 Euro per quelle all’estero.
  • Rimborso misto: è costituito dall’insieme del rimborso analitico delle spese sostenute, più una cifra aggiuntiva allo stipendio dell’amministratore (detta indennità di trasferta).

Nel caso delle trasferte di lavoro, però, l’indennità di trasferta può essere ridotta di uno o due terzi a seconda che il rimborso analitico preveda o meno le spese di vitto e alloggio.

Se le spese da rimborsare sono comprensive di vitto e alloggio, l’indennità viene ridotta di un terzo ed è esente da tassazione se non supera i 30,99 Euro per le trasferte in Italia e i 51,65 Euro per quelle all’estero.

Quando invece i rimborsi non prevedono vitto e alloggio, l’indennità, ridotta di due terzi, non viene tassata se non supera i 15,49Euro in Italia e i 25,82 Euro all’estero.

Come detrarre il rimborso spese amministratori

Gli importi di rimborso spese degli amministratori si possono detrarre sulla base di alcuni specifici parametri.

In particolare, se le spese vengono effettuate all’interno del comune in cui ha sede l’azienda, allorasono deducibili entro il 75% dell’importo.

Se invece le spese sono sostenute fuori dal territorio comunale, le quote di rimborso sono deducibili fino a 180,76 Euro se l’amministratore le effettua in Italia, fino a 258,23 Euro se le compie all’estero.

Questi parametri fanno riferimento soprattutto alle spese sostenute durante le trasferte di lavoro (in particolare vitto e alloggio).

Rimborso chilometrico amministratore

Quanto detto finora cambia nel caso dei rimborsi riferiti alle spese di trasporto.

In particolare, se l’amministratore effettua uno spostamento con il proprio automezzo, allora il ristoro delle spese avverrà secondo le modalità del rimborso chilometrico.

Un requisito fondamentale per questo tipo di rimborso è la proprietà del veicolo da parte dell’amministratore che ne fa uso ai fini della sua attività lavorativa (non deve trattarsi, ad esempio, di un’auto aziendale).

Il rimborso chilometrico, dunque, consiste in un’indennità riconosciuta all’amministratore che per necessità lavorative utilizza il proprio veicolo per spostarsi all’interno territorio comunale in cui ha sede l’azienda o al di fuori di esso.

Che lo spostamento avvenga all’interno o all’esterno del comune in cui ha sede l’azienda è un fatto importante ai fini della tassazione relativa al rimborso chilometrico.

Infatti, se l’amministratore utilizza il proprio mezzo per spostarsi all’interno del comune nel quale ha sede la società, allora il rimborso chilometrico contribuisce a formare reddito ed è soggetto a tassazione.

Diverso è il caso in cui lo spostamento avviene in un altro comune. Il rimborso chilometrico in questa circostanza non costituisce reddito e perciò è del tutto esentasse.

Per il calcolo del rimborso chilometrico si fa riferimento alla tabella ACI.

Come semplificare il rimborso spese amministratori

A questo punto risulterà chiaro che il rimborso spese degli amministratori può costituire per le aziende un’attività complessa e difficile da gestire.

La gestione dei rimborsi richiede spesso un notevole dispendio di tempo e risorse in sede di back office.

Le attività di verifica delle note spese rallentano il lavoro da parte degli uffici di contabilità. Richiedono infatti molta attenzione, con il rischio di commettere errori nel calcolo dei rimborsi e quindi anche nella detrazione fiscale degli importi. Tutto ciò può causare significative perdite a livello economico.

Ecco perché Captio e i servizi di integrazione di Validata rappresentano la soluzione a tutti questi problemi.

Captio è un sistema automatizzato che permette la digitalizzazione della gestione delle note spese aziendali. Funziona sia tramite app (su iOS, Android ma anche Windows Phone) sia dal web (con l’utilizzo di credenziali personalizzate).

Digitalizzare la gestione delle note spese significa dematerializzare e semplificare le attività di controllo e verifica degli importi di spesa in base a cui calcolare i rimborsi agli amministratori.

Inoltre, i servizi di integrazione di Validata permettono di integrare Captio con qualsiasi sistema in uso nella tua azienda.

In questo modo le attività di gestione delle note spese e dei rimborsi diverranno automatiche, e sarà più facile concentrarsi solo sulle eccezioni come gli sforamenti rispetto alle policy aziendali.

Inoltre, migliorerà l’efficienza anche da parte degli stessi amministratori. Questi potranno registrare le proprie spese semplicemente fotografando le ricevute di pagamento e inserendole nell’app Captio.

Non sarà più necessario preoccuparsi di raccogliere i giustificativi cartacei e compilare manualmente le note relative alle spese sostenute.

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